Tại sao nên sử dụng sơ đồ?

Là chủ doanh nghiệp, bạn phải luôn phấn đấu để nâng cao hiệu quả của nơi làm việc, vì vậy bạn nên hoan nghênh bất kỳ công cụ hoặc tài nguyên nào giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ đó. Hợp lý hóa các quy trình trong doanh nghiệp của bạn cũng có thể giúp nhân viên của bạn tăng năng suất và năng suất cao hơn có nghĩa là doanh số cao hơn. Một công cụ để xem xét là một sơ đồ, đó là một biểu diễn bằng hình ảnh hoặc đồ họa của một quá trình. Việc sử dụng sơ đồ rất nhiều trong các ngành công nghiệp, như giải trí, kỹ thuật, khoa học vật lý và lập trình máy tính. Mục đích của sơ đồ là để truyền đạt cách thức một quy trình hoạt động hoặc nên hoạt động mà không có bất kỳ thuật ngữ kỹ thuật khó hiểu nào. Hiểu được những công dụng chính của sơ đồ có thể giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động ở mức cao nhất.

Xác định quy trình làm việc

Một trong những cách sử dụng sơ đồ quan trọng nhất là mô tả qua các hình ảnh về cách một quá trình được thực hiện từ đầu đến cuối, thường là theo thứ tự. Một sơ đồ dòng quy trình thường được sử dụng trong đào tạo để ghi lại một quy trình hiện có hoặc để đánh giá hiệu quả của quy trình đó. Ví dụ: nếu bạn không chắc chắn liệu một quy trình cụ thể có xứng đáng với thời gian và công sức hay không, một sơ đồ quy trình có thể tiết lộ các tắc nghẽn hoặc trùng lặp của các tác vụ. Bạn có thể thêm các biểu tượng vào sơ đồ quy trình của mình, trong đó mỗi biểu tượng đại diện cho một người hoặc nhóm chịu trách nhiệm về một nhiệm vụ, quyết định hoặc đầu ra. Sau đó, nhóm quản lý của bạn có thể xác định xem có bất kỳ nhóm nào bị quá mức hoặc nếu một số nhóm không cần thiết cho quy trình.

Đánh giá thời gian của nhiệm vụ

Một mục đích quan trọng khác của sơ đồ là xác định thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ trong một quy trình cụ thể. Thông thường, các biểu đồ này là tuyến tính và đọc từ trái sang phải. Bạn có thể thêm các cột vào biểu đồ thời gian để cho biết thời gian bạn thực hiện từng nhiệm vụ để bạn có thể đánh giá các nhiệm vụ trong quy trình vì nó liên quan đến thời gian. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn đang phân tích các nhiệm vụ và quy trình theo thời hạn vì biểu đồ cho bạn thấy các lĩnh vực trong đó các nhiệm vụ đòi hỏi hiệu quả cao hơn và các lĩnh vực trong đó việc hoàn thành một nhiệm vụ phụ thuộc vào việc hoàn thành một nhiệm vụ khác. Biểu đồ phân tích thời gian đặc biệt hữu ích khi một số nhóm được yêu cầu trong một dự án và giao tiếp là điều cần thiết để hoàn thành dự án đó. Hiểu bao nhiêu thời gian mỗi quy trình giúp các thành viên trong nhóm hiểu làm thế nào để sử dụng tốt hơn ngày làm việc của họ.

Khắc phục sự cố và khắc phục sự cố

Rất khó để sửa lỗi và sự cố trong quy trình làm việc, nếu bạn không biết điều gì đã xảy ra và ở giai đoạn nào trong quy trình thì nó đã sai. Đó là lý do tại sao xử lý sự cố là một mục đích quan trọng của sơ đồ. Để thiết kế sơ đồ xử lý sự cố, bạn thường bắt đầu bằng cách xác định sự cố và viết vấn đề đó vào một hộp ở đầu sơ đồ. Sau đó, bạn sẽ vẽ một mũi tên vào các hộp có các lý do khác nhau có thể cho vấn đề đó và sau đó các hộp cho các giải pháp có thể, dựa trên vấn đề bạn đã xác định. Ví dụ: nếu bạn đã xác định vấn đề là không hài lòng với quy trình dịch vụ khách hàng của mình, thì bạn sẽ đưa ra các lý do khác nhau cho sự không hài lòng đó, có thể bao gồm thời gian chờ gọi điện thoại dài, không hài lòng với thời gian giao hàng, không hài lòng với kiến ​​thức về dịch vụ khách hàng của bạn đại diện hoặc nhận thức rằng đại diện của bạn là thô lỗ và không có ích. Trong mỗi hộp này, bạn sẽ phát triển một giải pháp khả thi nhằm giải quyết cụ thể lý do khiến khách hàng của bạn không hài lòng. Đây chỉ là một ví dụ về cách tạo biểu đồ dòng xử lý sự cố. Một số chủ doanh nghiệp muốn sử dụng mô hình đúng hoặc sai trong đó các vấn đề được giải quyết dựa trên các tuyên bố đúng hoặc sai đơn giản được viết trong các hộp trên biểu đồ.