Hiểu cấu trúc phân chia công việc & kế toán dự án

Bạn có thể sử dụng cấu trúc phân chia công việc để giúp bạn có được cái nhìn tổng quan về dự án của bạn và tạo điều kiện cho kế toán dự án. Với cách tiếp cận có hệ thống của cấu trúc phân chia công việc, bạn có thể thiết lập chi phí dự kiến ​​cho các hoạt động riêng lẻ và kiểm soát chi phí thực tế khi dự án phải gánh chịu chúng. Khi dự án tiến triển, chi phí tích lũy từ các hoạt động đã hoàn thành cho phép bạn xác định xem bạn có thuộc ngân sách hay không và cho phép bạn điều chỉnh nếu cần.

Cấu trúc phân chia công việc

Cấu trúc phân chia công việc phân chia công việc cần thực hiện cho một dự án thành các nhiệm vụ riêng lẻ. Bắt đầu với các phân khúc dự án lớn như thiết kế, phân phối và cài đặt, bạn phân chia từng phân khúc hơn nữa cho đến khi bạn đạt đến cấp độ trong đó một nhiệm vụ là trách nhiệm của một người,

Ví dụ, một dự án xây dựng có thể được chia thành thiết kế xây dựng, chuẩn bị mặt bằng, nền móng, kết cấu và hoàn thiện. Thiết kế phân chia công việc hơn nữa, nó có thể bao gồm các bản vẽ kiến ​​trúc, điện và cơ khí. Phân tích công việc của các bản vẽ điện, bạn sẽ bao gồm các chi tiết của kết nối với nguồn cung cấp tiện ích. Bằng cách chia nhỏ công việc thành các hoạt động như chuẩn bị các bản vẽ cho kết nối tiện ích, bạn có thể xác định các nhiệm vụ nhỏ, riêng lẻ mà kế toán dự án có thể chỉ định chi phí.

Ngân sách

Kế toán dự án liên quan đến việc khớp chi phí phát sinh so với dự báo chi phí để đảm bảo rằng dự án có ngân sách. Với cấu trúc phân chia công việc đã hoàn thành, bạn có thể tính toán việc hoàn thành mỗi hoạt động hoặc nhiệm vụ sẽ tốn bao nhiêu. Bài tập này chia ngân sách thành số tiền nhỏ mà bạn có thể chỉ định cho các nhiệm vụ cấu trúc phân chia công việc riêng lẻ. Ví dụ, nếu số tiền được ngân sách cho các bản vẽ điện là 200 đô la nhưng cấu trúc phân chia công việc của bạn cho thấy việc chuẩn bị các bản vẽ sẽ mất 30 giờ, ngân sách là không thực tế. Trong trường hợp đó, bạn phải thay đổi cách bạn lên kế hoạch thực hiện công việc để sử dụng ít giờ hơn hoặc thay đổi ngân sách.

Chi phí thực tế

Khi công việc dự án đã bắt đầu, dự án sẽ tích lũy chi phí. Mục đích chính của kế toán dự án là phân bổ chi phí cho hoạt động có ngân sách chi trả, vì vậy bạn có thể xem chi phí thực tế có khớp với chi phí ngân sách hay không và đảm bảo chi phí thực tế không vượt quá ngân sách. Ví dụ, chi phí cho các kỹ thuật viên chuẩn bị bản vẽ điện được thanh toán ngoài ngân sách bản vẽ điện. Bạn có thể thấy ngay khi một tác vụ như bản vẽ điện đã sử dụng hết ngân sách của nó và đe dọa vượt quá chi phí được giao.

Chi phí theo dõi

Giá trị quan trọng cho kế toán dự án là toàn bộ dự án tuân thủ ngân sách tổng thể như thế nào. Cấu trúc phân chia công việc cho phép bạn tính toán hiệu suất ngân sách tổng thể thông qua công việc bạn đã hoàn thành. Nếu bạn thêm ngân sách của tất cả các nhiệm vụ mà bạn đã hoàn thành, chia cho tổng ngân sách và nhân với 100, bạn sẽ nhận được một phần trăm ngân sách mà bạn nên chi tiêu. Nếu bạn thêm chi phí thực tế của các nhiệm vụ đã hoàn thành, hãy chia cho ngân sách và nhân với 100 bạn sẽ nhận được phần trăm ngân sách bạn đã thực sự chi tiêu. Nếu phần trăm ngân sách thực sự chi tiêu nhiều hơn phần trăm bạn nên chi tiêu, bạn sẽ biết ngay bạn vượt quá ngân sách. Sau đó, bạn phải chi tiêu ít hơn cho các nhiệm vụ còn lại hoặc sửa đổi ngân sách.