Các bước giao tiếp hiệu quả

Truyền thông là cực kỳ quan trọng trong kinh doanh, nó cho phép các nhà quản lý thiết lập niềm tin và rất quan trọng đối với các chức năng cốt lõi của một doanh nghiệp. Trong nhiều thập kỷ qua, các phong cách quản lý đã chuyển từ ra lệnh cho những người xung quanh sang quản lý có sự tham gia, nơi giao tiếp được sử dụng để thúc đẩy và trao quyền cho nhân viên. Nhu cầu giao tiếp rõ ràng cũng tăng lên khi toàn cầu hóa tăng lên và khả năng giao tiếp hiệu quả giữa các nền văn hóa là yếu tố sống còn để thành công ở nhiều doanh nghiệp.

Tạo dựng niềm tin

Theo chuyên gia truyền thông Evan Carmichael, niềm tin là điều cần thiết để giao tiếp tốt. Carmichael gợi ý rằng sự ngờ vực có thể đến khi một người không biết người kia đang nghĩ gì. Vì vậy, một cách để thiết lập niềm tin là bằng cách thẳng thắn và súc tích trong việc nêu chính xác những gì bạn muốn, và không ngại nói về thất bại hoặc các vấn đề mà tổ chức đang phải đối mặt. Nói sự thật xây dựng niềm tin. Một cách khác để thiết lập niềm tin là đặt câu hỏi về những thách thức mà khách hàng và nhân viên gặp phải.

Lắng nghe tích cực

Lắng nghe tích cực liên quan đến việc cho người khác thấy rằng bạn thực sự hiểu những gì họ đang nói. Trong lắng nghe tích cực, bạn tập trung vào người hoặc những người bạn đang nghe và cho bạn hiểu bằng cách chỉnh lại các điểm chính của họ bằng từ ngữ của bạn. Nghe cũng dễ dàng hơn nếu bạn loại bỏ những phiền nhiễu trong cuộc trò chuyện của mình. Cố gắng không nhìn vào email, liếc nhìn liên tục hoặc trả lời điện thoại trong khi nghe. Điều này làm cho người khác cảm thấy rằng những gì anh ta nói là quan trọng và anh ta có sự chú ý đầy đủ của bạn.

Phản hồi

Giao tiếp tốt phụ thuộc vào việc cho và nhận phản hồi. Sarah Fenson, trong một "Inc." bài viết, đề nghị tránh đối đầu khi đưa ra phản hồi bằng cách cung cấp các ví dụ cụ thể về những gì bạn không hài lòng và luôn luôn bao gồm các bình luận tích cực. Nó cũng quan trọng để yêu cầu phản hồi từ những người khác. Hỏi khách hàng và nhân viên cho ý kiến ​​của họ về cách công việc đang diễn ra. Bạn có thể sử dụng các cuộc trò chuyện hàng ngày không chính thức, các cuộc khảo sát hoặc các cuộc họp cuối dự án.

Hãy phản hồi

Thay vì phản ứng theo cảm xúc với một bình luận hoặc tình huống, chủ doanh nghiệp nhỏ và chuyên gia truyền thông Alyssa Gregory cho rằng điều quan trọng là luôn giữ bình tĩnh và hành động chuyên nghiệp. Cô cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc phản ứng với những lời chỉ trích hoặc vấn đề một cách nhanh chóng để ngăn chặn một sự cố nhỏ trở thành một cuộc khủng hoảng lớn hơn. Bằng cách giữ bình tĩnh, bạn sẽ hiệu quả hơn trong giao tiếp và có thể suy nghĩ vấn đề rõ ràng hơn.

Mời tham gia

Cho phép nhân viên đóng góp vào việc ra quyết định giúp cải thiện luồng thông tin, trao quyền cho nhân viên và có thể dẫn đến giao tiếp tốt hơn và cải thiện hiệu suất. Ray Beavers, tổng giám đốc / giám đốc điều hành của United Cooperative Services ở Cleburne, Texas, đã giành được giải thưởng cho kỹ năng giao tiếp của mình bằng cách cho nhân viên lập kế hoạch ở tất cả các cấp độ của doanh nghiệp. Ông cũng tạo ra một phó chủ tịch truyền thông và cung cấp cho nhân viên của mình đào tạo về truyền thông. Các cách khác để khuyến khích sự tham gia bao gồm các cuộc họp hoặc ghi nhớ thông tin thường xuyên và một bức tường ghi nhớ nơi nhân viên và người quản lý có thể đăng ý tưởng.

Viết tốt

Các chuyên gia như Gregory đều nhấn mạnh khả năng viết tốt là điều kiện tiên quyết để giao tiếp hiệu quả. Bạn không thể quảng bá ý tưởng hoặc doanh nghiệp của mình nếu bạn không thể viết rõ ràng và chính xác. Một cuộc khảo sát năm 2005 với 120 giám đốc nhân sự của Ủy ban Quốc gia về Viết cho thấy những người không thể viết rõ ràng sẽ ít được tuyển dụng hoặc xem xét để thăng tiến hơn những người có thể viết tốt. Giống như các kỹ năng khác, viết tốt đòi hỏi phải thực hành và đào tạo. Nếu đây không phải là phù hợp mạnh mẽ của bạn, hãy xem xét tham gia một khóa học bằng văn bản, hoặc làm việc với một đồng nghiệp để trau dồi kỹ năng của bạn.