Nhược điểm của hệ thống bảng lương

Một lợi thế khác biệt của hệ thống bảng lương là nó cho phép người sử dụng lao động xử lý bảng lương của mình và tuân thủ luật thuế biên chế và lưu giữ hồ sơ. Hệ thống bảng lương có thể là thủ công, thuê ngoài hoặc vi tính trong nhà. Mỗi hệ thống cho phép tuân thủ bảng lương, nhưng mỗi hệ thống cũng có những nhược điểm.

Hướng dẫn sử dụng

Hệ thống bảng lương thủ công yêu cầu xử lý bảng lương phải được thực hiện hoàn toàn bằng tay. Do đó, thẻ thời gian, tiền lương và tính toán thuế biên chế; lương bổng; và các khoản khấu trừ tự nguyện được thực hiện thủ công. Hơn nữa, tiền lương và cuống phiếu lương được viết tay hoặc in trên máy đánh chữ. Nhược điểm chính với hệ thống này là lỗi cao. Càng nhiều tính toán thủ công mà đại diện biên chế phải thực hiện, càng có nhiều lỗi cô ấy dễ mắc phải. Hơn nữa, việc này rất tốn thời gian vì để đảm bảo bảng lương chính xác, cô phải kiểm tra lại dữ liệu trước khi in séc. Thậm chí sau đó, nó có thể bỏ lỡ lỗi.

Yêu cầu nộp giấy với hệ thống này, có thể tạo ra sự lộn xộn. Hơn nữa, nếu đại diện bảng lương không hiểu cách tính thuế theo cách thủ công, việc khấu trừ thuế sai, báo cáo và thanh toán xảy ra. Điều này có thể dẫn đến hình phạt từ các cơ quan thuế liên bang và tiểu bang.

Thuê ngoài / Bên ngoài

Người sử dụng lao động sử dụng hệ thống bảng lương thuê ngoài hoặc thuê ngoài khi họ thuê một nhà cung cấp dịch vụ trả lương. Sau này có một nhân viên biên chế, với một khoản phí cố định, xử lý bảng lương của khách hàng. Các dịch vụ khác nhau tùy theo nhà cung cấp, nhưng hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ trả lương đều thực hiện trả lương và xử lý tiền gửi trực tiếp. Nhiều người cũng cung cấp thuế biên chế và quản lý lợi ích.

Bởi vì nhà tuyển dụng đang giao phó nhiệm vụ tiền lương của mình cho một công ty bên ngoài, nó có thể bị ảnh hưởng vì không có sự giúp đỡ ngay lập tức khi cần thiết. Nếu nhà cung cấp dịch vụ trả lương có nhiều khách hàng, nhà tuyển dụng có thể phải chờ xếp hàng để được giải quyết mọi vấn đề. Tùy thuộc vào mức độ khẩn cấp của tình huống, điều này có thể gây khó chịu cho nhà tuyển dụng. Hơn nữa, theo Dịch vụ doanh thu nội bộ, nếu nhà cung cấp dịch vụ trả lương gây ra lỗi thuế, một mình người sử dụng lao động phải chịu phạt. Với bảng lương được xử lý ngoài trang web, nếu có vấn đề với nó, người sử dụng lao động có thể không biết về nó cho đến ngày trả lương.

Trên máy vi tính

Hệ thống máy tính trong nhà cho phép người sử dụng lao động sử dụng một nhân viên biên chế tại chỗ và phần mềm biên chế để xử lý bảng lương của mình. Nhà tuyển dụng phải đầu tư và duy trì phần mềm, có thể tốn kém. Tùy thuộc vào độ phức tạp của phần mềm, người sử dụng lao động có thể phải trả tiền đào tạo cho nhân viên biên chế. Hơn nữa, tùy thuộc vào quy mô của bảng lương, người sử dụng lao động có thể phải thuê một nhân viên biên chế đầy đủ. Hệ thống này có thể chứng minh sự đắt đỏ ở chỗ có thể yêu cầu người sử dụng lao động trả lương và lợi ích cho nhân viên biên chế, cộng với trả tiền cho hỗ trợ kỹ thuật khi xảy ra sự cố phần mềm. Người sử dụng lao động cũng phải trả tiền làm thêm giờ (nếu làm việc) cho nhân viên biên chế đủ điều kiện cho nó.