Làm thế nào để viết một bản ghi nhớ kinh doanh chính thức

Ghi nhớ kinh doanh rất hữu ích trong việc truyền tải thông tin quan trọng một cách nhanh chóng đến nhiều người trong một bộ phận hoặc công ty. Memos thông báo cho nhân viên về các chính sách mới, thông báo thông tin quan trọng, cung cấp chi tiết về các dự án hoặc thông báo cho nhân viên về thời hạn. Mặc dù đối tượng của bản ghi nhớ khác nhau, tất cả các bản ghi nhớ kinh doanh đều theo cùng một định dạng cơ bản.

Dòng ghi nhớ và tiêu đề

Nhập từ, ghi nhớ và ghi nhớ và ghi nhớ ở đầu trang. Bắt đầu khối tiêu đề ở trên cùng bên trái của trang hai dòng trước dòng ghi nhớ. Nhập loại Đến: Dòng trên dòng đầu tiên và liệt kê tên và công việc của từng người nhận. Phòng thí nghiệm Viết trực tuyến Purdue khuyên bạn nên sử dụng tên đầy đủ trong menu ngay cả khi bạn gọi người nhận bằng biệt danh khi bạn gặp cô ấy. Thực hiện theo dòng đó với Từ Từ: Tấn và nhập tên và chức danh công việc của bạn. Loại ngày tháng: Ngày và ngày hiện tại trên dòng tiếp theo. Phân khúc chủ đề nằm trên dòng thứ tư và cuối cùng của tiêu đề. Loại chủ đề: Một và sau đó bao gồm một mô tả ngắn về chủ đề này. Người nhận có nhiều khả năng đọc bản ghi nhớ nếu bạn thực hiện chủ đề càng trực tiếp càng tốt. Dự án Jupiter của Jupiter Lịch trình sẽ thu hút được nhiều sự chú ý hơn Dự án Jupiter, đặc biệt là nếu người nhận nhận được nhiều bản ghi nhớ về dự án.

Khai mạc

Phần mở đầu giải thích ngắn gọn lý do của bản ghi nhớ. Dòng đầu tiên của bạn có thể đọc, Mười Giai đoạn đầu tiên của Dự án Sao Mộc là do vào cuối tháng. Để đảm bảo rằng chúng tôi đạt được mục tiêu này, chúng tôi cần biết trạng thái nhiệm vụ của bạn. Hãy giữ phần này trong phần ghi nhớ ngắn. Nó nên giải thích ngắn gọn và chính xác lý do cho bản ghi nhớ. Nếu phần mở đầu dài hoặc mơ hồ, độc giả của bạn có thể không đến phần chính của bản ghi nhớ.

Khối chính

Khối chính của bản ghi nhớ mở rộng khi mở và bao gồm thông tin bổ sung để hỗ trợ các câu mở đầu. Matthew W. Ford College of Business đề nghị tránh các khối văn bản lớn và khuyên bạn nên sử dụng các câu hoặc cụm từ đơn thay vào đó để tóm tắt thông tin mà người nhận cần biết. Khối chính của bản ghi nhớ của bạn có thể bao gồm các câu yêu cầu người nhận liệt kê từng nhiệm vụ được giao cho họ và cập nhật cho bạn về tiến trình của từng nhiệm vụ. Kết thúc bản ghi nhớ bằng cách cảm ơn người nhận đã giúp đỡ. Yêu cầu họ liên lạc với bạn nếu họ có bất kỳ câu hỏi hoặc mối quan tâm. Thông báo cho người nhận về bất kỳ tài liệu nào có thể được đính kèm bằng cách nhập vào Đã đính kèm

Định dạng và Phong cách

Sử dụng phông chữ 12 điểm không khó đọc, chẳng hạn như Times New Roman, Arial hoặc Calibri. Viết các đoạn văn dài từ ba đến năm câu. Hãy chắc chắn rằng mỗi đoạn chỉ chứa một ý tưởng. Giới hạn ghi nhớ trong một trang. Nếu bản ghi nhớ dài hơn, người nhận của bạn có thể không đọc qua trang đầu tiên. Tránh ngôn ngữ dài dòng và câu dài. Đừng nhầm lẫn một bản ghi nhớ với một báo cáo. Mục đích của một bản ghi nhớ là tóm tắt thông tin quan trọng ở định dạng có thể đọc được. Lưu các phân tích dài hoặc thảo luận triết học cho các cuộc họp hoặc báo cáo.