Năm chức năng CNTT trong một tổ chức

Với máy tính và mạng máy tính, con người đã có thể đạt được trong một vài thập kỷ, điều mà nếu không chúng ta phải mất nhiều thế kỷ để đạt được. Mọi người đã dân chủ hóa internet, truyền thông được cải thiện rất nhiều, tăng khả năng thiết kế và phát minh của chúng tôi bằng bội số, và làm cho cuộc sống dễ dàng hơn về tổng thể. Bây giờ mọi người mang theo các thiết bị máy tính nhỏ mà túi của họ hỗ trợ trong mọi khía cạnh của cuộc sống, cho dù đó là đánh thức họ vào buổi sáng, hoặc nhắc nhở họ về các sự kiện quan trọng, hoặc giúp chúng ta suy nghĩ và tìm hiểu thông tin mới.

Có thể lập luận rằng các thiết bị máy tính nhỏ mà mọi người mang theo đã phần nào trở thành một phần của chúng ta. Chúng đã trở nên giống như các cơ quan bổ sung trong cơ thể chúng ta, như cánh tay hoặc chân. Có lẽ chúng ta có thể nghĩ về chúng như một loại tăng cường trên não của chúng ta, cho phép chúng ta đạt được những điều mà trước đây chúng ta chưa bao giờ tưởng tượng được.

Theo cách tương tự, CNTT đã trở thành một cơ quan bổ sung trong cơ thể của bất kỳ doanh nghiệp nào, cho phép doanh nghiệp đạt được những điều lớn lao hơn nhiều so với những gì có thể mà không cần sự trợ giúp của CNTT.

Bộ phận CNTT là một bộ phận quan trọng, bổ sung và bổ sung cho những người khác theo nhiều cách. Tuy nhiên, nếu bạn không rành về công nghệ, tất cả có vẻ hơi mơ hồ khi bạn cố gắng nghĩ về cách bộ phận CNTT giúp phần còn lại của tổ chức. Chắc chắn, bạn biết rằng bộ phận này là hoàn toàn quan trọng. Những gì bạn không chắc chắn chỉ là những gì làm cho nó rất quan trọng.

Có nhiều chức năng của CNTT-TT. Tuy nhiên, năm chức năng nổi bật là đặc biệt quan trọng.

Chức năng của truyền thông

Truyền thông luôn là một khía cạnh quan trọng của kinh doanh, thậm chí rất lâu trước khi công nghệ thông tin xuất hiện. Tuy nhiên, với sự phát triển của máy tính và internet, giao tiếp đã được xác định lại. Do đó, truyền thông là một trong những vai trò CNTT quan trọng nhất trong tổ chức. Giờ đây đã có thể liên hệ với bất kỳ ai, bất kể họ ở khu vực nào trên thế giới. Khi nói đến kinh doanh, khả năng này khá hữu ích.

Bộ phận CNTT cho phép tổ chức đạt được giao tiếp ở tốc độ rất cao thông qua nhiều kênh:

Email: Bạn có thể dễ dàng gửi cho nhân viên của mình một email khi bạn cần liên lạc với một cái gì đó mà không cần phải gặp họ trực tiếp. Email cũng là một kênh tuyệt vời để gửi thông tin liên lạc chính thức tới khách hàng và để lại một vệt giấy 'ảo' sạch sẽ cho phép bạn giữ một bản ghi tương ứng ổn định.

Hội nghị truyền hình: Hội nghị truyền hình là một cách tuyệt vời để liên lạc với một đội ở xa và có thể nhìn thấy chúng cùng một lúc. Dễ dàng hơn để có các cuộc họp từ xa và thậm chí hợp tác trong một dự án cùng nhau. Với hội nghị truyền hình, bạn cũng có thể ở trong cùng một phòng.

Phần mềm hợp tác: Phần mềm cộng tác cho phép các nhóm làm việc cùng nhau trong các dự án theo cách vừa hiệu quả vừa nhanh chóng. Với phần mềm cộng tác phù hợp, bạn có thể giảm thời gian dự án xuống một nửa và loại bỏ các cuộc họp không cần thiết vì mọi thứ có thể được thực hiện trong phòng họp ảo.

Phương tiện truyền thông xã hội: Phương tiện truyền thông xã hội không chỉ cho phép nhân viên của bạn cập nhật thông tin mới nhất về ngành mà còn trình bày một cách thú vị để kết nối và giao tiếp.

Chức năng quản lý dữ liệu

Đây là một trong những chức năng của bộ phận CNTT làm cho nó không thể thiếu. Với sự phức tạp ngày càng tăng của thế giới kinh doanh xuất hiện một lượng dữ liệu ngày càng tăng mà các doanh nghiệp phải đối phó. Dữ liệu này cũng có nhiều chiều. Một doanh nghiệp sẽ thấy lưu lượng truy cập trong nhiều loại dữ liệu khác nhau, bao gồm dữ liệu văn bản, dữ liệu âm thanh và dữ liệu video, trong số những người khác.

