Hướng dẫn phát triển RFP

Yêu cầu đề xuất cung cấp thông tin nhà cung cấp và nhà cung cấp của bạn cần gửi đề xuất và giá thầu cho dự án sắp tới của bạn. Chi tiết rất quan trọng khi bạn viết RFP. Càng nhiều chi tiết, càng có nhiều khả năng rằng một hoặc nhiều RFP sẽ đáp ứng nhu cầu của bạn. Trước khi bạn bắt đầu viết RFP, hãy chuẩn bị một phác thảo về tất cả thông tin bạn cần.

Một số thông tin cơ bản

Cung cấp thông tin cơ bản về công ty của bạn, bao gồm lịch sử, sản phẩm hoặc dịch vụ, số liệu thống kê, điểm mạnh, điểm yếu và nhân khẩu học. Một tuyên bố về mục đích giải thích loại sản phẩm hoặc dịch vụ mà công ty bạn cần và tại sao. Theo dõi nó với thông tin về các mục tiêu của dự án và giải thích làm thế nào những mục tiêu này sẽ đáp ứng một nhu cầu cụ thể trong công ty của bạn. Một phần về các bên liên quan, những người sẽ được hưởng lợi từ dự án, bao gồm quy mô của nhóm hoặc các đặc điểm đặc biệt, giúp người viết đề xuất hiểu cách dự án phù hợp với công việc mà công ty bạn làm.

Bạn muốn gì

Chỉ định các sản phẩm phải được đưa vào đề xuất. Mặc dù bao gồm các sản phẩm giao hàng hữu hình, chẳng hạn như 20 máy trạm mới, rất quan trọng, đừng quên các tài sản vô hình. Việc cung cấp cũng bao gồm những kỳ vọng của bạn về cách sản phẩm hoặc dịch vụ mới sẽ giúp công ty của bạn. Ví dụ: nếu công ty của bạn đang chọn một công ty để cung cấp phần mềm tùy chỉnh, một công ty có thể phân phối có thể nói rằng phần mềm phải cho phép di chuyển dữ liệu liền mạch từ hệ thống cũ của bạn. Nếu bạn không có sản phẩm cụ thể và đang tìm kiếm ý tưởng để giải quyết vấn đề hoặc nhu cầu, hãy sử dụng phần này để yêu cầu các nhà cung cấp cung cấp giải pháp của riêng họ.

Yêu cầu dự án

Các nhà cung cấp cần càng nhiều thông tin càng tốt để cung cấp các đề xuất chính xác. Cho họ biết khi bạn mong đợi dự án bắt đầu và kết thúc, quy mô ngân sách của bạn, chi tiết thanh toán và ưu đãi hoặc hình phạt. Bạn cũng có thể bao gồm các ngày mục tiêu để hoàn thành từng giai đoạn của dự án, đặt tiêu chuẩn hiệu suất và mô tả cách bạn sẽ theo dõi tiến trình của nhà cung cấp. Thông báo cho các nhà cung cấp của bất kỳ yêu cầu đặc biệt. Bạn có thể yêu cầu các nhà cung cấp tuân theo các loại thực hành tuyển dụng giống như công ty hoặc đại lý của bạn hoặc có thể yêu cầu họ giữ một số giấy phép chuyên nghiệp nhất định.

Bạn là người chiến thắng

Giải thích những gì nhà cung cấp cần làm để gửi đề xuất trong phần định dạng. Một phác thảo của các phần bắt buộc là hữu ích, như là một hướng dẫn về phong cách nếu bạn yêu cầu các đề xuất ở một định dạng hoặc phông chữ nhất định. Cung cấp thông tin liên quan đến người mà đề xuất phải được gửi và thời hạn cho các đề xuất. Là một phần của đề xuất, bạn có thể yêu cầu các công ty cung cấp chi tiết nền, như lịch sử công ty, hiệu trưởng, tài liệu tham khảo, kinh nghiệm với các dự án tương tự và thông tin về nhóm sẽ làm việc trong dự án của bạn. Tạo phần tiêu chí đánh giá để cho nhà cung cấp biết bạn sẽ chọn đề xuất chiến thắng như thế nào và khi nào họ sẽ được thông báo nếu họ được chọn.