Các chức năng của MS Outlook là gì?

Ngay cả khi công ty của bạn sử dụng ứng dụng email khách độc quyền hoặc đã có một hệ thống khác để nhắn tin, bạn có thể tìm thấy một số chức năng trong Microsoft Outlook có lợi cho doanh nghiệp. Outlook là phần ứng dụng email của Microsoft Office Suite và mặc dù nó tạo điều kiện thuận lợi cho mọi thứ từ thư email đến lời mời họp, nó hoạt động tương tự như các chương trình Suite khác. Khám phá những tính năng mà Outlook cung cấp cho doanh nghiệp của bạn và bạn sẽ sớm nhận được thông báo.

Giao tiếp

Microsoft Outlook tạo điều kiện giao tiếp theo nhiều cách. Tất nhiên, lớn nhất là qua email. Với một lần nhấp vào menu New New trên dải băng, bạn có thể tạo một tin nhắn sẵn sàng để gửi email. Outlook cho phép các cải tiến như tệp đính kèm, hình nền và chủ đề, tệp chữ ký và trong một số trường hợp nhất định, khả năng xem liệu những người bạn gửi email có đang trực tuyến trong mạng của công ty hay không. Thông qua một giao diện rất quen thuộc với bất kỳ ai từng làm việc trong các sản phẩm Suite khác như Word hoặc Excel, bạn có thể tùy chỉnh email của mình bằng cách thay đổi phông chữ, thêm logo công ty và chỉ định các màu khác nhau.

Cơ quan

Mặc dù lịch có thể là điều đầu tiên xuất hiện trong đầu khi suy nghĩ các cách để tổ chức, Outlook cung cấp một số chức năng để được tổ chức. Nó có một lịch có thể cấu hình cao, được tìm thấy bằng cách nhấp vào nút Lịch Lịch ở phía dưới bên trái của không gian làm việc. Bạn có thể định cấu hình chế độ xem lịch để hiển thị chi tiết hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng, cũng như các cuộc họp phối hợp màu sắc. Một cách khác Outlook cho phép bạn duy trì tổ chức kỹ thuật số là danh sách liên hệ của nó. Nút Danh bạ của Liên lạc trực tuyến ngay bên dưới nút Lịch Lịch, và cho phép bạn giữ được nhiều hay ít trong hồ sơ nếu muốn. Thêm danh thiếp kỹ thuật số hoặc nhập thông tin bằng tay. Mặc dù Outlook đi kèm với một số thư mục email theo mặc định, chẳng hạn như mục Sent Sent và các mục đã lưu, bạn có thể thêm, xóa và sắp xếp chúng phù hợp nhất với bạn. Tạo thư mục để lưu trữ email bạn cần giải quyết, câu hỏi từ cấp dưới, cuộc họp ngắn của đối thủ cạnh tranh và bất cứ điều gì khác loại bỏ sự lộn xộn khỏi cửa sổ thư email chính của bạn.

Theo dõi

Có vẻ như một khi bạn gửi email ra ether, bạn không bao giờ biết liệu nó có đạt được mục tiêu dự định hay không. Một chức năng mà Outlook cung cấp là xác nhận. Sau khi bạn đã mở một email mới bằng cách nhấp vào nút Tin nhắn mới của New hoặc hoặc của Thư Mail, hãy nhấp vào tab Tùy chọn của Tùy chọn trên trên Cửa sổ Chưa có tiêu đề - Tin nhắn. Hai chức năng là theo ý của bạn ở đây. Kiểm tra hộp thư Yêu cầu một hộp nhận Biên lai trên dải băng để biết khi nào tin nhắn của bạn đã đến hộp thư email của người nhận. Kiểm tra hộp Yêu cầu một hộp nhận Biên lai đã đọc để được thông báo khi người nhận thực sự mở email. Mặc dù các chức năng này không được đảm bảo - người nhận có thể đặt tùy chọn không gửi biên nhận đã đọc - chúng có thể chứng minh hữu ích. Nếu theo dõi là phổ biến hoặc quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn, bạn có thể định cấu hình Outlook để theo dõi tất cả các tin nhắn trong phần Xử lý tin nhắn.

Làm việc theo nhóm

Nhiều chức năng Outlook cho phép bạn cộng tác với nhân viên, người giám sát và đồng nghiệp khác. Thiết lập các cuộc họp bằng tính năng mời họp của Outlook. Bạn sẽ không chỉ thông báo ngay cho những người được mời rằng họ sẽ được yêu cầu tham gia, mà bạn có thể theo dõi ai chấp nhận hoặc từ chối, cũng như kiểm tra lịch trình của khách trước để lên kế hoạch tối ưu. Bạn cũng có thể tận dụng chức năng Chia sẻ Lịch của tôi. Điều này cho phép bạn, sau khi cả hai bên đồng ý chia sẻ, xem lịch làm việc của nhân viên, xem khi nào họ sẽ ở trong và ngoài văn phòng, kiểm tra các cuộc hẹn và hơn thế nữa. Tận dụng tính năng Yêu cầu nhiệm vụ, được tìm thấy trong menu New New trên dải băng, để phân công công việc.