Để kiểm soát dữ liệu này, một doanh nghiệp sẽ cần một bộ phận CNTT để chạy một thứ gọi là cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu sẽ cho phép doanh nghiệp thực hiện ba điều:

Lưu trữ dữ liệu: Bằng cách đặt dữ liệu ở định dạng có thể lưu trữ, cơ sở dữ liệu cho phép bạn lưu trữ một lượng lớn dữ liệu trong một không gian nhỏ. Lâu rồi là những ngày dữ liệu phải được lưu trữ trên giấy và các phương tiện cồng kềnh khác. Trong thời đại mà thông tin là sức mạnh, nó có thể giúp nắm giữ rất nhiều thông tin một cách thuận tiện.

Quản lý dữ liệu: Dữ liệu không hữu ích ở dạng ban đầu, được gọi là dữ liệu thô. Nó cần được sắp xếp thành một hình thức có ý nghĩa có thể được giải mã một cách có ý nghĩa và được sử dụng để đưa ra quyết định trong doanh nghiệp. Bộ phận CNTT cung cấp các công cụ mà dữ liệu này có thể được quản lý, bao gồm phân tích dữ liệu và rút ra kết luận từ đó.

Dữ liệu truy cập: Cho dù doanh nghiệp của bạn cần lưu trữ loại dữ liệu nào, dữ liệu đó có giá trị và cần được kiểm soát để chỉ những người phù hợp mới có thể truy cập vào dữ liệu đó. Bộ phận CNTT cung cấp các biện pháp bảo mật sẽ bảo vệ dữ liệu đó và ngăn chặn truy cập trái phép vào dữ liệu đó.

Chức năng của Marketing

Tiếp thị là một khía cạnh cốt lõi của kinh doanh miễn là các doanh nghiệp đã xuất hiện. Với sự phát triển của máy tính và internet, các chiến dịch tiếp thị ngày càng trở nên kỹ thuật số. Bộ phận CNTT có thể trợ giúp các chức năng tiếp thị của một doanh nghiệp theo nhiều cách:

Tạo nội dung: Bạn có thể tạo bản sao quảng cáo và bán hàng trên máy tính bằng phần mềm xử lý văn bản. Bạn cũng có thể tạo quảng cáo đồ họa đẹp bằng máy tính mạnh mẽ với khả năng đồ họa.

Quảng cáo trực tuyến: Phương tiện truyền thông xã hội ngày càng trở nên quan trọng đối với quảng cáo và, vì nó tồn tại trên internet, bộ phận nào tốt hơn để giúp bạn với những nỗ lực của mình hơn bộ phận CNTT? Bằng cách khởi chạy các chiến dịch tiếp thị truyền thông xã hội, bộ phận CNTT có thể cải thiện doanh số và tăng doanh thu. Nó cũng có thể khởi chạy các chiến dịch tiếp thị cho doanh nghiệp trên các nền tảng khác, chẳng hạn như Google AdWords.

Thương mại điện tử: Với ngày càng nhiều doanh nghiệp trực tuyến, việc sử dụng máy tính đã trở nên vô giá đối với cách bạn tiến hành kinh doanh và bán sản phẩm và dịch vụ của mình. Bộ phận CNTT sẽ là công cụ xử lý các đơn đặt hàng được thực hiện trên cửa hàng trực tuyến của bạn.

Nghiên cứu tiếp thị: Với sự phát triển của các công cụ tìm kiếm, giờ đây có thể tiến hành nghiên cứu trực tuyến về xu hướng tiêu dùng và các cơ hội có lợi nhất. Bộ phận CNTT cũng có thể là công cụ trong việc này.

Chức năng cải tiến quy trình

Nó có thể chứng minh là khá quan trọng trong việc cải thiện các quy trình và hiệu quả để tiết kiệm tiền của công ty. Một doanh nghiệp nhỏ có thể tiết kiệm chi phí in ấn và sao chép bằng cách hoàn toàn dựa vào giao tiếp không cần giấy tờ. Phần mềm hợp tác và hội nghị truyền hình sẽ tiết kiệm chi phí hậu cần phát sinh mỗi khi các nhóm khác nhau cần gặp gỡ và làm việc cùng nhau. Nó cũng sẽ tiết kiệm thời gian vì không có nhiều thời gian sẽ bị lãng phí khi vận chuyển.

Bộ phận Nhân sự có thể trở nên hiệu quả hơn nhờ bộ phận CNTT vì các buổi đào tạo có thể được thực hiện trực tuyến và giao tiếp với nhân viên có thể được thực hiện mà không cần giấy tờ. Kết quả là tiết kiệm lớn về cả thời gian và chi phí.

Chức năng của hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp là tất cả về việc liên kết các chức năng khác nhau của một tổ chức, chẳng hạn như kế toán, nguồn nhân lực, sản xuất và bán hàng, sử dụng các hệ thống phần mềm. Các hệ thống này có thể giúp đỡ trong hoạt động cũng như ra quyết định chiến lược. Đối với một doanh nghiệp nhỏ, độ phức tạp giảm có nghĩa là các hệ thống này có thể được cài đặt một mô-đun tại một thời điểm và có thể được thu nhỏ lại, khi có nhu cầu.