Fax nghi thức

Gửi tài liệu kinh doanh bằng fax đã phần lớn được vi tính hóa, mặc dù các quy tắc nghi thức giao tiếp kinh doanh vẫn được áp dụng. Điều này là để đảm bảo một bản trình bày chuyên nghiệp và các bản fax của bạn đến người nhận dự định và thông tin bí mật được giữ kín. Nghi thức fax cũng giúp thiết lập các quy tắc và hướng dẫn nội bộ để giúp hợp lý hóa quy trình gửi fax.

Định danh Fax gửi đi

Cho dù gửi fax bằng điện tử hoặc bằng máy fax, mỗi bản fax phải luôn đi kèm với thông tin nhận dạng. Điều này phải bao gồm tên công ty và logo của bạn, thông tin liên lạc và tên của cá nhân gửi fax. Cũng bao gồm ngày truyền fax, tính chất và kích thước của tệp đính kèm và ghi chú cho biết lý do của fax.

Không gửi thư rác

Không sử dụng máy fax của bạn để gửi thư rác hoặc quảng cáo không mong muốn - nó sẽ chỉ gây khó chịu cho khách hàng của bạn. Giới hạn fax đối với thông tin được yêu cầu và cập nhật tin tức không thường xuyên và giữ các bản fax không được yêu cầu ngắn gọn - tối đa một hoặc hai trang. Tương tự, bảo vệ số fax của bạn để bạn không bị spam. Điều này có thể buộc máy của bạn và lãng phí giấy và mực. Chỉ đưa ra số fax của bạn khi cần thiết và không khuyến khích fax cá nhân của nhân viên.

Bảo vệ thông tin bí mật

Không di chuột khi người khác đang gửi fax và khi bạn thấy một bản fax mới trong khay, hãy xóa nó, lật lại, đặt nó vào hộp thư đến của người nhận hoặc gửi nó một cách cá nhân. Điều này sẽ giúp giữ bí mật thông tin cá nhân. Ưu tiên sử dụng máy fax nếu cần thiết để đảm bảo rằng các nhu cầu gửi và nhận ngay lập tức được bảo hiểm trước tiên.

Điều chỉnh Fax

Nếu có thể, hãy giao phó các bản fax đến và đi cho một trợ lý hành chính có thể ưu tiên các nhu cầu fax và đảm bảo các tài liệu đến nơi họ sẽ đến. Điều này giúp loại bỏ sự cần thiết của nhân viên để xếp hàng chờ fax, thường xuyên kiểm tra máy hoặc chạy đua để tìm vị trí. Có một người chịu trách nhiệm về nhiệm vụ này có thể hợp lý hóa các hoạt động và giúp việc fax hiệu quả hơn.

Khi không gửi fax

Hãy nhớ rằng fax có khả năng được nhìn bằng mắt nhiều hơn so với những người thuộc tên trên trang bìa. Không fax thông tin cá nhân, chẳng hạn như hồ sơ nhân sự hoặc dữ liệu tài chính của công ty có thể có khả năng gây tổn hại trong tay sai. Xem xét phân phối qua đêm hoặc thậm chí thư gửi cho loại dữ liệu này.