Cách tốt để bắt đầu một lá thư kinh doanh

Chủ doanh nghiệp nhỏ và nhân viên của họ thường sử dụng thư kinh doanh để liên lạc với khách hàng, đồng nghiệp và nhà cung cấp. Thư kinh doanh được sử dụng như một công cụ bán hàng để giúp các doanh nghiệp giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ mới, bắt đầu hợp tác, tạo doanh số và cung cấp thông tin hữu ích cho độc giả dự định. Chọn cách hiệu quả nhất để bắt đầu thư kinh doanh của bạn phần lớn phụ thuộc vào độc giả của bạn và thông điệp bạn đang cố gắng chuyển tiếp.

Giới thiệu bản thân

Các chủ doanh nghiệp nhỏ thường viết thư kinh doanh để giới thiệu bản thân và doanh nghiệp của họ, cho các tổ chức kinh doanh và chuyên nghiệp mà họ muốn tham gia, khách hàng tiềm năng, đối tác kinh doanh tiềm năng và cho các thành viên của phương tiện truyền thông. Bắt đầu các loại chữ cái này bằng cách cung cấp tên, tên doanh nghiệp và thông tin cơ bản ngắn gọn về doanh nghiệp của bạn. Bạn có vài giây để thu hút sự chú ý của khán giả và cho họ biết bạn là ai và bạn làm gì.

Hỏi câu hỏi

Đặt câu hỏi mà độc giả của bạn có thể tò mò muốn có câu trả lời, cho dù bạn đang viết cho đồng nghiệp hay khách hàng. Câu hỏi nên phản ánh một giải pháp mà người đọc có thể tìm kiếm. Bằng cách đặt câu hỏi đúng, bạn ngay lập tức thu hút người đọc và khiến anh ta có xu hướng tiếp tục đọc thư của bạn.

Nếu bạn mở thư kinh doanh bằng một câu hỏi, hãy chắc chắn rằng nội dung trong thư cung cấp câu trả lời cho câu hỏi bạn đã hỏi hoặc một số loại giải pháp. Nếu không, bức thư sẽ không cung cấp cho độc giả một khoản tiền xứng đáng.

Cung cấp nghiên cứu và thống kê

Bắt đầu với các sự kiện và thu hút độc giả vào thư của bạn. Cho dù bạn đang trích dẫn doanh số cho đối tác tiềm năng hoặc cung cấp cho khách hàng dữ liệu được nghiên cứu về một thành phần phổ biến bạn sử dụng trong một trong các công thức của mình, hãy bắt đầu một bức thư với nghiên cứu và thống kê cho thấy phần còn lại của thư. Tránh sử dụng ngôn ngữ mà một người đọc thông thường sẽ không hiểu; loại bỏ biệt ngữ và chỉ cần nêu các sự kiện trong đoạn giới thiệu của bạn.

Sử dụng tiêu đề

Tin tức trong các ấn phẩm, trực tuyến và ngoại tuyến, sử dụng các tiêu đề để thu hút sự chú ý của khán giả. Các nhà quảng cáo sử dụng cách tiếp cận tương tự khi quảng bá sản phẩm của họ đến thị trường mục tiêu của họ trong các chiến dịch quảng cáo. Viết thư kinh doanh cũng không khác; áp dụng kỹ thuật này khi bạn bắt đầu kinh doanh tiếp theo tốt hơn.

Tạo một tiêu đề táo bạo, hấp dẫn giới thiệu cho người đọc về chủ đề bức thư của bạn. Cynthia Perun, một nhà văn đóng góp cho "Doanh nhân", lưu ý rằng khi trình bày thông tin quan trọng, các tiêu đề có thể dài bằng ba hoặc bốn câu.