Yếu tố thư kinh doanh thiết yếu bao gồm những gì?

Một lá thư kinh doanh truyền đạt sự tôn trọng và thông tin quan trọng đến một hoặc nhiều độc giả. Bao gồm tất cả các yếu tố cần thiết của một lá thư kinh doanh đảm bảo giao tiếp đầy đủ, chính xác với người đọc, thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với thời gian của anh ấy và thu hút sự quan tâm của anh ấy. Thư kinh doanh có thể bao gồm thông tin hợp đồng, câu trả lời cho các câu hỏi và giải thích cho các vấn đề phức tạp được cam kết tốt nhất để viết để tham khảo trong tương lai.

Tiêu đề và địa chỉ

Tiêu đề của một lá thư kinh doanh bao gồm địa chỉ mà người nhận nên trả lời. Theo trang web Writing @ CSU tại Đại học bang Colorado, không bao gồm tên của bạn hoặc tên doanh nghiệp của bạn trong tiêu đề với địa chỉ. Đánh vần các số nhận dạng địa chỉ, chẳng hạn như đường Street., Chèn một dòng trống bên dưới địa chỉ của bạn; theo đó với ngày mà bạn đã viết thư. Chèn một dòng trống khác sau ngày và theo đó với tên và địa chỉ của người nhận, áp dụng các quy tắc chính tả tương tự cho các định danh địa chỉ như bạn đã sử dụng cho địa chỉ trả lại.

Chào

Giới thiệu cơ thể của thư kinh doanh của bạn với một lời chào. Trong hầu hết các trường hợp, hãy bắt đầu một lời chào với tên thân mật, theo sau là tiêu đề và họ của người nhận. Sử dụng một lời chào chung chung, chẳng hạn như người thân mến, người mà nếu bạn không biết tên người nhận, khuyên bạn nên viết @ CSU. Bạn cũng có thể gửi thư đến một bộ phận có thể áp dụng bằng cách viết, ví dụ: Chú ý: Nhân sự.

Thân hình

Các văn bản trong cơ thể của một lá thư kinh doanh là khoảng cách đơn; nếu chữ cái ngắn, văn bản có thể cách nhau hai lần. Các đoạn riêng biệt và dòng đầu tiên sau lời chào với một dòng trống.

Đóng cửa

Việc đóng cửa xảy ra hai dòng bên dưới dòng cuối cùng của cơ thể của bức thư. Đóng với (Trân trọng) hoặc Trân trọng, phù hợp với giai điệu chính thức của bức thư. In tên đầy đủ của bạn đủ xa xuống trang để cho phép không gian cho chữ ký của bạn.

Nội dung thư doanh nghiệp

Mặc dù tất cả các hình thức giao tiếp kinh doanh hiện đại có thể được lưu trữ, lưu trữ và truy xuất, thư kinh doanh không yêu cầu năng lượng cũng như các tiện ích viễn thông; chúng dễ dàng được nộp để lấy nhanh và tham khảo sẵn sàng. Gửi thư kinh doanh trong trường hợp email, fax hoặc liên lạc bằng lời nói không phù hợp hoặc không đủ, chẳng hạn như hợp đồng, liên lạc kinh doanh nội bộ, thư thu thập và thư tín dụng, theo trang web WritingHelp-Central. Gửi thư kinh doanh nhạy cảm với thời gian, chẳng hạn như nhu cầu thanh toán, bằng thư được chứng nhận hoặc đã đăng ký để xác minh hóa đơn.