Yêu cầu về hình thức tuyển dụng W2

Chủ lao động phải nộp Báo cáo W-2, Tiền lương và Thuế cho tất cả nhân viên của mình. Không nộp W-2 cho tất cả nhân viên, hoặc nộp W-2 muộn, có thể có nghĩa là phạt nặng cho doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể nộp W-2 theo cách thủ công hoặc điện tử thông qua trang web của Cơ quan An sinh Xã hội.

Nhập đúng tên nhân viên

Trong Hộp E, nhập tên và chữ cái đầu của nhân viên vào ô thứ nhất, họ của nhân viên trong hộp thứ hai và hậu tố của nhân viên, nếu có, trong hộp thứ ba.

Nhập đúng thông tin tiền lương

Nhập số tiền lương, bao gồm dấu thập phân và xu. Không bao gồm ký hiệu đô la khi bạn nhập thông tin tiền lương.

Định dạng

Chỉ sử dụng mực đen khi bạn hoàn thành các hình thức bằng tay. Mực nhạt hơn màu đen không được chấp nhận vì mực có thể mờ dần, tạo cơ hội cho việc đọc sai thông tin. Nếu hoàn thành biểu mẫu trên máy tính, hãy sử dụng phông chữ Chuyển phát nhanh 12 điểm, nếu có thể. Một phông chữ lớn hơn tốt hơn một phông chữ nhỏ hơn, nhưng hãy đảm bảo tất cả thông tin phù hợp trong các hộp thích hợp.

Đệ trình

Gửi Bản sao A của Mẫu W-2 đến Trung tâm Điều hành Dữ liệu của Cơ quan An sinh Xã hội. Gửi Bản sao 1 cho tất cả các bộ phận thuế yêu cầu, bao gồm các cơ quan nhà nước, thành phố và địa phương. Bạn có thể gửi tối đa 249 Mẫu W2 qua thư trong cùng một gói.

Bắt buộc nộp hồ sơ điện tử

Nếu bạn đang gửi 250 mẫu W-2 trở lên, bạn được yêu cầu nộp hồ sơ điện tử. Nếu vì bất kỳ lý do nào bạn không muốn nộp đơn điện tử, bạn có thể yêu cầu từ bỏ bằng cách nộp Mẫu 8508, Yêu cầu từ bỏ thông tin nộp hồ sơ điện tử. Bạn phải gửi biểu mẫu 45 ngày trước ngày hết hạn của Mẫu W-2.

Nộp ngày

Nếu bạn gửi Mẫu W-2, chính phủ phải nhận được chúng vào ngày 28 tháng 2. Nếu bạn nộp đơn điện tử, các mẫu sẽ đến hạn vào ngày 31 tháng 3. Bạn có thể bị phạt vì nộp muộn W-2.