Cách lập tài liệu dự án 5S

Các nhà quản lý cải tiến dự án thành công thực hiện các kỹ thuật sản xuất tinh gọn sử dụng phương pháp 5S để loại bỏ lãng phí và cải thiện sự hài lòng của khách hàng. Để loại bỏ lãng phí, các nhà quản lý dự án thực hiện năm loại hành động dựa trên các từ tiếng Nhật. Các quy trình vệ sinh này bao gồm Seiri (Sắp xếp), Seiton (Sắp xếp theo thứ tự), Seison (Shine), Seiketsu (Tiêu chuẩn hóa) và Shitsuke (Bền vững). Kết quả là, các công cụ dự án được sắp xếp và sắp xếp để chúng có thể có sẵn khi cần. Bằng cách giữ cho không gian làm việc của bạn sạch sẽ và ngăn nắp, mọi thứ (và mọi người) sẽ giữ trật tự. Để ghi lại quá trình để sau này bạn có thể đánh giá, phân tích và kiểm toán dự án 5S, thực hiện 5S theo các giai đoạn và chuẩn bị báo cáo cho từng giai đoạn.

1.

Tạo một kế hoạch kiểm soát thay đổi để quản lý chất lượng. Sử dụng định dạng của riêng bạn hoặc tải xuống một mẫu từ các trang web, chẳng hạn như trang web Microsoft Office Mẫu, cung cấp quyền truy cập để thay đổi các mẫu kiểm soát.

2.

Tổ chức các cuộc họp thường xuyên và tài liệu đề xuất thành viên nhóm trong một cuộc họp. Sử dụng các công cụ như Microsoft OneNote để ghi lại các quyết định đã thực hiện và các hành động được thực hiện. Phân phối các tài liệu này qua email. Lưu trữ chúng bằng cách tải chúng lên các trang web mạng nội bộ, kho tài liệu của công ty hoặc không gian làm việc hợp tác, chẳng hạn như Microsoft Sharepoint.

3.

Sử dụng các công cụ cải tiến quy trình, như báo cáo tiến độ và bảng quan sát thời gian, để xác định, phân tích, đo lường, cải thiện và kiểm soát các quy trình. Tạo các báo cáo trạng thái mô tả cách các kết quả này trao quyền cho nhóm, cải thiện các quy trình cụ thể bằng cách phân tích trạng thái hiện tại (nguyên trạng) và xác định trạng thái trong tương lai (sẽ). Bằng cách xác định khoảng cách giữa hai người, bạn có thể tạo một kế hoạch thực hiện và kế hoạch hành động.

4.

Tạo một kế hoạch kiểm toán. Kế hoạch này nên xác định nhân sự có thể đi qua nơi làm việc và loại bỏ tất cả các công cụ không cần thiết. Điều này cho phép bạn và nhân viên của bạn đảm bảo bạn có đúng công cụ và vật liệu để hoàn thành công việc. Kế hoạch cần kiểm tra xem các công cụ còn lại được sắp xếp theo tần suất sử dụng và người dùng chính. Nó cũng nên mô tả cách kiểm tra kỹ lưỡng bằng tay rằng việc bảo trì cơ sở chung xảy ra và đảm bảo rằng các công cụ, quy trình và quy trình được tiêu chuẩn hóa được triển khai và sử dụng. Một kế hoạch kiểm toán toàn diện giúp bạn và doanh nghiệp nhỏ của bạn duy trì các thay đổi. Xuất bản những câu chuyện thành công để duy trì năng lượng và sự nhiệt tình.

5.

Mô tả từng quy trình 5S trong các tài liệu chi tiết và phân phối chúng cho tất cả các thành viên trong nhóm bằng cách sử dụng email hoặc công nghệ truyền thông xã hội như wiki, diễn đàn hoặc blog. Tạo danh sách kiểm tra và áp phích để củng cố phương pháp luận. Đào tạo nhân viên trong việc sử dụng các quy trình này bằng tài liệu này. Ngoài ra, các tài nguyên miễn phí, chẳng hạn như trang web OpenC thảoWare của Viện Công nghệ Massachusetts, cung cấp tài liệu khóa học, công cụ và tài nguyên để truyền đạt các thực tiễn tốt nhất liên quan đến phương pháp 5S.