Bốn cách hiệu quả để tạo một nhóm ảo

Các nhóm ảo là phổ biến nhờ công nghệ ngày nay. Bất kể nếu các thành viên trong nhóm là người địa phương hoặc ở các quốc gia khác, bạn có thể đáp ứng các mục tiêu của nhóm của mình với việc sử dụng hiệu quả công nghệ. Các nhóm ảo có cùng nhu cầu như bất kỳ nhóm nào: các nhà lãnh đạo giỏi, mục tiêu, mục tiêu, quản lý thời gian và niềm tin. Sự khác biệt duy nhất là thiếu tiếp xúc trực tiếp, có thể là một thách thức đối với một đội. Sử dụng một số thực tiễn tốt nhất để khắc phục sự thiếu tiếp xúc trực diện và những thách thức của công nghệ.

Chọn thành viên nhóm mạnh

Các thành viên trong nhóm có liên quan là nền tảng của một nhóm ảo hiệu quả. Để tạo một nhóm hiệu quả, hãy xác định những gì cần phải hoàn thành và tại sao một nhóm là tốt nhất để giải quyết vấn đề hoặc mục tiêu. Xác định các loại cá nhân cần thiết để đạt được các mục tiêu. Chọn các cá nhân tốt nhất cho các nhiệm vụ và mời hoặc chỉ định chúng cho nhóm. Sau khi họ xác nhận, chào mừng họ đến với nhóm và thông báo cho họ về ngày và giờ họp quan trọng.

Cung cấp công nghệ cần thiết

Một nhóm ảo hiệu quả cần các thiết bị và phương thức truyền thông chất lượng. Mỗi thành viên trong nhóm phải có quyền truy cập vào các thiết bị liên lạc hoạt động đúng. Các nhóm ảo cần những điều cơ bản: điện thoại và số điện thoại có thể truy cập, tài khoản email đang hoạt động, truy cập Internet tốc độ cao và máy tính. Các trang web chia sẻ video và dịch vụ hội nghị qua điện thoại cung cấp những cách cơ bản để tổ chức các cuộc họp. Bất kể bạn sử dụng phương pháp nào, một nhóm hiệu quả là một nhóm có thể khắc phục việc thiếu giao tiếp mặt đối mặt để đảm bảo mọi người hiểu và hỗ trợ các nhiệm vụ, giải pháp và quyết định.

Chỉ định một người lãnh đạo có kỹ năng

Trưởng nhóm chỉ đạo nhóm hướng tới mục tiêu trong thời gian quy định. Xác định trách nhiệm của người lãnh đạo, trước khi chọn nhóm hoặc làm nhóm. Nếu một nhà lãnh đạo không được chọn trước khi nhóm thành lập, nhóm nên chọn một người. Người lãnh đạo nên phân công nhiệm vụ cụ thể cho mỗi người để tiến tới mục tiêu. Nhà lãnh đạo sắp xếp các cuộc họp tiếp theo để thảo luận về tiến trình trong các nhiệm vụ.

Thiết lập quy tắc tham gia

Các nhóm ảo hiệu quả tuân theo các quy tắc tạo điều kiện thực hiện các cam kết với tư cách là một nhóm. Các đội ảo khác với các đội mặt đối mặt. Các nhóm ảo yêu cầu các cuộc họp và truyền thông hiệu quả. Tạo giải pháp cho xung đột, những thách thức không lường trước và các vấn đề công nghệ. Sắp xếp tần suất cuộc họp, lịch trình, thủ tục và phương thức phân phối để gửi dự án.