Ví dụ về KPI cho phòng kế toán

Các chỉ số hiệu suất chính, hoặc KPI, đo lường hiệu quả của một chức năng trong một tổ chức và đặc biệt quan trọng đối với một lĩnh vực chức năng cốt lõi như kế toán. Bằng cách theo dõi và so sánh KPI, như thời gian thanh toán hóa đơn, các nhà phân tích có thể phát hiện ra các xu hướng dài hạn và các vấn đề ngắn hạn. Với thông tin này, các nhà quản lý có thể thực hiện các biện pháp chủ động để đưa nhóm trở lại khóa học.

Tài khoản phải trả

Một bộ phận tài khoản phải trả tạo ra tài khoản của nhà cung cấp và thanh toán hóa đơn của họ. Ví dụ về KPI cho nhóm này bao gồm thời gian từ khi nhận hóa đơn cho đến khi thanh toán, số lượng hóa đơn có lỗi, thời gian khớp với hóa đơn với đơn đặt hàng, thời gian thực hiện để khắc phục lỗi, tổng chiết khấu được thực hiện khi thanh toán cho nhà cung cấp theo các điều khoản và tổng số giảm giá bị mất vì thanh toán trễ. Các chỉ số khác liên quan đến số lượng hóa đơn, chẳng hạn như hóa đơn có giá trị thấp, trung bình và cao; giá trị hóa đơn trung bình; và giá trị của hóa đơn thanh toán cho các chu kỳ hàng tuần, hàng tháng và hàng năm.

Những tài khoản có thể nhận được

Bộ phận tài khoản phải thu của một công ty quản lý tiền giữ cho doanh nghiệp hoạt động. Một công ty có thể dự báo dòng tiền của mình bằng cách theo dõi các KPI có thời hạn, chẳng hạn như ngày để thiết lập một tài khoản mới và số tiền còn nợ là 30, 60 hoặc 90 ngày. Ví dụ về các KPI khác cho chức năng tài khoản phải thu liên quan đến các yêu cầu tín dụng. Một doanh nghiệp có thể theo dõi số lượng tài khoản được hỗ trợ bởi bảo lãnh cá nhân, số tiền phải thu được chuyển cho một cơ quan thu nợ, các trường hợp đi kiện tụng và chi phí nhờ thu theo tỷ lệ phần trăm các khoản phải thu.

Các chỉ số nội bộ

KPI nội bộ cho bộ phận kế toán đo lường hiệu suất của bộ phận trong mối quan hệ với các bên liên quan nội bộ. Đo thời gian cần từng nhân viên để trả lời các câu hỏi, giải quyết các vấn đề và cung cấp các báo cáo giúp xác định các công nhân có thể cần huấn luyện hoặc đào tạo. Một tổ chức kế toán cũng có thể sử dụng các cuộc khảo sát để yêu cầu khách hàng đánh giá mức độ hài lòng của họ đối với các dịch vụ kế toán được cung cấp và mời cả lời khen ngợi và phê bình mang tính xây dựng. Các nhà quản lý có thể lặp lại các cuộc khảo sát định kỳ để đo lường hiệu quả của bất kỳ biện pháp khắc phục nào họ thực hiện.

Báo cáo

Một hệ thống báo cáo linh hoạt, mạnh mẽ là điều cần thiết để theo dõi KPI. Nhiều hệ thống phần mềm kế toán cung cấp các báo cáo được xác định trước để đo lường sự tuân thủ các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung và các quy định khác của ngành. Những báo cáo này cũng tạo ra thông tin về KPI được sử dụng thường xuyên. Một số hệ thống cung cấp khả năng tùy chỉnh các báo cáo để đáp ứng nhu cầu cụ thể của tổ chức. Các tính năng bổ sung có thể bao gồm các biểu đồ và đồ thị giúp số liệu dễ hiểu hơn và báo cáo hoạt động của người dùng cá nhân cung cấp thông tin về năng suất và hiệu quả.