Hệ thống lưu trữ cho Giám đốc nhân sự

Khi bạn là người quản lý nhân sự, việc có một hệ thống nộp đơn hiệu quả, có tổ chức không chỉ là tìm kiếm mọi thứ một cách nhanh chóng, mặc dù đó là một lợi ích bổ sung. Việc duy trì và lưu giữ các hồ sơ quan trọng là bắt buộc theo luật và doanh nghiệp nhỏ của bạn có thể phải chịu trách nhiệm nếu bạn không lưu trữ thông tin chính xác.

Cơ quan

Nhân sự phải duy trì các tập tin trên mỗi thành viên của một tổ chức. Bởi vì thông tin nhất định là bắt buộc phải được lưu trữ riêng - ví dụ thông tin y tế không thể được đưa vào hồ sơ nhân sự - nhiều tệp cho mỗi nhân viên là cần thiết. Để quản lý hiệu quả một khối lượng tệp lớn, hệ thống lưu trữ nhân sự phải được tổ chức rõ ràng theo tên và chủ đề, với định dạng chuẩn và sử dụng các tủ khác nhau cho các bộ thông tin khác nhau.

Lưu giữ hồ sơ

Xem lại chính sách công ty của bạn để đảm bảo bạn giữ lại hồ sơ theo quy định của tiểu bang. Quyết định nơi lưu trữ các tập tin. Bạn cần giữ lại hồ sơ của các nhân viên bị chấm dứt trong một thời gian nhất định, nhưng không chắc bạn sẽ sử dụng các tệp đó một cách thường xuyên. Xem xét việc đặt các tài liệu nhân viên cũ với một dịch vụ lưu trữ hoặc lưu trữ ngoài trang web để tiết kiệm không gian. Duy trì một cơ sở dữ liệu của các bản ghi lưu trữ tham chiếu số lượng hộp chứa các bản ghi để dễ lấy. Giữ dữ liệu về tuổi của các bản ghi trong mỗi hộp và nhóm chúng theo năm để các bản ghi có thể được băm nhỏ khi chúng vượt quá các yêu cầu theo luật định hoặc chính sách hủy của tổ chức của bạn. Không giữ một hệ thống có tổ chức có nghĩa là phí lưu trữ không cần thiết cho tổ chức.

Sự liên quan

Quản lý nhân sự biết để mong đợi những điều bất ngờ. Các tình huống bất thường rất phổ biến trong HR, trang web kinh doanh HR.BLR.com có ​​toàn bộ phần "HR Strange But True" dành riêng cho các sự kiện kỳ ​​lạ - như nhân viên đã triệu tập nhiệm vụ bồi thẩm đoàn để có thời gian nghỉ phép, hoặc công nhân đã vô tình ghi lại một thỏa thuận ma túy trên hộp thư thoại của HR. Tình huống kỳ lạ có thể tăng lên theo thời gian, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn không thể áp dụng kiến ​​thức của mình từ các sự cố bất thường khác để giải quyết vấn đề hiện tại. Duy trì các tệp chủ đề về các chủ đề, thảo luận và ủy ban cụ thể để bạn không phát minh lại bánh xe khi vấn đề tái diễn. Giữ các tệp về các vấn đề chính cần được sửa đổi vào lần tới khi tổ chức của bạn cập nhật các hướng dẫn chính sách của mình. Xem xét các tệp thường xuyên để đảm bảo tài liệu vẫn có liên quan và tuân thủ pháp luật.

Lưu trữ điện tử

Hầu hết các phòng nhân sự đã chuyển sang lưu trữ dữ liệu điện tử trong hệ thống thông tin nhân sự. Bảo vệ thông tin này như bạn sẽ ghi lại hồ sơ và lưu trữ dữ liệu ở định dạng logic để người dùng truy cập. Dán nhãn các tệp điện tử một cách rõ ràng và nhất quán với các danh mục liên quan đến các tệp giấy, để có thể dễ dàng tìm thấy các bản ghi và xem xét dữ liệu định kỳ để đảm bảo thông tin cũ và không cần thiết không làm chậm hệ thống. Sắp xếp dữ liệu điện tử của bạn để bạn có thể chạy các báo cáo khi cần thiết.

Bảo vệ

Hồ sơ nhân sự thường nhạy cảm về bản chất và có khả năng được bảo vệ bởi các quy định bảo mật. Lưu trữ thông tin quan trọng một cách an toàn để quyền truy cập bị hạn chế chỉ những nhân viên có quyền xem thông tin. Thiết lập hệ thống theo dõi, chẳng hạn như đường mòn điện tử hoặc nhật ký đăng xuất giấy, để nhận biết mọi quyền truy cập, hoạt động hoặc sửa đổi hồ sơ của nhân viên.