Cách kiểm tra ngữ pháp trên Google Docs

Nếu bạn đang sử dụng Google Docs để viết thư, tài liệu kinh doanh hoặc bất cứ điều gì khác, bạn có thể muốn ứng dụng kiểm tra chính tả và ngữ pháp của bạn trước khi bạn hoàn thành bất kỳ tài liệu nào. Bạn có thể sử dụng chức năng kiểm tra ngữ pháp tích hợp của Google Docs hoặc sử dụng công cụ ngữ pháp của bên thứ ba. Các ứng dụng xử lý Word khác, như Microsoft Word, cũng có các công cụ kiểm tra chính tả và kiểm tra ngữ pháp riêng.

Kiểm tra chính tả và ngữ pháp của Google

Nếu bạn đang sử dụng công cụ xử lý văn bản trực tuyến phổ biến của Google Docs, bạn có thể yêu cầu Google sửa lỗi ngữ pháp và chính tả trong các tài liệu bạn tạo.

Để làm như vậy, hãy mở menu "Công cụ" và nhấp vào "Chính tả và ngữ pháp", sau đó nhấp vào "Kiểm tra chính tả và ngữ pháp". Một hộp sẽ mở cho phép bạn xem qua từng gợi ý về ngữ pháp và chính tả của Google Docs. Tùy thuộc vào việc bạn chấp nhận hay bỏ qua các đề xuất của chương trình. Nếu bạn muốn chấp nhận tất cả hoặc bỏ qua tất cả, hãy nhấp vào tùy chọn "Khác" và nhấp vào "Chấp nhận tất cả" hoặc "Bỏ qua tất cả".

Nếu một từ có vẻ như Google Docs bị sai chính tả, nhưng đó chỉ là một từ hoặc tên hợp lệ mà Google Docs không quen thuộc, bạn có thể thêm nó vào từ điển cá nhân để không bị đánh dấu nhầm là lỗi chính tả. Để thực hiện việc này, nhấp vào "Thêm vào từ điển" khi từ được tô sáng.

Tự động kiểm tra chính tả Google Docs

Nếu bạn muốn Google Docs kiểm tra chính tả và ngữ pháp của bạn khi bạn nhập, bạn có thể bật tính năng này trong cùng một menu bạn sử dụng để kiểm tra một lần.

Nhấp vào menu "Công cụ", sau đó nhấp vào "Chính tả và ngữ pháp." Nhấp vào "Hiển thị đề xuất chính tả" hoặc "Hiển thị đề xuất ngữ pháp" để bật hoặc tắt tính năng đó. Nếu bạn đã bật các đề xuất chính tả, các từ sai chính tả và các từ mà Google Docs không biết sẽ được gạch chân màu đỏ. Nếu các đề xuất ngữ pháp được bật, bạn sẽ thấy các khu vực nơi Google Docs nghĩ rằng ngữ pháp của bạn có thể bị gạch chân màu xanh lam.

Sử dụng các công cụ của bên thứ ba

Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ của bên thứ ba để kiểm tra ngữ pháp và chính tả của mình trong Google Docs.

Một công cụ phổ biến được gọi là Grammarly. Để sử dụng nó, hãy tạo một tài khoản với dịch vụ Grammarly và cài đặt phần mở rộng trình duyệt của nó. Bạn phải sử dụng Google Chrome để sử dụng tiện ích mở rộng Ngữ pháp để kiểm tra ngữ pháp của bạn trong Google Docs.

Khi bạn chỉnh sửa tài liệu trong Google Docs với phần mở rộng Grammarly được cài đặt hoặc bật, bạn sẽ tự động thấy các đề xuất của nó xuất hiện, với phần gạch chân màu đỏ xuất hiện bên dưới cách gõ của bạn, nơi Grammarly gợi ý thay đổi. Di chuột qua từng đề xuất và nhấp vào các tùy chọn được trình bày để cho biết bạn có muốn chấp nhận thay đổi được đề xuất bởi Grammarly hay không.

Nếu bạn không hài lòng với tiện ích mở rộng Grammarly, bạn có thể gỡ cài đặt hoặc tắt nó thông qua menu Cài đặt của Chrome. Nhấp vào biểu tượng menu trong Chrome và nhấp vào "Cài đặt". Nhấp vào nút menu "Cài đặt" trong ngăn Cài đặt và nhấp vào "Tiện ích mở rộng". Tìm tiện ích mở rộng Grammarly và sử dụng nút chuyển đổi để tắt hoặc nút "Xóa" để xóa hoàn toàn khỏi trình duyệt.

Các công cụ xử lý văn bản khác

Hầu hết các công cụ xử lý văn bản phổ biến khác, bao gồm Microsoft Word, bao gồm các tính năng để tự động kiểm tra chính tả và ngữ pháp của bạn. Nói chung, bạn có thể tự sửa lỗi chính tả khi bạn nhập hoặc thực hiện thủ công hoặc chấp nhận các thay đổi được đề xuất bởi chương trình. Nói chung, bạn có thể thêm các từ bạn thường sử dụng vào từ điển chính tả nếu chúng chưa có ở đó.

Kiểm tra tài liệu của công cụ xử lý văn bản yêu thích của bạn để tìm các tùy chọn kiểm tra chính tả và ngữ pháp bạn muốn sử dụng.

Con người và máy móc

Đối với các tài liệu quan trọng, bạn có thể muốn có một biên tập viên người xem chúng hơn là chỉ dựa vào kiểm tra chính tả và ngữ pháp tự động. Máy tính không thể nắm bắt mọi thứ và chúng thường không phát hiện ra những từ hoặc cụm từ bị lạm dụng có thể trở nên mơ hồ. Một chuyên gia tìm thấy một lỗi ngữ pháp cũng có thể sửa câu với câu trả lời cho bất kỳ câu hỏi nào về lý do tại sao lỗi không chính xác, do đó bạn sẽ không mắc lại lỗi tương tự.

Điều này có thể đặc biệt quan trọng nếu bạn đang cố gắng gây ấn tượng với khách hàng doanh nghiệp hoặc nếu bạn đang làm việc với các tài liệu như hợp đồng có ý nghĩa pháp lý.