Hướng dẫn về chính sách và thủ tục viết

Các chính sách và thủ tục, hoặc hướng dẫn được đưa ra để lập kế hoạch cho các mục tiêu dài hạn, được tạo ra để đo lường tính nhất quán trong kinh doanh. Các chính sách và thủ tục được viết tốt không chỉ giải quyết việc doanh nghiệp có tuân thủ các nguyên tắc của tiểu bang và liên bang hay không, mà còn thảo luận về cách vận hành doanh nghiệp, tập trung vào quản lý rủi ro và cải thiện cách thức kinh doanh được tiến hành. Cụ thể, các chính sách và thủ tục tiêu chuẩn hóa các hoạt động nhất định cho sự phù hợp cộng với làm rõ giao tiếp với nhân viên.

Tiêu điểm

Trong kế hoạch cho tài liệu, quyết định tập trung. Tránh tạo chính sách và quy trình cho từng bước trong một bộ phận, chẳng hạn như cách trả lời điện thoại. Thay vào đó, làm việc theo từng giai đoạn và chọn các phòng ban và quy trình của họ có ý nghĩa nhất đối với công ty, chẳng hạn như làm thế nào để theo dõi hàng tồn kho của khách hàng. Kiểm tra xem các quy trình bạn tài liệu có các quy trình được coi là được thiết lập tốt. Ưu tiên từng quy trình theo tầm quan trọng của nó và tiếp tục với từng bộ phận cho đến khi bạn đạt đến cuối giai đoạn này.

Nội dung

Tài liệu thành công nên bao gồm một văn bản tiêu chuẩn ở đầu nêu rõ mục đích và phạm vi của quy trình, xác định các bộ phận chịu trách nhiệm và định nghĩa cho các thuật ngữ chính. Cũng cần thiết là các phép đo mà kết quả và quy trình xếp loại, cộng với bất kỳ tài liệu tham khảo nào đến các tài liệu khác hoặc luật và quy định hiện hành. Ngoài ra, bao gồm các biểu mẫu có liên quan đến các quy trình được phác thảo, chẳng hạn như biểu mẫu kiểm kê, biểu mẫu thông tin khách hàng hoặc các tài liệu khác.

Tránh lỗi

Tránh sai sót trong việc lập tài liệu và chính sách bằng cách tuân thủ bảy chữ C: bối cảnh, tính nhất quán, tính đầy đủ, kiểm soát, tuân thủ, tính chính xác và sự rõ ràng, theo Hướng dẫn về Chính sách và Quy trình Viết của Work.com. tài liệu, cần mô tả rõ ràng các quy trình là gì và làm thế nào để thực hiện chúng. Tính nhất quán giúp tạo ra một cách viết tiêu chuẩn về chính sách và thủ tục. Về mặt đầy đủ, các chính sách và thủ tục cần giải thích một cách hợp lý các quy trình mà không có lỗ hổng thông tin. Kiểm soát có nghĩa là bạn nên liệt kê các phép đo xác định một quy trình đang được thực hiện hiệu quả. Các vấn đề tuân thủ, hoặc hướng dẫn theo các quy tắc của tiểu bang và liên bang, phải liên quan đến các quy tắc có liên quan mà chúng được viết. Cuối cùng, các tài liệu phải đúng ngữ pháp và súc tích.

Cải thiện

Bạn có thể tiết kiệm tiền và cải thiện năng suất bằng cách tạo ra các chính sách và quy trình để cải tiến liên tục. Tài liệu lỗi thời cản trở khả năng của bạn để giải quyết các khu vực có vấn đề. Thường xuyên so sánh tài liệu với các quy trình hiện tại và cập nhật tài liệu theo thay đổi động.