Cách viết hóa đơn thanh toán cho các dịch vụ được kết xuất

Được trả tiền cho các dịch vụ của bạn một cách kịp thời là một khía cạnh quan trọng của quyền sở hữu doanh nghiệp nhỏ, bởi vì quản lý các khoản phải thu đảm bảo hiệu quả ngân sách hoạt động của bạn luôn đi đúng hướng và có thể đáp ứng các nghĩa vụ tài chính của riêng bạn. Để có hiệu lực, hóa đơn phải có tất cả thông tin khách hàng cần để gửi thanh toán mà không bị chậm trễ.

Xây dựng một hình thức

Bạn có thể tạo một biểu mẫu hóa đơn tùy chỉnh hoặc sử dụng bất kỳ số lượng mẫu tùy chỉnh miễn phí có sẵn rộng rãi nào. Để có kết quả tốt nhất, hãy chọn một hình thức do máy tính tạo ra. Điều này cung cấp cho bạn khả năng viết, lưu trữ, theo dõi, gửi và in hóa đơn khi cần thiết. Biểu mẫu phải có tiêu đề ghi chú tên doanh nghiệp, địa chỉ gửi thư, số điện thoại, ngày hóa đơn, số hóa đơn và số nhận dạng thuế bán hàng của bạn. Bao gồm một không gian cho tên của nhân viên bán hàng chịu trách nhiệm cho giao dịch, nếu có.

Điền thông tin chi tiết

Phần thân của biểu mẫu sẽ cung cấp không gian dọc theo bên trái để lưu ý số lượng dịch vụ được cung cấp, theo số giờ hoặc số lượng dịch vụ hoặc vật phẩm được cung cấp. Phần trung tâm ngay bên phải của danh mục số lượng phải có tên của (các) dịch vụ hoặc (các) mặt hàng được mua. Bao gồm số đơn đặt hàng nếu khách hàng đưa cho bạn một số, cũng như mô tả ngắn gọn về các khoản phí. Chia nhỏ hóa đơn thành các chi tiết đơn hàng riêng lẻ, nếu có, để khách hàng của bạn dễ dàng phân tích.

Giá cả

Giá mỗi dịch vụ hoặc giờ nên theo ngay bên phải của mô tả trên mẫu hóa đơn. Phân tích chi phí cá nhân càng nhiều càng tốt để hóa đơn được sạch sẽ và súc tích. Tính toán chi phí thành một tổng phụ, khấu trừ tiền gửi hoặc trả trước và thêm thuế bán hàng, nếu có. Cung cấp tổng số tiền đáo hạn ở dưới cùng bên phải của hóa đơn và lưu ý ngày đến hạn thanh toán.

Điều kiện

Bao gồm các điều khoản của hóa đơn trong tóm tắt hóa đơn. Bao gồm các hình thức thanh toán bạn chấp nhận, cũng như các chi tiết về phí áp dụng cho các khoản thanh toán trễ hoặc một phần. Bao gồm một danh mục có ghi chú, số tiền thực hiện séc phải trả cho tổ chức và liệt kê tên doanh nghiệp mà bạn muốn nó xuất hiện trên séc. Bạn có thể chọn đính kèm một bản sao của thỏa thuận hoặc hợp đồng bằng văn bản vào hóa đơn để khách hàng có nó để tham khảo.