Hướng dẫn phát hành hóa đơn bán hàng

Khách hàng thường muốn có hóa đơn bán hàng bất cứ khi nào họ mua các mặt hàng hoặc dịch vụ, bởi vì biên nhận xác minh rằng giao dịch đã xảy ra và xác định chính xác những gì đã mua. Biên lai bán hàng rất hữu ích theo quan điểm của người bán, vì chúng cho phép theo dõi hàng tồn kho và doanh thu. Thực hiện theo các hướng dẫn cơ bản trong khi phát hành biên lai bán hàng đảm bảo nhu cầu của cả thương gia và khách hàng được đáp ứng.

Nội dung

Theo luật, biên lai điện tử do nhà cung cấp phát hành phải tuân thủ các quy định của khu vực mà nhà cung cấp phát hành hóa đơn, trong hầu hết các trường hợp liên quan đến các quy định của Tổng công ty Bảo hiểm tiền gửi Liên bang. Trong hầu hết các khu vực pháp lý, điều này có nghĩa là người bán phải cho biết thẻ hoặc ngân hàng được sử dụng, ngày giao dịch và số ủy quyền. Biên lai cũng phải bao gồm tên hoặc tên viết tắt của người giao dịch, cũng như số nhận dạng của bộ phận và cửa hàng. Nó nên có chỗ cho cả chữ ký của người bán và khách hàng, mô tả về các mặt hàng được bán, mô tả loại giao dịch, loại bản sao - khách hàng hoặc thương gia - và thông báo về việc giữ lại biên lai. Số tiền cho mỗi mặt hàng, cùng với tổng và số tiền giảm giá hoặc thuế cũng sẽ xuất hiện. Nếu người mua đã sử dụng loại tiền khác với loại tiền của người bán, biên lai sẽ hiển thị chuyển đổi.

Số lượng bài dự thi

Mặc dù biên lai bán hàng có thể có hàng chục mặt hàng riêng lẻ được liệt kê cho giao dịch, thương nhân chỉ nên đếm mỗi lần nhận một lần. Nếu nhà cung cấp đếm biên lai nhiều lần, khách hàng có thể bị lập hóa đơn nhiều lần, dẫn đến tranh chấp về hóa đơn. Các doanh nghiệp nhỏ đặc biệt cần phải tích cực trong việc tính mỗi biên nhận là một mục duy nhất vì họ ít có khả năng tài chính để giải quyết các xung đột này. Nếu bạn vô tình in nhiều biên lai, hãy bỏ trống các tính năng bổ sung.

Tiền gửi

Ngân hàng xử lý cho một thương gia sử dụng biên lai bán hàng để xác minh từng giao dịch và ủy quyền chuyển số tiền chính xác từ khách hàng sang thương gia. Điều này có nghĩa là các thương nhân được trả tiền khi ngân hàng xử lý các biên lai, chứ không phải tại thời điểm khách hàng trải qua kiểm tra thực tế hoặc trực tuyến. Đây là một phần lý do tại sao khách hàng có thể mất vài ngày để trừ đi số tiền bán hàng từ tài khoản của mình. Vì lý do này, lợi ích của một thương gia là phát hành hóa đơn bán hàng càng sớm càng tốt, lý tưởng ngay tại thời điểm giao dịch và đưa nó đến ngân hàng xử lý cùng ngày. Bạn phải cung cấp biên nhận tại thời điểm giao dịch nếu giao dịch là điện tử, như được nêu trong mã FDIC.

Biên lai khác

Các doanh nghiệp và cá nhân rất nhỏ bán các mặt hàng không thường xuyên có thể sử dụng ghi chú thay vì phiếu bán hàng để hiển thị một giao dịch đã xảy ra. Các mục này phục vụ cùng một mục đích, nhưng một ghi chú giống như một bức thư. Nó nên chứa các yếu tố giống như một phiếu bán hàng. Thông thường, nếu một nhà cung cấp chọn ghi chú, anh ta có các mẫu cho phép anh ta nhanh chóng điền dữ liệu cần thiết và in ghi chú cho khách hàng.