Các cuộc họp đề xuất hiệu quả

Các cuộc họp đề xuất hiệu quả có thể trở thành nền tảng của thành công kinh doanh lâu dài. Các cuộc họp thành công nhất làm rõ chi tiết, trả lời các câu hỏi, giải quyết các mối quan tâm nổi bật và đưa các đề xuất về phía trước. Để làm cho đúng, đòi hỏi phải kết hợp đúng sự pha trộn giữa thông tin, chuyên môn và sự hoang mang để tạo ra trải nghiệm hiệu quả, tích cực cho cả người trình bày và người tham dự.

Bắt đầu với một đề xuất vững chắc

Một cuộc họp đề xuất hiệu quả bắt đầu với một đề xuất bán hàng vững chắc. Hãy chắc chắn rằng đề xuất của bạn không chỉ rõ ràng và được viết tốt mà còn giải quyết triệt để các mục tiêu và mục tiêu của khách hàng. Một đề xuất thường là một tài liệu bán hàng sáu đến tám trang. Giải quyết đầy đủ vấn đề, vấn đề hoặc công việc, xác định lý do tại sao bạn có trình độ tốt nhất và lý do cách tiếp cận của bạn vượt trội so với đối thủ và chi tiết cách bạn lên kế hoạch thực hiện sứ mệnh của mình. Nếu đề xuất của bạn thất bại trong bất kỳ lĩnh vực nào trong số này, bạn có thể mất đối tượng của mình trước khi đến chủ đề định giá, thường nằm ở gần cuối. Làm bài tập về nhà của bạn, xem xét các sự kiện và số liệu và đảm bảo rằng bạn quen thuộc với nhu cầu của khách hàng ngay cả khi đây là một cuộc gọi lại về một đề xuất đã gửi trước đó.

Giữ nó đơn giản

Các công cụ hỗ trợ trực quan đơn giản như biểu đồ, trang trình bày và đồ họa có thể tạo ấn tượng lâu dài với khán giả của bạn và tăng hiệu quả của bất kỳ cuộc họp đề xuất nào. Sử dụng nhất quán màu sắc, phông chữ và hình minh họa có liên quan là các yếu tố cần thiết của bản trình bày slide hiệu quả. Các slide hoặc slide đơn giản dựa trên hình ảnh với các câu có từ 10 từ trở xuống có thể giúp khán giả của bạn nắm bắt tốt hơn thông tin bạn đang trình bày. Để đơn giản và tăng hiệu quả của các công cụ hỗ trợ trực quan, trang web của Mind Tools khuyên bạn nên sử dụng các slide hoặc các công cụ hỗ trợ trực quan khác khiến người xem chỉ mất tối đa ba giây để xử lý tinh thần.

Tập luyện giúp hoàn hảo hơn

Giữ phần trình bày của cuộc họp đề xuất ngắn và đến điểm. Có một chương trình nghị sự mà bạn gắn bó và ở lại trên chủ đề. Tổ chức các buổi thực hành để sửa bất kỳ vấn đề nào với dòng chảy hoặc nhịp độ của bài thuyết trình là đặc biệt quan trọng nếu bạn thuộc loại lo lắng hoặc nếu đây là cuộc họp đề xuất đầu tiên của bạn. Quyết định trước làm thế nào để đối phó với các gián đoạn, chẳng hạn như câu hỏi người tham dự có trong phần trình bày đề xuất. Ví dụ, nếu bạn có một đối tác, bạn có thể yêu cầu các đối tác của bạn ghi lại các câu hỏi trên bảng ghi chú của bãi đậu xe. Nếu bạn đang tiến hành cuộc họp một mình, hãy cho người tham dự biết rằng bạn sẽ đặt câu hỏi sau khi thuyết trình và yêu cầu người tham dự viết ra bất kỳ câu hỏi nào họ có thể có khi cuộc họp diễn ra.

Địa chỉ con voi

Luôn luôn có cơ hội một cuộc họp đề xuất sẽ không diễn ra theo kế hoạch cho dù đề xuất của bạn được viết tốt và kỹ lưỡng như thế nào và cho dù bạn có thực hành bao nhiêu. Người tham dự có thể hỏi những câu hỏi khó hoặc thậm chí chỉ trích đề xuất của bạn. Bạn có thể thấy rằng mặc dù những nỗ lực tốt nhất của bạn người tham dự không tham gia. Nếu có điều gì đó không ổn hoặc chỉ không cảm thấy đúng, hãy gọi nó ra thay vì cố gắng tiếp tục, điều này chỉ có thể làm cho vấn đề tồi tệ hơn. Xác định và giải quyết những con voi trong phòng họp. Nếu bạn đang được hỏi những câu hỏi mà bạn không thể trả lời, hãy nói như vậy và cho khán giả biết bạn sẽ nhận được câu trả lời và cung cấp khung thời gian để quay lại với người hỏi. Duy trì thái độ bình tĩnh, chuyên nghiệp nhưng giải quyết những chỉ trích và thách thức trực tiếp.