Tại sao xác nhận một biên nhận hàng tồn kho?

Khi nhà cung cấp gửi đơn đặt hàng cho khách hàng của họ (thường là nhà bán lẻ hoặc nhà phân phối), đôi khi xảy ra lỗi. Trong một số trường hợp, sản phẩm bị hỏng, số lượng thiếu hoặc các mặt hàng nhận được không khớp với đơn đặt hàng. Khách hàng phải xác nhận hợp lệ lô hàng tồn kho sắp tới của mình để tránh những vấn đề có thể gây tốn kém này.

Xác nhận hàng tồn kho

Quá trình xác nhận biên lai hàng tồn kho khác nhau tùy thuộc vào chính sách của công ty. Phương pháp kỹ lưỡng nhất, nhưng tốn thời gian nhất, là mở tất cả các hộp để xem lại nội dung. Một lựa chọn khác là chọn hộp ngẫu nhiên từ lô hàng và kiểm tra chúng. Khách hàng cũng có thể kiểm tra phiếu đóng gói và so sánh với đơn đặt hàng ban đầu để xem đơn hàng đã hoàn thành chưa. Một số nhà bán lẻ chỉ cần sử dụng hệ thống mã vạch xác nhận từng gói hàng tồn kho dựa trên nhãn do nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp cung cấp.

Xác nhận trước khi thanh toán

Điều quan trọng là phải xác nhận biên lai hàng tồn kho trước khi thanh toán hóa đơn cho nhà cung cấp. Trước khi gửi séc hoặc thanh toán thẻ tín dụng để trang trải hóa đơn, nhà bán lẻ phải đảm bảo rằng đơn đặt hàng, hóa đơn, phiếu đóng gói và biên lai hàng tồn kho thực tế khớp với nhau. Quá trình này là rất quan trọng để kế toán thích hợp tại các doanh nghiệp đặt hàng tồn kho một cách thường xuyên.

Quay lại đơn hàng

Một lý do khác tại sao điều quan trọng là xác nhận biên lai hàng tồn kho là để xác định bất kỳ mặt hàng nào được đặt lại. Một thông báo đặt hàng trở lại trong danh sách đóng gói cho thấy hàng tồn kho bị thiếu và có thể không có sẵn trong một khoảng thời gian dài. Đó là một vấn đề có thể dẫn đến mất doanh số và gián đoạn hoạt động. Khách hàng phải hành động ngay lập tức để có được hàng tồn kho cần thiết, chẳng hạn như đặt hàng với nhà cung cấp khác hoặc tìm một giải pháp thay thế trong thời điểm hiện tại.

Xử lý trả về

Khách hàng thường có một cửa sổ thời gian ngắn để trả lại hàng hóa cho nhà cung cấp. Nếu biên lai hàng tồn kho được xác thực ngay lập tức, khách hàng có thời gian để xác định lỗi, chẳng hạn như một lô sản phẩm bị hư hỏng hoặc bị lỗi và xử lý hoàn trả trước thời hạn thích hợp. Nếu không, khách hàng có thể phải giữ các mặt hàng bị lỗi.