Thủ tục khiếu nại tại nơi làm việc

Các vấn đề và khiếu nại phát sinh đôi khi trong hầu hết mọi môi trường làm việc, ngay cả với quản lý mạnh và lực lượng lao động có thẩm quyền. Ngay cả khi quy trình này hiếm khi được sử dụng, một quy trình khiếu nại được tiêu chuẩn hóa là một chính sách thiết yếu để thiết lập cho cả các công ty nhỏ và lớn. Các chi tiết cụ thể của quy trình có thể thay đổi một chút để đáp ứng nhu cầu của công ty bạn, nhưng quy trình cơ bản là tương tự cho tất cả các doanh nghiệp.

Mục đích

Thủ tục khiếu nại được công ty phê duyệt đặt ra tiêu chuẩn để xử lý mọi loại khiếu nại của nhân viên một cách công bằng và kỹ lưỡng. Cung cấp một địa điểm để xác định và giải quyết xung đột mang lại cho nhân viên một cách chính thức để được lắng nghe thay vì buộc họ phải giữ trong mình cảm giác thất vọng hoặc tức giận. Quy trình cũng cho phép đội ngũ quản lý ngăn chặn mọi hành vi không thể chấp nhận được xảy ra tại nơi làm việc cũng như tìm kiếm phản hồi về các chính sách và quy trình đã thực hiện mà nhân viên cảm thấy không hiệu quả hoặc không công bằng.

Quá trình

Quá trình khiếu nại bắt nguồn từ một khiếu nại từ một nhân viên sau đó được chuyển cho người giám sát của anh ta. Trong trường hợp người giám sát là vấn đề, khiếu nại thường được chuyển đến người quản lý tiếp theo. Người giám sát trả lời khiếu nại theo cách tuân thủ các chính sách của công ty trong khi vẫn giữ nguyên các quyền của nhân viên. Một phản hồi không thỏa đáng từ người giám sát có thể khiến nhân viên leo thang yêu cầu cho một người ở vị trí quản lý cao hơn. Tại thời điểm này, người quản lý cấp cao có thể cần thêm thông tin để đưa ra quyết định. Các bước có thể bao gồm phỏng vấn các nhân viên khác, gặp gỡ các bên liên quan hoặc phân công một nhóm đồng nghiệp và nhân viên quản lý để hỗ trợ thu thập thực tế. Nếu nghị quyết được đề xuất bởi quản lý cấp cao không được chấp nhận, hành động pháp lý thông qua trọng tài hoặc vụ kiện có thể được đưa ra.

Thiết lập chính sách

Chính sách của công ty nên thiết lập chuỗi thích hợp để nộp đơn khiếu nại, bao gồm cả cách xử lý khiếu nại khi liên quan đến người giám sát trực tiếp hoặc người quản lý cấp cao. Phác thảo xem khiếu nại nên bằng lời nói hay bằng văn bản và xác định lượng thời gian mà người giám sát hoặc người quản lý phải trả lời khiếu nại. Nếu giám sát viên xử lý phần lớn các khiếu nại, hãy xác định xem có cần phê duyệt từ người quản lý cấp cao hay không khi quyết định được đưa ra. Bao gồm các ví dụ về lý do tại sao một nhân viên có thể nộp đơn khiếu nại để nhân viên biết cách làm đúng quy trình.

Lời khuyên

Chính sách khiếu nại cần thực hiện nhất quán, với tất cả các nhân viên nhận được sự xem xét và độ sâu xem xét như nhau. Ghi lại mọi khiếu nại được đệ trình, bao gồm tất cả các chi tiết của từng bước được thực hiện để giải quyết khiếu nại. Hồ sơ này chứng tỏ giá trị nếu tình hình leo thang đến một vấn đề pháp lý. Việc giải quyết nhanh chóng và công bằng tất cả các khiếu nại được đưa ra khiến nhân viên tin tưởng vào hệ thống như một cách để tạo ra một môi trường làm việc tích cực.