Viết hướng dẫn đào tạo kỹ thuật

Là chủ doanh nghiệp, bạn có thể thấy rằng bạn cần phát triển một sổ tay đào tạo kỹ thuật cho nhân viên của bạn hoặc cho khách hàng của bạn. Cho dù bạn chọn tự viết hướng dẫn, giao dự án cho một trong những nhân viên am hiểu của bạn, hoặc thuê ngoài viết cho nhà thầu, việc xây dựng sổ tay phải tuân theo một số nguyên tắc nhất định để đáp ứng nhu cầu của những người sẽ sử dụng tài liệu đào tạo .

Xác định đối tượng của bạn

Trước khi bất kỳ văn bản hoặc nghiên cứu nào được thực hiện, hãy xác định ai sẽ sử dụng hướng dẫn. Nếu tài liệu dành cho khách hàng của bạn, họ cần hướng dẫn được cấu trúc hướng tới người dùng bắt đầu. Nếu bạn đang tạo hướng dẫn cho nhân viên của mình, bạn có thể cần bao gồm một số hướng dẫn cụ thể cho công ty của bạn khi viết tài liệu. Ví dụ, mặc dù một sản phẩm cụ thể có thể có một loạt các khả năng, bạn có thể muốn giới hạn nhân viên của mình trong một tập hợp con nhỏ hơn và sẽ bao gồm những hạn chế đó trong sổ tay đào tạo của bạn.

Xác định mục tiêu của bạn

Sau khi bạn đã phát triển một hồ sơ cơ bản về đối tượng của mình, hãy quyết định mục tiêu của bạn là gì khi viết hướng dẫn đào tạo. Nói chung, hướng dẫn đào tạo kỹ thuật cung cấp hướng dẫn từng bước cho người dùng về cách sử dụng sản phẩm. Khi xác định mục tiêu cho hướng dẫn sử dụng của bạn, hãy quyết định xem chỉ cần cung cấp các hướng dẫn cơ bản hoặc đi sâu hơn vào việc sử dụng sản phẩm. Ví dụ: mặc dù việc sử dụng cơ bản của phần mềm của bạn có thể là để viết thư, bạn cũng có thể muốn bao gồm các hướng dẫn bổ sung để tạo bản tin.

Kết hợp hình ảnh

Hình ảnh rất hữu ích trong việc hướng dẫn người dùng thông qua các bước được giải thích trong nội dung bằng văn bản của sổ tay đào tạo kỹ thuật của bạn. Biểu đồ dòng chảy hoặc sơ đồ cung cấp các biểu diễn đồ họa của các bước trong văn bản. Khi thích hợp, hình ảnh hoặc bản vẽ có thể hướng người dùng đến các tính năng cụ thể của sản phẩm được mô tả trong hướng dẫn. Ví dụ: hướng dẫn của bạn có thể hướng dẫn người dùng thông qua cách kết nối máy tính với bộ định tuyến. Một hình ảnh của bố trí vật lý cho thấy nơi các dây kết nối được gắn vào tăng cường các hướng dẫn bằng văn bản.

Viết rõ ràng

Là một chuyên gia viết hướng dẫn đào tạo kỹ thuật, bạn nên xem xét cẩn thận từ ngữ của bạn. Xem xét mức độ kiến ​​thức mà đối tượng mục tiêu có khi bạn viết. Nếu họ cần hướng dẫn đào tạo, có lẽ họ không biết nhiều về sản phẩm. Họ cũng có thể không hiểu các từ viết tắt hoặc biệt ngữ ngành công nghiệp tự nhiên đến với bạn. Giải thích từng từ viết tắt trong lần sử dụng đầu tiên và tránh biệt ngữ. Giải thích các bước rõ ràng trong các tuyên bố đơn giản. Tạo các chương được phân chia hợp lý thành các chủ đề nhỏ riêng biệt. Yêu cầu bên thứ ba kiểm tra các hướng dẫn để đảm bảo thông tin rõ ràng và đạt được kết quả mong muốn.