Nghi thức xã giao cho lời mời họp kinh doanh

Chủ doanh nghiệp thường tiến hành các cuộc họp với nhân viên, đồng nghiệp và khách hàng của họ để thảo luận về nhiều vấn đề khác nhau. Cho dù các ý tưởng động não cho ra mắt sản phẩm hoặc hoàn thiện kế hoạch dự án, các cuộc họp kinh doanh đều được sử dụng để tăng cường truyền thông kinh doanh. Nếu bạn quyết định tổ chức một cuộc họp, hãy thực hành nghi thức đúng đắn và gửi lời mời họp kinh doanh cho khách dự định của bạn.

Các loại thư mời

Lời mời họp kinh doanh có thể được gửi theo nhiều định dạng. Đối với cách tiếp cận không cần giấy tờ, "xanh", hãy gửi lời mời họp qua email. Đối với một cách tiếp cận chính thức sử dụng giấy mời để mời khách tham dự các cuộc họp kinh doanh. Nếu bạn mời một đồng nghiệp đến gặp mặt trực tiếp hoặc qua điện thoại, hãy nhớ gửi lời mời chính thức với các chi tiết của cuộc họp. Sử dụng màu trung tính, hoặc màu công ty và bao gồm logo công ty trên thư mời. Tránh sử dụng màu sắc và hình ảnh gây mất tập trung, trừ khi lời mời dành cho một cuộc họp động não hoặc sáng tạo.

Chọn ngày

Lời mời họp kinh doanh cho bạn lợi thế của việc thông báo cho người tham dự về cuộc họp của bạn trước. Cung cấp cho người tham dự ít nhất một tuần thông báo cho các cuộc họp kinh doanh. "Inc., " một tạp chí và tài nguyên trực tuyến cho các chủ doanh nghiệp, đề nghị tránh các cuộc họp vào thứ Hai.

Chi tiết lời mời

Một lời mời họp kinh doanh nên bao gồm tất cả các thông tin mà một cá nhân cần biết về cuộc họp mà anh ấy tham dự. Điều cần thiết là bao gồm thông tin chính, chẳng hạn như ngày và giờ của cuộc họp, địa điểm, mục đích và chủ nhà. Bạn cũng có thể bao gồm việc có hay không bữa sáng, bữa trưa, bữa tối hoặc đồ giải khát sẽ được phục vụ trong cuộc họp. Nếu một vị khách đặc biệt đang tham dự, bao gồm tên của cô ấy và tiểu sử tóm tắt. Bạn có thể bao gồm chương trình nghị sự cho cuộc họp, cũng như vài phút từ bất kỳ cuộc họp trước nào, nếu có.

Lợi ích của lời mời

Lời mời kinh doanh cung cấp cho người tham dự thông báo trước rằng họ có một sự kiện họ cần tham dự. Với kiến ​​thức về cuộc họp, người tham dự có thể chuẩn bị dữ liệu và báo cáo trước thời hạn, nếu họ cần trình bày những phát hiện. Một lời mời cũng cho họ nhiều cơ hội để sắp xếp lại lịch trình của họ để họ có thể tham dự cuộc họp và chặn lịch trình của họ khỏi các cam kết khác.

Cảnh báo

Hãy xem xét một vài yếu tố trước khi bạn gửi yêu cầu mời họp kinh doanh. Xem lại danh sách những người được mời của bạn để đảm bảo rằng tất cả các cá nhân cần thiết được liệt kê. Điều quan trọng là thông tin bạn cung cấp cho người mời họp là chính xác; từ tên của khách và địa điểm của cuộc họp đến thời gian. Gửi theo dõi để nhắc nhở họ về cuộc họp và thông báo cho họ nếu có bất kỳ thay đổi nào đối với lời mời họp ban đầu.