Làm thế nào để viết thư dịch vụ khách hàng tuyệt vời

Thư tín của khách hàng có thể được sử dụng để cảm ơn khách hàng về doanh nghiệp của mình, để khuyến khích thanh toán kịp thời, theo dõi giao dịch hoặc để trả lời một cuộc điều tra hoặc khiếu nại. Sự tương ứng như thư và e-mail, khi được soạn thảo và gửi với suy nghĩ phù hợp, có thể giúp doanh nghiệp của bạn tăng mức độ dịch vụ khách hàng.

Cá nhân hóa thư

Đặt mình vào vị trí của người đọc. Địa chỉ người đọc cá nhân, sử dụng người thứ hai, với giọng nói tích cực để đưa người đọc vào và làm cho anh ta cảm thấy rằng bức thư được viết riêng cho anh ta. Một bức thư nêu rõ "bạn làm cho chúng tôi thành công" có tác động lớn hơn nhiều so với một bức thư nói rằng "chúng tôi thành công vì khách hàng của chúng tôi". Sử dụng đúng ngữ pháp nhưng viết bằng giọng điệu không chính thức khi cảm ơn khách hàng về doanh nghiệp của mình hoặc theo dõi tương tác của khách hàng. Làm cho khách hàng cảm thấy như thể bạn đang có một cuộc trò chuyện với cô ấy.

Sắp xếp suy nghĩ của bạn

Trước khi viết thư cho khách hàng, hãy sắp xếp suy nghĩ của bạn và xác định mục tiêu bạn muốn thực hiện với thư từ của mình. Nếu bạn đang viết thư bán hàng để quảng bá sản phẩm và dịch vụ của công ty, bạn sẽ muốn bao gồm những điểm nổi bật cụ thể về những gì bạn có thể cung cấp và khách hàng sẽ được hưởng lợi như thế nào. Nếu bạn đang viết thư để theo dõi một đề nghị hoặc khiếu nại, hãy chắc chắn rằng bạn biết độ phân giải là gì trước khi soạn thư. Nếu bạn viết thư để yêu cầu thanh toán, hãy thu thập thông tin bạn cần về các gói thanh toán có thể có và các phân nhánh cho khách hàng không thanh toán số tiền cần thiết. Chuẩn bị một phác thảo chi tiết các điểm bạn cần bao gồm và làm theo phác thảo đó khi bạn bắt đầu viết để bạn không bỏ qua thông tin quan trọng.

Đọc và đọc lại thư

Thư của bạn đại diện cho bạn và công ty của bạn. Nếu nó có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp, điều đó phản ánh về bạn và làm giảm đáng kể thông điệp của bạn. Một khi bạn đã viết thư, hãy đọc lại cẩn thận các lỗi và sau đó đọc nó cho nội dung. Hãy chắc chắn rằng bạn đã bao gồm các thông tin thích hợp bạn đã chuẩn bị trong phác thảo ban đầu của bạn. Đọc thư như thể bạn là khách hàng của chính bạn. Xác định xem đây có phải là loại thư bạn muốn nhận từ một doanh nghiệp gọi bạn là khách hàng hay không.

Tận dụng lợi thế của thư ảo

E-mail đã trở thành một hình thức giao tiếp dễ chấp nhận hơn với khách hàng. Đối xử với mỗi tin nhắn e-mail giống như bạn sẽ in một lá thư. Soạn tin nhắn của bạn một cách cẩn thận, sử dụng đúng ngữ pháp, dấu câu và lời chào. Đừng nhấn "gửi" cho đến khi bạn đọc lại nó, giống như bạn viết một lá thư bình thường. Hãy xem xét công nghệ của người nhận khi gửi e-mail cho khách hàng. Tin nhắn HTML không phải lúc nào cũng có thể được đọc bởi mọi hệ thống email, vì vậy có thể an toàn hơn khi gửi một tin nhắn văn bản đơn giản. E-mail được sử dụng tốt nhất cho các tin nhắn ngắn gọn. Nếu tin nhắn của bạn dài và chi tiết, một bức thư được in có thể là lựa chọn tốt hơn. Đối với các giao tiếp dịch vụ khách hàng ngắn hơn cần được gửi nhanh chóng, e-mail có thể là một giải pháp tốt.