Ví dụ về các vấn đề giao tiếp tại nơi làm việc

Các vấn đề giao tiếp tại nơi làm việc có thể có tác động tiêu cực đến tinh thần, năng suất và các mối quan hệ làm việc liên ngành. Khi không được kiểm soát, các vấn đề giao tiếp đang diễn ra có thể có khả năng cắt giảm lợi nhuận, tăng doanh thu và dẫn đến những sai lầm ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh công khai của công ty. Nhận biết và giải quyết các vấn đề phổ biến có thể giải quyết vấn đề trước khi chúng ra khỏi tầm tay. Theo dõi các vấn đề giao tiếp nơi làm việc phổ biến và giải quyết chúng nhanh chóng.

Không giao tiếp đầy đủ

Trong một nơi làm việc bị chi phối bởi trả lời nhanh qua văn bản và email, các chi tiết có thể bị mất, bị bỏ qua hoặc bị hiểu lầm. Trả lời trên mạng có một số câu hỏi trong email không rõ ràng. Trả lời Hồi OK OK khi được hỏi liệu bạn có thể xem lại tài liệu không giải quyết câu hỏi tài liệu đó nằm ở đâu, loại đánh giá nào được yêu cầu hoặc khi nào cần chỉnh sửa.

Giải pháp: Làm cho các yêu cầu email rõ ràng và chi tiết và làm cho câu trả lời đầy đủ và toàn diện. Trước khi bạn nhấn Gửi, hãy tự hỏi:

Tôi đã trả lời đầy đủ từng câu hỏi chưa?
Người nhận sẽ có bất kỳ câu hỏi nổi bật sau khi đọc email của tôi?

Giả sử người khác có bóng

Khi bạn là một phần của phiên thảo luận nhóm, email nhóm hoặc dự án nhóm, luôn có khả năng giả định người khác có nhiệm vụ được bảo hiểm. Khi tất cả mọi người cho rằng người khác đang xử lý mọi thứ, quả bóng chắc chắn sẽ bị rơi, điều này dẫn đến việc chỉ tay, đổ lỗi và bỏ lỡ thời hạn.

Giải pháp: Trong bất kỳ nhóm năng động nào, cần phải có một người điểm để thiết lập và làm rõ vai trò khi kết thúc cuộc thảo luận hoặc tranh luận. Một email nhóm làm rõ ai đang làm gì và khi nào hợp lý hóa các sáng kiến nhóm.

Không thể tự chỉnh sửa

Tự chỉnh sửa là một kỹ thuật kinh doanh tốt để học ở cả dạng viết và lời nói. Việc không xem xét những gì bạn sắp viết hoặc nói có thể dẫn đến sự cố trong giao tiếp, vì bạn không nói rõ suy nghĩ của mình hoặc vì bạn phản ứng mà không suy nghĩ, dẫn đến tổn thương cảm xúc và hiểu lầm.

Giải pháp: Trước khi bạn nhấn Gửi, kiểm tra nội dung, chính tả, ngữ pháp và tính hợp lệ. Sau đó, kiểm tra giọng điệu của bạn để đảm bảo người nhận không thể hiểu sai lời nói của bạn. Khi nói trong một môi trường nóng, hãy chọn từ ngữ của bạn một cách cẩn thận và chạy chúng qua bộ lọc tinh thần của bạn ít nhất một lần trước khi nói to.

Không chuẩn bị

Nếu bạn trễ cuộc họp hoặc sắp đến hạn chót và bạn không chuẩn bị, bạn có thể bị cám dỗ để chắp cánh. Khi bạn không chuẩn bị, những sai lầm, hiểu lầm và thậm chí là định hướng sai của một dự án hoặc nhiệm vụ có thể xảy ra.

Giải pháp : Được tổ chức và chuẩn bị. Nếu bạn không, tốt hơn là thừa nhận bạn cần nhiều thời gian hơn là ném một ý tưởng vào tường và hy vọng nó sẽ dính vào.

Sử dụng công cụ giao tiếp sai

Có những lúc email phù hợp và những lần khác khi một cuộc gọi điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp phù hợp hơn. Đánh giá sai tình huống và chọn sai công cụ có thể dẫn đến sự cố trong giao tiếp và tạo ra sự nhầm lẫn, hiểu lầm và làm tổn thương cảm xúc.

Giải pháp: Nếu bạn trao đổi thông tin không nhạy cảm mỗi ngày, email sẽ ổn. Nếu bạn đang cố gắng gỡ rối một tình huống khó khăn đầy rẫy thông tin sai lệch, một cuộc gọi điện thoại hoặc phiên Skype cho phép trao đổi qua lại hiệu quả hơn. Nếu bạn đang cung cấp tin tức xấu hoặc có một cuộc tranh luận nghiêm túc hoặc gây tranh cãi, cách tiếp cận trực tiếp là lựa chọn tốt nhất. Nó cho phép bạn đọc ngôn ngữ cơ thể, đo khí chất và liên lạc cá nhân.

Vượt qua

Đôi khi chúng ta nói quá khi chúng ta nói trước khi chúng ta nghĩ. Những lần khác, chúng tôi buôn chuyện và trao đổi thông tin không phù hợp. Đôi khi sự chậm chạp dẫn đến tình trạng thái quá hoặc tiết lộ thông tin cá nhân hoặc thông tin nhạy cảm - hãy nghĩ đến một kịch bản mà bạn vô tình nhấn vào câu trả lời cho tất cả các mối quan hệ của bạn trong cuộc trò chuyện qua email mà bạn và đồng nghiệp đang nói về những điều xúc phạm về khách hàng.

Giải pháp: Nhấn mạnh sự cần thiết phải bảo mật tại nơi làm việc, tổ chức các cuộc họp nhạy cảm đằng sau cánh cửa đóng kín, kiềm chế không đưa thông tin bí mật hoặc nhạy cảm vào email và ngừng theo dõi tin đồn.

Truyền thông hợp lý và hiệu quả bắt đầu từ trên xuống. Nếu bạn chưa có chính sách truyền thông thực hành tốt nhất, hãy tạo một chính sách và sử dụng nó cho các sự kiện đào tạo nhân viên và định hướng. Ngoài ra, hãy xem xét rằng đôi khi một vấn đề xuất hiện do kết quả của giao tiếp kém có thể là thực tiễn kinh doanh không hiệu quả, tổ chức kém hoặc kỹ năng quản lý thời gian mờ nhạt. Trước khi đổ lỗi cho các vấn đề giao tiếp, hãy đánh giá các nguyên nhân khác dẫn đến sự cố trong hoạt động hiệu quả.