Cách viết Điều lệ công việc

Điều lệ công việc, còn được gọi là điều lệ nhóm, là một tài liệu được sử dụng để thiết lập vai trò, ngân sách hoạt động và mục tiêu cho một dự án kinh doanh nhất định. Một trưởng nhóm vẽ ra tài liệu này với sự giúp đỡ của nhân viên quản lý để cung cấp một bức tranh rõ ràng về phương pháp dự án và lịch làm việc hàng ngày. Được viết tốt, một điều lệ công việc chứa tất cả các thông tin mà một nhóm dự án cần để hoàn thành một nhiệm vụ đúng hạn.

Mục đích của đội nhà nước

Mục tiêu chính của nhóm hoặc điều lệ công việc là nêu mục tiêu hoặc mục tiêu hoạt động chính của nhóm. Sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu giúp tránh sự nhầm lẫn giữa các thành viên trong nhóm về mục tiêu cuối cùng của nhóm. Điều này cũng khuyến khích mỗi thành viên trong nhóm giữ mục tiêu lớn hơn khi làm việc với các nhiệm vụ nhỏ hơn trong dự án lớn hơn. Mất đi lý do tại sao nhóm làm việc cùng nhau có thể gây ra thời hạn bị bỏ lỡ hoặc hoàn thành nhiệm vụ không phù hợp với mong đợi của khách hàng.

Xác định vai trò dự án

Xác định vai trò dự án trong một điều lệ công việc tập trung các thành viên trong nhóm về các khía cạnh cụ thể của nhiệm vụ. Trưởng dự án nêu rõ trong điều lệ công việc cụ thể mà mỗi thành viên thực hiện cho nhóm. Theo Mind Tools, một trang web phát triển nghề nghiệp, phân công vai trò dự án cho các thành viên trong nhóm dựa trên các kỹ năng và kinh nghiệm giúp mỗi công nhân vượt trội. Phân công nhân viên theo cách này cũng cho phép người lãnh đạo dự án phát hiện ra những lỗ hổng về kỹ năng và công việc để mang lại thành viên mới trong nhóm, những người có thể lấp đầy những khoảng trống đó. Điều này giúp đảm bảo rằng dự án có nguồn nhân lực cần thiết để đáp ứng điểm chuẩn và hoàn thành đúng hạn.

Thiết lập cơ cấu quyền lực

Thiết lập một cấu trúc quyền lực trong điều lệ công việc xác định thứ bậc của nhóm và người có quyền kiểm soát cuối cùng đối với định hướng của dự án. Hệ thống phân cấp cũng bao gồm mỗi nhân viên có bao nhiêu thẩm quyền liên quan đến khả năng giải quyết xung đột / tranh chấp giữa các thành viên trong nhóm. Bao gồm một biểu đồ truyền thông về điều lệ nhóm cho phép các thành viên hình dung ra ai là người nắm quyền trong nhóm và ai là nhân viên có thể tiếp cận với các câu hỏi hoặc mối quan tâm. Điều này giúp duy trì luồng giao tiếp thông qua nhóm và cho phép các nhà lãnh đạo dự án ủy thác các trách nhiệm nhỏ hơn.

Tài nguyên và hoạt động hàng ngày

Xác định các tài nguyên có sẵn cho dự án là một vấn đề liệt kê tổng ngân sách hoạt động cho nhiệm vụ và số tiền ngân sách có sẵn cho từng điểm chuẩn cụ thể. Một điều lệ công việc hoặc nhóm cũng có thể liệt kê các quỹ khẩn cấp có sẵn trong trường hợp điểm chuẩn dự án yêu cầu truyền tiền mặt đột ngột. Liệt kê các hoạt động dự án hàng ngày minh họa cách mỗi thành viên của nhóm dự án hoạt động suốt cả ngày và những gì người lãnh đạo dự án mong muốn mỗi thành viên hoàn thành trong một khoảng thời gian làm việc nhất định.

Bài ViếT Phổ BiếN