Cách tìm lỗi trong số dư dùng thử chưa được điều chỉnh

Sức mạnh của phương pháp kế toán kép tập trung vào bản chất tự kiểm tra của nó, dẫn đến sự tin tưởng rằng hồ sơ tài chính của một doanh nghiệp là đầy đủ và chính xác. Số dư dùng thử là một báo cáo kế toán hiện ít quan trọng hơn khi phần mềm kế toán máy tính nội bộ thủ tục nhập kép, yêu cầu ghi lại một giao dịch và do đó loại bỏ các lỗi sao chép giữa ghi nợ và ghi có của bất kỳ một giao dịch nào.

Tuy nhiên, số dư dùng thử vẫn có một vị trí, khi một kế toán viên hoặc kế toán viên muốn hiển thị trạng thái của một vị tướng trước khi sửa lỗi, được gọi là điều chỉnh, cần thiết khi số dư dùng thử sẽ không cân bằng. Cho dù bạn đang sử dụng hệ thống kế toán thủ công hay dựa trên máy tính, số dư dùng thử chưa được điều chỉnh sẽ đóng vai trò là một tài liệu nội bộ mạnh mẽ để duy trì tính chính xác của tài khoản của công ty.

Cấu trúc một báo cáo số dư thử nghiệm chưa được điều chỉnh

Ở dạng đơn giản nhất, báo cáo số dư dùng thử về cơ bản bao gồm ba cột: tên tài khoản và số tiền ghi nợ và tín dụng cho mỗi tài khoản. Các tài khoản về bản chất là tài khoản ghi nợ hoặc tín dụng, do đó thường chỉ có dữ liệu trong cột tương ứng. Cột kia có giá trị bằng không. Tổng số các khoản ghi nợ và tín dụng cho tất cả các tài khoản phải bằng nhau để giúp xác nhận tính chính xác của dữ liệu trong sổ cái và số dư dùng thử sẽ không cân bằng nếu một giao dịch không được nhập chính xác trong cả một tài khoản ghi nợ và tín dụng. Chuẩn bị báo cáo số dư thử nghiệm trước khi sửa chữa được gọi là số dư thử nghiệm chưa được điều chỉnh. Nếu nó không có lỗi hoặc nếu việc sửa lỗi cho các tài khoản sau đó được thực hiện để mang lại sự cân bằng, thì một báo cáo tiếp theo sẽ được gọi là số dư dùng thử đã điều chỉnh.

Những tài khoản nào có nhiều khả năng có số dư Nợ nhất?

Thông thường, các tài khoản như chi phí, thua lỗ, tài sản, tiền mặt và tài khoản vẽ của chủ sở hữu có số dư nợ. Đây là những tài khoản có giá trị tăng với các mục ghi nợ trong khi giảm với mục tín dụng. Tương tự, các tài khoản như doanh số, lãi vốn, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu có số dư tín dụng. Số dư của họ tăng khi được ghi có, và họ giảm khi ghi nợ.

Tất cả các giao dịch tạo cả mục ghi nợ và tín dụng, ngay cả khi bạn chỉ nhập giao dịch một lần trong ứng dụng kế toán tạo định dạng nhập kép trong phần mềm. Ví dụ: một công ty nhận khoản vay ngân hàng 5.000 đô la sẽ ghi nợ tài khoản tiền mặt của mình, làm tăng giá trị của tài khoản đó thêm 5.000 đô la, đồng thời ghi có vào tài khoản phải trả của tài khoản đó với cùng số tiền, vì số tiền cho vay còn nợ đã tăng lên.

Ví dụ về lỗi sao chép là gì?

Hãy xem xét khoản vay ngân hàng 5.000 đô la từ góc độ số dư dùng thử. Nếu cả hai mục ghi nợ và tín dụng khớp nhau, giao dịch này sẽ cân bằng và không có tác động tiêu cực đến số dư dùng thử của sổ cái. Tuy nhiên, hình ảnh một công ty sử dụng hệ thống sổ sách kế toán thủ công và khoản vay đã bị ghi nợ vào tài khoản tiền mặt là 5.000 đô la nhưng được ghi có vào tài khoản phải trả là 500 đô la. Đối với sổ cái chung bao gồm các tài khoản này, số dư dùng thử sẽ không cân bằng nếu điều này không được giải quyết. Vì các khoản nợ và tín dụng dễ dàng được so sánh trên báo cáo số dư thử nghiệm, số dư dùng thử chưa được điều chỉnh sẽ cho thấy sự khác biệt 4.500 đô la giữa các khoản ghi nợ và tín dụng. Số không bị thiếu là một ví dụ về lỗi sao chép được phát hiện bởi báo cáo số dư thử nghiệm.

Lỗi được tiết lộ bởi số dư dùng thử chưa được điều chỉnh

Mặc dù khá hiệu quả trong việc tiết lộ một số loại lỗi, nhưng số dư dùng thử chưa được điều chỉnh sẽ không xác định chính xác mọi lỗi và trên thực tế, có một số loại lỗi không thể được phát hiện bởi số dư dùng thử. Chẳng hạn, nếu sổ cái giảm 0, 80 đô la, bạn sẽ sử dụng quy trình nào để tìm lỗi? Có một số bước mà bạn có thể thực hiện, tăng độ phức tạp, nhưng điều đầu tiên cần xem xét là số lượng của sự mất cân bằng. Một con số như $ 0, 80 có thể chỉ đơn giản là bỏ đi số xu từ một mục nhập. Theo logic, sau đó, bạn có thể tìm kiếm các giao dịch từ các khoản ghi nợ hoặc tín dụng, tùy theo số tiền hiển thị là 80 xu, với số tiền kết thúc bằng 0, 80 đô la và kiểm tra mục tương ứng của nó trong tài khoản khác.

Tuy nhiên, sự khác biệt 80 cent có thể là tích lũy hoặc ngẫu nhiên, khiến cho việc tìm kiếm của bạn trở nên khó khăn hơn. Các bước phổ biến để tìm lỗi trong số dư dùng thử bao gồm:

• Thêm các cột số dư dùng thử không chính xác: được tìm thấy đơn giản bằng cách kiểm tra lại bổ sung.

• Thiếu tài khoản sổ cái: so sánh số tiền mất cân đối với các mục tài khoản trong cột giá trị cao hơn để tìm tài khoản bị thiếu trong cột giá trị thấp hơn.

• Nhập một tài khoản vào cột sổ cái sai: chia số tiền mất cân đối cho 2 và tìm kiếm số dư tài khoản cho số tiền này.
• Chia số lượng mất cân bằng cho 9: Nếu sự mất cân bằng chia hết cho 9, có khả năng chuyển vị (chuyển chữ số) hoặc vị trí chuyển vị (vị trí không chính xác của dấu thập phân) gây ra lỗi.

Nếu vẫn còn lỗi, bạn sẽ cần tìm kiếm các tài khoản cá nhân có trong số dư dùng thử.

Cảnh báo

• Một số lỗi không được tiết lộ bởi số dư dùng thử, bao gồm các lỗi như giao dịch bị bỏ qua hoặc lỗi được ghi lại không chính xác nhưng giống hệt nhau trong hai tài khoản. Số dư dùng thử không cân bằng chắc chắn chỉ ra lỗi, trong khi số dư dùng thử cân bằng có thể có hoặc không có lỗi.