Mẹo tổ chức tập tin nhân viên

Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, điều quan trọng là giữ hồ sơ nhân viên chính xác từ quan điểm nguồn nhân lực cũng như đảm bảo tuân thủ luật pháp liên bang và tiểu bang. Vì tầm quan trọng của chúng, hồ sơ nhân viên cần phải được tổ chức tốt để giúp bạn tìm thông tin bất cứ khi nào bạn cần. Một vài mẹo có thể giúp bạn phát triển và quản lý hệ thống hồ sơ nhân viên hiệu quả.

Chọn một phương pháp phù hợp

Chọn một phương pháp giữ tệp phù hợp với phong cách cá nhân của bạn và quy mô doanh nghiệp của bạn. Nếu doanh nghiệp của bạn rất nhỏ - chẳng hạn chỉ có hai hoặc ba nhân viên - bạn có thể giữ hồ sơ giấy trong các thư mục manila được lưu trữ trong tủ tệp bị khóa. Đối với một doanh nghiệp lớn hơn, việc lưu trữ hồ sơ trên máy tính có thể thuận tiện hơn nhiều. Đảm bảo sao lưu mọi tệp máy tính bằng bản sao giấy hoặc bằng cách lưu trữ chúng trên đĩa.

Tạo biểu mẫu chuẩn

Để đảm bảo tính nhất quán và chính xác, hãy phát triển các hình thức tiêu chuẩn cho các hoạt động ảnh hưởng đến tất cả nhân viên. Các hình thức điển hình có thể bao gồm những hình thức được sử dụng để đánh giá hiệu suất, hành động kỷ luật và điều chỉnh lương. Các hình thức tiêu chuẩn giúp bạn đối xử công bằng với từng nhân viên và cung cấp tài liệu trong trường hợp bị tính phí như phân biệt đối xử.

Sắp xếp các tập tin theo thời gian

Để làm cho các mục dễ tìm, đặc biệt là khi sử dụng hệ thống nộp giấy, hãy sắp xếp các tài liệu theo thứ tự thời gian. Bắt đầu mỗi tệp với giấy tờ thuê mới bao gồm các mục như đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, thuế và các biểu mẫu của chính phủ như W-4 và I-9, mô tả công việc bằng văn bản và thông tin liên hệ khẩn cấp. Thêm từng mục mới khi nó xảy ra, chẳng hạn như đánh giá hiệu suất hàng năm. Bạn có thể chọn tạo các thư mục con - chẳng hạn như thông tin tuyển dụng mới và đánh giá hiệu suất - cho từng nhân viên và sắp xếp các tài liệu theo thứ tự thời gian trong mỗi thư mục.

Bao gồm các thỏa thuận đã ký

Nếu công ty của bạn có các chính sách như thỏa thuận không tuân thủ, thỏa thuận không tuân thủ, quy tắc đạo đức hoặc quy tắc quấy rối tình dục, hãy chắc chắn nhận được một xác nhận đã ký rằng nhân viên đã đọc và hiểu từng người và lưu giữ chúng trong hồ sơ. Điều này sẽ bảo vệ bạn trong trường hợp bạn phải chấm dứt một nhân viên do vi phạm một trong những thỏa thuận này.

Thông tin nhạy cảm

Hãy nhớ rằng nhân viên của bạn có quyền hợp pháp để xem các tệp nhân viên của họ. Điều này có nghĩa là bạn nên cẩn thận về thông tin bạn chọn nhập. Ví dụ: nếu bạn đưa ra những nhận xét bằng văn bản liên quan đến sắc tộc hoặc khuynh hướng tình dục của nhân viên, bạn có thể tự mình mở ra một vụ kiện tiềm năng.