Định dạng cho các cuộc họp Ban điều hành

Khi các giám đốc điều hành tập hợp cho một cuộc họp hội đồng quản trị, đó là kết quả của nhiều lịch trình bận rộn làm việc song song, vì vậy đừng lãng phí cơ hội bằng cách tham gia cuộc họp mà không có kế hoạch. Trong khi một số quy tắc bất khả xâm phạm bao gồm định dạng của một cuộc họp hội đồng quản trị, một số chiến lược tổ chức nhất định sẽ hữu ích. Khi lên kế hoạch cho cuộc họp của bạn, hãy phân bổ số lượng thời gian xác định cho mỗi nhiệm vụ để nhóm có thể giữ nguyên điểm và hoãn lại vào thời gian đã lên lịch.

Xem lại phút

Trước khi lên kế hoạch cho cuộc họp, hãy xem lại vài phút từ cuộc họp trước. "Phút" có thể là một cách gọi sai, bởi vì bạn không thực sự đi qua cuộc họp với chi tiết tốt như vậy - bạn chỉ muốn nhắc nhở mọi người về những hành động bạn đã đồng ý hoặc thực hiện. Bằng cách này, mọi người đều nhớ những gì đã được thảo luận trong cuộc họp trước và những gì có thể đã thay đổi trong thời gian tạm thời.

Báo cáo và động não

Nếu bạn có vấn đề mà hội đồng quản trị cần thảo luận mạnh mẽ, hãy đưa họ đến sớm trong cuộc họp. Thành viên hội đồng - bao gồm chính bạn, có lẽ, bao gồm - thay phiên nhau thảo luận về những điểm quan trọng đó và sau đó mở sàn để thảo luận và động não. Những vấn đề đó không nhất thiết là những vấn đề có thể hành động, nhưng thay vào đó có thể là những chủ đề mà hội đồng quản trị nên biết. Bằng cách đưa những thứ này lên sớm trong cuộc họp, bạn đảm bảo rằng những người tham dự được đầu tư vào chủ đề này.

Báo cáo và bỏ phiếu

Bởi vì bạn đang ở trong lịch trình bạn đặt ra cho chính mình, bây giờ bạn có thời gian để giới thiệu các chủ đề mà thành viên hội đồng phải bỏ phiếu. Tuy nhiên, hãy dành thời gian để giải thích từng chủ đề - tuy nhiên, bạn có thể không cần một thời gian đặc biệt lâu, bởi vì các thành viên hội đồng đã quen thuộc với vấn đề này và chuẩn bị bỏ phiếu. Đếm số phiếu, ghi lại kết quả và thông báo bước tiếp theo để thành viên hội đồng quản trị biết kết quả mong đợi.

Đánh giá và miễn nhiệm

Với các cuộc thảo luận và bỏ phiếu của bạn đã hoàn tất, hãy đưa ra một bản tóm tắt ngắn gọn về cuộc họp để làm mới những kỷ niệm. Nhắc nhở mọi người về những gì bạn đã thảo luận như một nhóm và sự đồng thuận là gì, nếu có. Đi qua các vấn đề đã được bình chọn và kết quả là gì. Sau đó bạn có thể hoãn lại cuộc họp.