Làm thế nào để viết một hóa đơn Janitorial
Nếu bạn điều hành một công ty bảo lãnh, thanh toán là một thành phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của bạn. Bạn sẽ không kiếm tiền cho đến khi bạn gửi hóa đơn cho khách hàng cho công việc bạn thực hiện. Bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách tạo mẫu hóa đơn để sử dụng lại sau. Khi đến lúc lập hóa đơn cho khách hàng một lần nữa, bạn chỉ cần điền chi tiết công việc vào mẫu của bạn và hóa đơn mới của bạn sẽ sẵn sàng để gửi. Nếu bạn lập hóa đơn chi phí của bất kỳ vật tư làm sạch nào trực tiếp cho khách hàng, hãy bao gồm các bản sao hóa đơn và tài liệu khác để hỗ trợ các khoản phí.
Thông tin cơ bản
Phần trên cùng của hóa đơn phải bao gồm tên của công ty quản lý, địa chỉ, số điện thoại và số fax và logo công ty nếu bạn có. Liệt kê ngày của hóa đơn ở trên cùng với số hóa đơn. Bỏ qua vài dòng và liệt kê tên của khách hàng, thông tin liên lạc và số ID khách hàng trong hệ thống kế toán của bạn. Nếu bạn cung cấp dịch vụ bảo vệ thương mại, bạn cũng có thể cần liệt kê số đơn đặt hàng bạn đã nhận được từ khách hàng của mình. Điều này giúp khách hàng ủy quyền thanh toán hóa đơn của bạn nhanh hơn.
Sự miêu tả
Mô tả tất cả các dịch vụ bảo vệ mà bạn đã thực hiện cho khách hàng trong thời gian thanh toán. Liệt kê từng loại dịch vụ trên một dòng riêng biệt và bao gồm càng nhiều chi tiết càng tốt. Cho biết liệu dịch vụ được tính hóa đơn dưới dạng phí cố định hoặc hàng giờ. Đối với các khoản phí hàng giờ, hãy liệt kê số giờ làm việc và nhân nó với tỷ lệ hàng giờ cho từng mục hàng. Bao gồm bất kỳ số chi phí công việc hoặc số nhận dạng hoạt động được sử dụng trong hệ thống kế toán của bạn. Tổng cộng tất cả các chi phí ở dưới cùng của phần này.
Điều khoản thanh toán
Chỉ định các điều khoản thanh toán cho hóa đơn này, chẳng hạn như khi nhận được, ròng 15 hoặc ròng 30, các số liên quan đến số ngày khách hàng phải thanh toán hóa đơn. Nếu khách hàng đã thanh toán cho một phần của hóa đơn, hãy liệt kê số tiền thanh toán và trừ vào số tiền được lập hóa đơn để tìm số dư còn lại. Áp dụng bất kỳ khoản phí hoặc chiết khấu trễ nào cho số dư do tìm thấy số tiền của hóa đơn hiện tại. Liệt kê các hình thức thanh toán mà công ty quản lý của bạn chấp nhận, chẳng hạn như séc, thẻ tín dụng hoặc lệnh chuyển tiền. Nếu bạn cung cấp xử lý thanh toán trực tuyến hoặc qua điện thoại, hãy liệt kê trang web hoặc số điện thoại của bạn trên hóa đơn.
Thông báo
Sử dụng phần cuối cùng của hóa đơn cho các tin nhắn cho khách hàng của bạn. Thêm thông báo "Cảm ơn" tiêu chuẩn ở cuối hóa đơn cho tất cả khách hàng. Bạn cũng có thể sử dụng khu vực này để liệt kê các sự kiện đặc biệt hoặc sự kiện quảng cáo sắp tới có thể thu hút một khách hàng cụ thể. Ví dụ: bạn có thể bao gồm một phiếu giảm giá để làm sạch rèm sau khi phục vụ thảm của khách hàng.