Ví dụ về cách lên lịch dự án

Mọi người tham gia vào một dự án đều bị ảnh hưởng bởi lịch trình, và điều quan trọng là phải hoàn thành thành công dự án. Người quản lý dự án sử dụng lịch trình để phân công nhiệm vụ, đặt thời hạn và xác định những tài nguyên nào là cần thiết. Lịch trình được sử dụng để theo dõi tiến trình của nhóm của bạn và cung cấp cho bạn các hướng dẫn để thay đổi. Danh sách kiểm tra quản lý dự án được xác định bởi cách bạn lên lịch các dự án.

Tuyến đường tuyến tính

Trước khi tạo một lịch trình, bạn cần xác định kết quả mong muốn và các nhiệm vụ khác nhau cần thiết để hoàn thành dự án. Lịch biểu dựa trên việc hoàn thành đường thẳng của dự án sử dụng lịch biểu tuyến tính trong đó mỗi thành phần dự án có thời hạn và lịch biểu nội bộ riêng. Trong mỗi khía cạnh của tổng dự án, bạn nên đặt các danh mục con của các nhiệm vụ cần hoàn thành, mỗi loại có thời hạn và lịch trình thích hợp riêng. Người quản lý dự án có thể tạo lịch biểu tổng thể dựa trên nhu cầu của khách hàng, trong khi trưởng nhóm có thể xây dựng lịch trình của riêng họ trong các tham số họ đã đưa ra.

Lịch

Một số nhiệm vụ phụ thuộc vào việc hoàn thành các nhiệm vụ khác. Bằng cách sử dụng lịch, bạn có thể bắt đầu quy trình lập kế hoạch với thời hạn chung dựa trên nhu cầu của khách hàng. Thời hạn tuyệt đối có thể được yêu cầu cho các khía cạnh nhất định của dự án và cần được lưu ý trên lịch của bạn. Sau khi các chi tiết cụ thể của dự án được thiết lập, bạn nên xác định các khía cạnh của dự án phụ thuộc vào việc hoàn thành các nhiệm vụ khác. Chỉ sau đó bạn có thể điền vào lịch trình cho các thành viên nhóm cá nhân.

Biểu đồ

Mặc dù bạn có thời hạn hoàn thành toàn bộ dự án, bạn có thể cần linh hoạt trong các tham số dòng thời gian để đặt lịch biểu cho từng thành viên trong nhóm. Biểu đồ dòng chảy có thể cung cấp một bức tranh về tiến trình của dự án và cung cấp cho bạn sự linh hoạt mà bạn cần để di chuyển qua các nhiệm vụ khác nhau. Điều này cho phép bạn thực thi và phân công các nhiệm vụ có thể chồng lấp trong suốt vòng đời của dự án. Biểu đồ liệt kê các nhiệm vụ và theo dõi các nhiệm vụ đó cho đến khi chúng được hoàn thành, cung cấp một bức tranh về tiến trình của mỗi đội tại một thời điểm nhất định. Các thành viên trong nhóm có thể sử dụng biểu đồ để theo dõi từng nhiệm vụ.

Tài nguyên

Lịch trình của bạn có thể phụ thuộc nhiều hơn vào sự sẵn có của các tài nguyên hơn là các mốc thời gian nghiêm ngặt. Khi các công cụ, máy móc và nhân lực không có sẵn khi bạn cần chúng, dự án bị ảnh hưởng, khiến thời hạn gần như không thể duy trì. Thay vào đó, hãy thiết lập lịch trình xoay quanh sự sẵn có của các tài nguyên và phân phối các thành phần quan trọng của dự án. Ví dụ, nếu bạn cần xe tải tự đổ để mang bụi bẩn đến công trường xây dựng, phi hành đoàn của bạn cần được lên lịch để đến sau bãi rác. Nếu công nhân đến sớm hơn, sẽ không có việc gì để làm và thời gian của họ sẽ bị lãng phí. Nếu dự án của bạn cần có sự hiện diện của một chuyên gia và cô ấy đến vào chiều thứ Hai, hãy lên lịch cho các thành viên trong nhóm phải làm việc với cô ấy để có mặt tại thời điểm đó.