Khái niệm cơ bản về sổ cái

Quy trình kế toán đã hơn 500 năm tuổi. Kế toán hiện đại khác rất ít so với bắt đầu bởi Luca Bartolomeo de Pacioli, nhà toán học và cha đẻ của kế toán hiện đại, trong những năm 1400. Sự thay đổi lớn nhất là ở các công cụ được sử dụng: máy tính thay vì bút lông và giấy. Sổ cái là một yếu tố chính của hệ thống kế toán. Nó giữ các cuốn sách trung tâm của hệ thống của bạn và ghi lại mỗi giao dịch.

Định nghĩa

Sổ cái là một bản tóm tắt vĩnh viễn các tài khoản chi tiết tất cả các thông tin tài chính cho công ty của bạn trên các tạp chí, bao gồm bán hàng, biên lai tiền mặt và giải ngân tiền mặt. Sổ cái tổng hợp có bốn phần: biểu đồ tài khoản, giao dịch tài chính, số dư tài khoản và kỳ kế toán. Thông thường, kế toán gọi các tài khoản từ biểu đồ tài khoản là tài khoản sổ cái chung.

Tài khoản

Tài khoản của bạn bao gồm ba loại chính: tài sản (những gì bạn sở hữu), nợ phải trả (những gì bạn nợ) và vốn (vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí). Mỗi tài khoản có một tạp chí riêng nơi bạn ghi lại các khoản ghi nợ và tín dụng cho tài khoản đó theo ngày. Mỗi giao dịch sau đó được thêm vào hoặc trừ vào số dư đầu kỳ, giống như bảng sao kê ngân hàng của bạn. Vào cuối mỗi kỳ kế toán, số dư cuối kỳ của tài khoản đó được chuyển vào sổ cái. Tất nhiên, phần mềm kế toán hiện đại thường làm điều này cho bạn, vì vậy khi một tài khoản đã đăng tải vào sổ kế toán tổng hợp cho một kỳ kế toán, nó sẽ bắt đầu một kỳ kế toán mới bằng cách sử dụng số dư cuối kỳ làm số dư đầu kỳ.

Công thức

Hai công thức cơ bản chi phối tất cả các kế toán sổ cái chung. Công thức 1 đầu tiên nêu rõ rằng các tài sản (những gì bạn sở hữu vào một ngày cụ thể) trừ đi các khoản nợ (những gì bạn nợ vào một ngày cụ thể) bằng với vốn chủ sở hữu (giá trị doanh nghiệp của bạn vào một ngày cụ thể). Công thức thứ hai, khẳng định rằng thu nhập (tiền bạn mang về trong một khoảng thời gian xác định) trừ đi chi phí (tiền bạn trả trong khoảng thời gian quy định) bằng với lợi nhuận (thay đổi giá trị doanh nghiệp của bạn trong khoảng thời gian được chỉ định).

Báo cáo

Sổ cái có chứa hai báo cáo chính: Bảng cân đối kế toán và Báo cáo thu nhập. Bảng cân đối kế toán tóm tắt giá trị doanh nghiệp của bạn tại một thời điểm cụ thể bằng Công thức 1. Báo cáo thu nhập tóm tắt mức độ kinh doanh của bạn tốt hay xấu trong một khoảng thời gian nhất định và sử dụng Công thức 2. Hầu hết các công ty đều in hai báo cáo vào cuối mỗi tháng, quý và năm tài chính.

Xem chuyên gia

Sổ cái chung của bạn yêu cầu bảo trì liên tục để giữ cho nó được sắp xếp hợp lý. Kế toán viên công chứng được chứng nhận (CPAs) thường đề xuất lời khuyên sau đây để giảm số lượng công việc kiểm toán cần thiết. Loại bỏ các tài khoản số dư nhỏ bằng cách cuộn chúng thành các tài khoản lớn hơn. Tất cả các doanh nghiệp đề nghị bạn cắt tỉa số lượng tài khoản sổ cái một cách thường xuyên bằng cách hợp nhất các tài khoản tương tự. Có một người phụ trách các mục nhật ký; theo cách đó chúng chảy tương tự và chỉ được theo dõi bởi một người.