Tài khoản tập trung phải trả là gì?

Một số công ty nhỏ có nhiều địa điểm trả tiền cho nhà cung cấp, nhà cung cấp và nhà cung cấp dịch vụ từ mỗi địa điểm. Khi điều đó xảy ra, các công ty thường nhân đôi nỗ lực và chức năng. Các công ty tập trung xử lý và xử lý các khoản thanh toán này thường tiết kiệm thời gian và tiền bạc thông qua tăng năng suất và hiệu quả. Kế toán và tư vấn gọi thực hành này là hoạt động phải trả tài khoản tập trung.

Tài khoản phải trả được xác định

Công ty tạo tài khoản phải trả khi nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp cho phép công ty mua sản phẩm hoặc dịch vụ theo điều khoản thay vì thanh toán khi giao hàng. Những điều khoản này cũng được gọi là tín dụng thương mại hoặc tài trợ nhà cung cấp. Khi nhà cung cấp gửi hóa đơn hoặc hóa đơn cho doanh nghiệp, nhân viên kế toán của doanh nghiệp sẽ ghi hóa đơn này vào hệ thống kế toán dưới dạng chi phí khi nhận. Chi phí sau đó xuất hiện trên báo cáo thu nhập trong kỳ. Việc ghi hóa đơn mà không thanh toán cũng nhập vào đó như một tài khoản phải trả, một khoản nợ hiện tại, trên bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp.

Hệ thống tập trung

Một hệ thống tài khoản phải trả tập trung tổng hợp tất cả các chức năng phải trả cùng nhau trong một địa điểm tập trung với một nhóm nhân sự. Nhân viên thực hiện các chức năng của hóa đơn hoặc hóa đơn, biên soạn đơn đặt hàng, phê duyệt tín dụng thương mại và theo dõi thỏa thuận và xử lý thanh toán hóa đơn. Các khoản phải trả tài khoản tập trung phát sinh từ các khoản phải trả được nhập, theo dõi và thanh toán từ một hệ thống tập trung.

Tài khoản phi tập trung Hoạt động phải trả

Khi các công ty con hoặc đơn vị kinh doanh có tên tương tự và địa điểm đa dạng, nhà cung cấp có thể gặp khó khăn trong việc xác định nơi gửi hóa đơn để thanh toán. Nếu một nhà cung cấp dịch vụ nhiều địa điểm, các vấn đề xung quanh thanh toán nhân lên. Nhà cung cấp có thể cần gửi hóa đơn riêng cho từng địa điểm và chờ thanh toán từ cùng một công ty chính, nhưng trong nhiều giao dịch, tạo ra sự nhầm lẫn và tăng chi phí cho cả hai bên của giao dịch. Khi nhiều địa điểm thanh toán hóa đơn, tất cả những người tham gia xử lý tài khoản phải trả phải được đào tạo phù hợp để hiểu và tuân thủ các nguyên tắc xử lý tài khoản phải trả của công ty họ.

Ưu điểm

Theo nghiên cứu được thực hiện bởi Ideal AP, một công ty phần mềm phải trả, các công ty thiết lập các hoạt động phải trả tài khoản tập trung có chi phí xử lý hóa đơn thấp hơn 2, 00 đô la so với hệ thống phi tập trung. Ngoài ra, với các khoản phải trả tài khoản tập trung, các công ty xử lý hơn 2.000 hóa đơn mỗi lần tương đương toàn thời gian trên một hệ thống phi tập trung. Cả hai con số phản ánh mức độ năng suất, hiệu quả và tự động hóa cao hơn tồn tại với các khoản phải trả tập trung. Ví dụ: nhiều doanh nghiệp sử dụng hình thức thanh toán hóa đơn trực tuyến hoặc chuyển khoản điện tử khi thanh toán các khoản phải trả tập trung hơn so với khi không.