Thủ tục đặt hàng làm việc

Nếu bạn có kế hoạch thuê các chuyên gia dịch vụ để thực hiện các nhiệm vụ cho doanh nghiệp nhỏ của mình, bạn sẽ cần biết cách lập các đơn đặt hàng công việc và làm theo các thủ tục đặt hàng công việc. Trình tự công việc là một yêu cầu phác thảo chi tiết công việc của nhà cung cấp và thiết lập thỏa thuận giữa bạn và chuyên gia dịch vụ. Các thủ tục liên quan là rất đơn giản.

Thiết lập hệ thống và tạo biểu mẫu chuẩn

Bước đầu tiên của việc thiết lập thủ tục đặt hàng công việc là thiết lập một hệ thống cơ sở dữ liệu để ghi lại dữ liệu về tất cả các đơn đặt hàng công việc của bạn. Bạn có thể sử dụng phần mềm cơ sở dữ liệu thông thường hoặc mua chương trình phần mềm quản lý đơn hàng. Khi bạn đã thiết lập cơ sở dữ liệu hoặc hệ thống của mình, hãy phát triển biểu mẫu tiêu chuẩn mà bạn sẽ sử dụng để gửi đơn đặt hàng công việc của mình. Bạn có thể sử dụng mẫu đơn đặt hàng công việc nếu bạn không quen với quy trình tạo mẫu từ đầu.

Điền và gửi

Liệt kê trên đơn đặt hàng thông tin của công ty bạn, thông tin liên lạc cho chuyên gia dịch vụ và mô tả chi tiết về những gì chuyên gia phải làm để hoàn thành công việc. Cung cấp hướng dẫn về cách chuyên gia có thể truy cập vào khu vực làm việc nếu cần thiết (chẳng hạn như mã khóa hoặc số điện thoại để gọi để đặt cuộc hẹn). Trình tự công việc cũng nên có thời hạn hoàn thành, một danh sách các tài liệu cần thiết cho công việc và phí lao động. Cung cấp một địa chỉ nơi chuyên gia có thể gửi hóa đơn để thanh toán. Sau đó, bạn có thể gửi đơn đặt hàng làm việc cho chuyên gia dịch vụ qua email, fax hoặc thư.

Kiểm tra công việc đã hoàn thành

Kiểm tra công việc sau khi hoàn thành để đảm bảo rằng nó thỏa đáng. Nhập một ghi chú trong đơn đặt hàng công việc ban đầu hoặc cơ sở dữ liệu đơn đặt hàng công việc của bạn để xác nhận rằng công việc đã được hoàn thành theo nhu cầu của bạn. Sự chấp thuận này xác định xem lệnh công việc đã sẵn sàng để thanh toán hay nếu chuyên gia phải thực hiện công việc bổ sung để hoàn thành công việc.

Hóa đơn đặt hàng làm việc

Sau khi phê duyệt khi hoàn thành đơn đặt hàng công việc, sau đó bạn phải đợi hóa đơn cuối cùng từ chuyên gia dịch vụ. Khi nhận được, hãy xem lại hóa đơn để đảm bảo rằng nó phù hợp với thỏa thuận ban đầu của bạn (nói chuyện với chuyên gia nếu có sự điều chỉnh do sự cố không mong muốn trong công việc). Gửi thanh toán cho công ty trong khoảng thời gian được nêu trên đơn đặt hàng làm việc hoặc hóa đơn.