Lời khuyên đào tạo lễ tân cho văn phòng y tế

Nhân viên tiếp tân y tế làm việc tại quầy lễ tân của các văn phòng y tế trả lời điện thoại, chào hỏi bệnh nhân và xử lý thông tin liên lạc bằng văn bản và điện tử. Nhân viên tiếp tân văn phòng y tế khác với nhân viên tiếp tân không y tế vì họ phải đối phó với bệnh nhân trái ngược với khách hàng. Thông qua các phương pháp đào tạo hiệu quả, nhân viên tiếp tân văn phòng y tế phát triển các kỹ năng cần thiết để giải quyết bầu không khí bận rộn mà họ làm việc.

Đào tạo chính quy

Phần lớn đào tạo của nhân viên tiếp tân văn phòng y tế được thực hiện tại nơi làm việc, nhưng một số nhà tuyển dụng có thể yêu cầu nhân viên tiếp tân phải được đào tạo chính thức trước khi làm việc. Điều này liên quan đến việc hoàn thành bằng cấp liên kết hai năm hoặc chương trình chứng chỉ một năm thông qua trường cao đẳng cộng đồng hoặc trường kỹ thuật. Khóa học bao gồm thuật ngữ y tế, mã hóa bảo hiểm y tế và các thủ tục văn phòng y tế. Nếu bác sĩ thường xuyên tiến hành các cuộc phỏng vấn, nhân viên tiếp tân có thể cần được đào tạo thêm về cách xử lý các yêu cầu truyền thông và các cuộc phỏng vấn.

Chỉ định một Huấn luyện viên

Một giám đốc văn phòng y tế thường được giao trách nhiệm đào tạo nhân viên tiếp tân y tế. Người quản lý thực hiện điều này bằng cách cho nhân viên tiếp tân y tế mới được thuê gặp các bác sĩ, y tá và nhân viên khác và đi tham quan tòa nhà. Người quản lý cũng chuẩn bị một sổ tay đào tạo bằng văn bản giải thích các chính sách, quy trình, nghi thức, lịch sử và kỳ vọng công việc của văn phòng y tế, được trao cho nhân viên tiếp tân mới. Người quản lý có thể ngồi xuống với nhân viên mới để xem hướng dẫn hoặc để nhân viên đọc nó lúc rảnh rỗi.

Thiết lập vai trò của nhân viên tiếp tân

Trong các thông số của chính sách và thủ tục văn phòng, người quản lý văn phòng y tế nên thiết lập vai trò của nhân viên tiếp tân y tế. Người quản lý văn phòng đào tạo nhân viên bằng cách chỉ ra các loại bệnh nhân khác nhau mà nhân viên sẽ gặp phải, chẳng hạn như người lớn tuổi bị bệnh hoặc khó nghe và bệnh nhân giận dữ. Các nhà quản lý giải thích các ưu tiên khác, chẳng hạn như nộp hồ sơ y tế, ghi lại các khoản thanh toán vào máy tính và giữ tin nhắn thư thoại và cuộc gọi điện thoại cá nhân ở mức tối thiểu. Người quản lý văn phòng cũng có thể cung cấp một danh sách các bác sĩ khác, vì vậy bệnh nhân được chuyển đến các bác sĩ khác nếu không có cuộc hẹn.

Tổ chức các cuộc họp thường xuyên

Người quản lý văn phòng và nhân viên có thể lên lịch các cuộc họp hàng tuần hoặc hàng tháng với nhân viên tiếp tân để tăng cường đào tạo với tài liệu hoặc thuyết trình trực quan, xác định các vấn đề và phát triển một kế hoạch để giải quyết các thiếu sót. Nhân viên tiếp tân mới dễ bị choáng ngợp hoặc quẫn trí trong tháng đầu tiên làm việc. Các nhà quản lý văn phòng cần trấn an nhân viên của mình rằng những cảm giác này sẽ tan biến khi họ có được kinh nghiệm trong công việc. Quản lý văn phòng cũng có thể chỉ định một nhân viên tiếp tân y tế khác trong văn phòng làm cố vấn cho nhân viên mới.