Hướng dẫn thành lập hệ thống và tổ chức đấu thầu

Lấy sản phẩm hoặc dịch vụ với chi phí tốt nhất là bản chất của mua sắm. Trong khi mua sắm có thể xảy ra ở bất kỳ quy mô nào, các quy trình và tập đoàn của chính phủ thường thiết lập các hệ thống mua sắm. Khi bạn hoạt động ở quy mô lớn hơn, một hệ thống và tổ chức mua sắm sẽ giúp cạnh tranh kinh doanh công bằng hơn, đảm bảo hiệu quả chi phí và giúp đánh giá rủi ro.

Thẩm định, lượng định, đánh giá

Khi thiết lập hệ thống mua sắm và hướng dẫn tổ chức, điều quan trọng là bao gồm các phương pháp đánh giá bằng cách sử dụng định dạng có cấu trúc. Đánh giá giúp đánh giá một hệ thống mua sắm để liệt kê các điểm yếu và điểm mạnh của nó theo các chỉ số hiệu suất. Ngoài ra, họ thảo luận về các ràng buộc của một hệ thống mua sắm để nó vẫn cạnh tranh và tuân theo các quy trình chính xác. Đánh giá có thể bao gồm một quá trình dự báo, lập ngân sách, xác định thông tin cần thiết để thu thập, xác định các bên liên quan để có thể phỏng vấn và kiểm tra các chính sách và quy định.

Nguyên tắc

Việc thiết lập các nguyên tắc trong một hệ thống và tổ chức mua sắm giúp ngăn ngừa gian lận và âm mưu. Nguyên tắc tốt để sử dụng bao gồm trách nhiệm, minh bạch và cạnh tranh công bằng. Trách nhiệm giúp đảm bảo lợi ích tốt nhất của một thực thể, cũng như của các đối tác kinh doanh của nó, luôn được xem xét. Sự minh bạch thông qua hành động của tài liệu phù hợp giúp cho thấy rằng các phương pháp mua sắm là hợp lý. Cạnh tranh công bằng giúp cung cấp nền tảng chung cho tất cả các nhà thầu để người ta không thể ảnh hưởng đến kết quả của việc mua sắm mà không đưa ra các điều khoản có lợi. Các doanh nghiệp và cơ quan công cộng cũng có thể muốn bao gồm việc sử dụng công nghệ để hợp lý hóa quy trình mua sắm, cũng như cung cấp khả năng cho công chúng hoặc các bên liên quan giám sát quá trình và thực hiện mua sắm.

Phương pháp

Một doanh nghiệp phải luôn luôn nêu các phương thức mua sắm được chấp nhận trong các hướng dẫn của nó. Mặc dù phương thức mua sắm phổ biến nhất là đấu thầu cạnh tranh, nó cũng có thể bao gồm hợp đồng trực tiếp, thực hiện kinh doanh lặp lại với một thực thể đã giành được giá thầu mua sắm trước đó và mua sắm với giá tốt nhất hiện có.

Các bước mua sắm

Sau khi thiết lập các phương thức mua sắm được chấp nhận, một công ty nên liệt kê các bước thích hợp để thực hiện để mua sắm hàng hóa hoặc dịch vụ. Các bước này có thể bao gồm xác định các nhà cung cấp có thể đáp ứng yêu cầu của công ty, liên hệ với các nguồn cung cấp để đề xuất và xem xét các chính sách và thực tiễn của các nhà cung cấp tiềm năng. Khi một công ty nhận được giá thầu chấp nhận được, công ty có thể bắt đầu đàm phán hợp đồng để bắt đầu quá trình thực hiện hợp đồng. Hệ thống mua sắm và hướng dẫn tổ chức nên bao gồm các mốc mua sắm để ghi chép, căn cứ để gia hạn hợp đồng và phương thức thanh toán ưa thích.