Ví dụ về Kế toán Tài khoản Hồi hộp

Một kế toán sử dụng một tài khoản hồi hộp, một tài khoản tạm thời trong biểu đồ tài khoản kinh doanh, để ghi lại tất cả hoặc một phần của giao dịch mà cô ấy không biết cách mã hóa khác. Khi cô xác định đúng tài khoản cho giao dịch, cô sẽ chuyển nó từ tài khoản bị đình chỉ sang đúng tài khoản.

Biểu đồ tài khoản

Một kế toán điều chỉnh một biểu đồ các tài khoản theo nhu cầu kinh doanh của bạn. Đây là danh sách các tên và số tài khoản khác nhau để lưu trữ và ghi lại các giao dịch chi tiết. Thông thường được gọi là xô bởi kế toán, mục đích của các tài khoản này là để thu thập dữ liệu tài chính chi tiết. Kế toán thường thiết lập một tài khoản hồi hộp cho từng tài khoản chính trong sổ cái. Tài khoản chính bao gồm tài sản, nợ phải trả, doanh thu, chi phí, lãi và lỗ. Bản chất của tài khoản chính, cho dù nó duy trì số dư tín dụng hay ghi nợ cũng áp dụng cho tài khoản bị đình chỉ liên quan đến tài khoản đó.

Sử dụng tài khoản hồi hộp

Tất cả các giao dịch trong kế toán xuất hiện trong ít nhất hai tài khoản trở lên và phải cân đối với nhau. Điều này được gọi là sổ sách kế toán kép. Một kế toán sử dụng một tài khoản hồi hộp để mã hóa tất cả hoặc một phần của một bên của giao dịch khi cô ấy không biết nó đi đâu. Điều này ngăn các giao dịch không xác định được đặt vào các khu vực sai của sổ cái. Ví dụ, kế toán của bạn sẽ sử dụng tài khoản hồi hộp tiền lương cho các phân phối liên quan đến thanh toán không xác định. Cô ấy sẽ không đặt một giao dịch tài sản không xác định vào tài khoản hồi hộp tiền lương, cô ấy sẽ đặt nó vào một tài khoản hồi hộp liên quan đến tài sản.

Tài khoản phòng ban

Kế toán cũng có thể thiết lập tài khoản hồi hộp cho các bộ phận công ty cá nhân. Chẳng hạn, nếu bạn đang theo dõi chi phí cho bộ phận sản xuất, kế toán viên có thể bao gồm một tài khoản hồi hộp cho các chi phí sản xuất không xác định. Các tài khoản chi phí bộ phận cung cấp cho tài khoản chi phí chính của sổ cái vào cuối chu kỳ kinh doanh trong một mục tóm tắt. Bằng cách có mức độ chi tiết này ở cấp bộ phận, nó cho phép chủ doanh nghiệp theo dõi chi phí theo bộ phận. Tài khoản hồi hộp của bộ phận cho phép một mục nhập được cân bằng khi không có tài khoản cho phần đó của giao dịch.

Nhiều tài khoản bị đình chỉ

Vì biểu đồ tài khoản được điều chỉnh cho doanh nghiệp của bạn, bạn có thể không có tài khoản hồi hộp giống như doanh nghiệp khác. Một tài khoản hồi hộp có thể được đặt tại bất kỳ điểm nào trong biểu đồ tài khoản. Ví dụ: bạn có thể có tài khoản bị đình chỉ tiền lương, tài khoản bị đình chỉ thuế, tài khoản bị đình chỉ hàng tồn kho và hơn thế nữa. Biểu đồ tài khoản của bạn có thể có nhiều tài khoản hồi hộp như bạn cần, nhưng tối thiểu, bạn cần ít nhất một tài khoản cho mỗi tài khoản chính trên sổ cái chung của bạn.

Xóa tài khoản bị đình chỉ

Hầu hết các kế toán xóa tài khoản hồi hộp trên cơ sở hàng tháng hoặc theo chu kỳ, điều này sẽ mang lại cho họ số dư bằng không. Bởi vì nó chỉ là một tài khoản tạm thời, không tốt để khiến các giao dịch không xác định bị nghi ngờ quá lâu. Số dư trong tài khoản hồi hộp trong thời gian dài là một cách cẩu thả để quản lý các giao dịch và vi phạm các nguyên tắc kế toán. Bản chất của kế toán là xác định đúng tất cả các giao dịch và mã hóa chúng vào đúng tài khoản, không để chúng trôi nổi trong một tài khoản hồi hộp. Tài khoản hồi hộp cung cấp cho kế toán thời gian cô ấy cần để xác định giao dịch nhưng vẫn có nó trong hồ sơ. Ngay khi cô ấy biết giao dịch đi đâu hoặc cô ấy đã thiết lập tài khoản mới, cô ấy cần chuyển nó khỏi sự hồi hộp.