Các loại báo cáo tiền lương hàng quý

Người sử dụng lao động phải nộp báo cáo tiền lương định kỳ cho Dịch vụ doanh thu nội bộ và cơ quan thuế nhà nước. Mặc dù các báo cáo có thể là hàng năm, báo cáo tiền lương hàng quý là phổ biến hơn. Ngoài ra, một số báo cáo hàng năm yêu cầu nhà tuyển dụng thực hiện gửi tiền hàng quý, yêu cầu báo cáo bảng lương nội bộ để đảm bảo rằng toàn bộ trách nhiệm được thanh toán vào cuối năm. IRS quy định các yêu cầu cho báo cáo thuế liên bang, nhưng hướng dẫn báo cáo khác nhau tùy theo tiểu bang.

Bộ tứ

Báo cáo tiền lương được dựa trên năm dương lịch ngay cả khi công ty nộp thuế thu nhập trên cơ sở năm tài chính bao gồm một khoảng thời gian khác nhau, chẳng hạn như ngày 1 tháng 7 đến ngày 30 tháng 6. Các quý tính lương từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 3; 1 tháng 4 đến 30 tháng 6; Ngày 1 tháng 7 đến ngày 30 tháng 9; và từ ngày 1 tháng 10 đến ngày 31 tháng 12. Ngày đáo hạn cho các báo cáo bảng lương hàng quý thường là một số ngày được đặt sau khi kết thúc quý. Báo cáo tiền lương chỉ nên bao gồm tiền lương thực sự trả cho nhân viên trong quý, ngay cả khi người sử dụng lao động chọn cách tích lũy tiền lương chưa trả trong tháng thực sự làm việc.

Tờ khai thuế biên chế liên bang

Hầu hết các nhà tuyển dụng phải nộp báo cáo Mẫu 941 của IRS mỗi quý. Mẫu này báo cáo số thuế thu nhập liên bang và thuế An sinh xã hội và thuế Medicare mà chủ lao động đã giữ lại từ séc nhân viên, cũng như phần thuế của Bảo hiểm xã hội và thuế Medicare của chủ lao động. Báo cáo này không ghi rõ khoản khấu trừ của nhân viên mà bao gồm thay vì số tiền gộp cho mỗi loại thuế. Khi nhà tuyển dụng chuẩn bị các mẫu W-2 cho mỗi nhân viên vào cuối năm, tổng số cho mỗi loại thuế được báo cáo trên W-2 sẽ bằng tổng số báo cáo trên tất cả 941 báo cáo. 941 báo cáo hàng quý là do không muộn hơn ngày cuối cùng của tháng sau khi kết thúc quý. Nếu trong quý, nhà tuyển dụng thực hiện tất cả các khoản tiền gửi đúng hạn, ngày đáo hạn được kéo dài thêm 10 ngày. IRS có tùy chọn cho phép một số người sử dụng lao động nộp báo cáo thuế biên chế hàng năm, thay vì hàng quý, nhưng IRS sẽ thông báo cho người sử dụng lao động nếu thay đổi đó được thực hiện.

Thuế thất nghiệp liên bang

Thuế thất nghiệp liên bang được báo cáo hàng năm và người sử dụng lao động không phải nộp tờ khai hàng quý. Tuy nhiên, IRS yêu cầu nhà tuyển dụng thực hiện gửi tiền hàng quý. Điều này đòi hỏi nhà tuyển dụng phải tạo một báo cáo nội bộ để tính toán tiền gửi. Một số chương trình phần mềm được sử dụng để chuẩn bị kiểm tra bảng lương có thể tạo ra báo cáo cần thiết hoặc nhà tuyển dụng có thể chuẩn bị báo cáo thủ công. Tiền gửi đáo hạn vào cuối tháng sau khi kết thúc quý.

Thuế biên chế nhà nước

Ở các tiểu bang có thuế thu nhập, người sử dụng lao động thường phải nộp tờ khai tiền lương hàng quý để báo cáo số thuế thu nhập nhà nước khấu trừ từ nhân viên. Ngày đáo hạn thay đổi theo tiểu bang. Ví dụ, Washington yêu cầu nhà tuyển dụng nộp báo cáo vào cuối tháng sau khi kết thúc quý, trong khi Maryland yêu cầu báo cáo không muộn hơn ngày 15 của tháng sau khi kết thúc quý. Người sử dụng lao động phải liên hệ với ủy ban thuế nhà nước của họ để xác định các yêu cầu.

Thuế thất nghiệp nhà nước

Ngoài việc nộp thuế thất nghiệp liên bang, người sử dụng lao động có thể phải nộp thuế thất nghiệp nhà nước. Thông thường, người sử dụng lao động chịu toàn bộ chi phí của SUTA, viết tắt của Đạo luật thuế thất nghiệp nhà nước. Mỗi tiểu bang có các yêu cầu khác nhau về mức lương tối thiểu mà người sử dụng lao động phải trả trước khi anh ta chịu trách nhiệm về SUTA. Thông thường, các tiểu bang không thu thập SUTA trên tất cả tiền lương được trả. Ví dụ: một tiểu bang có thể yêu cầu thanh toán SUTA trên 7.000 đô la đầu tiên kiếm được của mỗi nhân viên trong một năm dương lịch. Các báo cáo hàng quý thường liệt kê mỗi nhân viên, số An sinh xã hội và số tiền lương được trả trong quý phải tuân theo SUTA, nhưng các định dạng chính xác khác nhau.

Bồi thường cho công nhân nhà nước

Ở một số bang, nhân viên có thể mua bảo hiểm bồi thường cho công nhân thông qua một hãng vận tải tư nhân. Ở các tiểu bang khác, chẳng hạn như Oklahoma, người sử dụng lao động có thể tự bảo hiểm và gửi báo cáo hàng quý cho tiểu bang. Bảo hiểm bồi thường cho người lao động dựa trên lịch sử khiếu nại của chủ lao động và là một tỷ lệ phần trăm của bảng lương. Các ngành nghề khác nhau với cùng một chủ nhân có thể có mức giá khác nhau cho công nhân. Ví dụ, một công ty sản xuất có thể có tỷ lệ nhân viên văn thư làm việc tại văn phòng thấp hơn so với người vận hành máy tiện làm việc trong nhà máy.