Cách định dạng thư doanh nghiệp chuyên nghiệp trong Word

Thư kinh doanh có một định dạng nhất định. Trong một số trường hợp, bạn có thể viết hoặc định dạng một lá thư ít hơn so với tìm kiếm chính thức, nhưng trong các trường hợp khác, việc gửi một lá thư mà bỏ qua các quy ước viết thư kinh doanh có thể xác định bạn là một người kém chuyên nghiệp.

Sử dụng mẫu thư doanh nghiệp của Microsoft Office - đi kèm với bộ phần mềm Microsoft Office - là một nơi tốt để bắt đầu. Khi bạn đã quen thuộc hơn với các quy ước, bạn sẽ biết khi nào nên phá vỡ chúng.

Mẫu thư doanh nghiệp cho Word

Một cách dễ dàng để định dạng thư doanh nghiệp trong Word là sử dụng mẫu Microsoft Office; trong trường hợp này, mẫu đó là mẫu thư doanh nghiệp chính thức, có sẵn từ Microsoft trực tuyến và có thể tải xuống từ Microsoft trực tiếp tại liên kết này trực tuyến.

Sơ khảo

Nếu bạn không sử dụng mẫu mà bắt đầu từ đầu, bạn sẽ muốn chọn một phông chữ và cỡ chữ phù hợp. Ngày nay, khi rất nhiều thư kinh doanh được gửi qua thư điện tử, hãy chọn một phông chữ trông đẹp trên giấy và nó cũng hoạt động tốt trong e-mail. Georgia hoặc Times New Roman là những phông chữ serif tốt cho mục đích này. Arial , Verdana và Tahoma là các phông chữ sans serif phổ biến - mặc dù phần thân tài liệu bạn đang đọc ở đây không bao gồm các phông chữ sans-serif, vì vậy phông chữ Arial được mô tả là serif và không giống như sans serif .

Phần tiêu đề trong bài viết này - Mẫu thư doanh nghiệp cho Word; Sơ khảo; Các bộ phận của Thư doanh nghiệp - sử dụng phông chữ sans serif .

Một phông chữ serif có một vài nét bổ sung và trông giống như phông chữ được tìm thấy trong các bài báo từ Thời báo New York và trên nhiều tờ báo hàng ngày khác, mặc dù USA Today sử dụng phông chữ sans serif .

Để xác định serif từ phông chữ sans serif, hãy nhìn kỹ. Khi bạn nhìn kỹ vào một phông chữ serif, bạn sẽ thấy rằng tất cả các nét dọc đều có "feet", đó là một nét ngang ngắn ở chân của mỗi dọc. Một phông chữ sans serif không bao gồm những nét bổ sung đó. Bài viết về Fonts.com trong Tài liệu tham khảo thảo luận chi tiết hơn về hai loại kiểu chữ.

Về việc bạn nên sử dụng phông chữ serif hay sans serif, không có quy tắc khó và nhanh, nhưng phông chữ serif trông trang trọng hơn. Một phông chữ serif là lý tưởng để gửi sơ yếu lý lịch của bạn cho một công ty luật giày trắng, ví dụ. Một phông chữ sans serif trông hiện đại hơn, chẳng hạn như bạn có thể sử dụng trong sơ yếu lý lịch mà bạn sẽ gửi cho một công ty có cảm giác trẻ trung, hiện đại với nó, thay vì một cảm giác cổ điển, có sẵn.

Cỡ chữ rất quan trọng - quá lớn trông có vẻ khó đọc và quá nhỏ rất khó đọc. Cỡ chữ 12 là một sự thỏa hiệp tốt.

Đối với khoảng cách, cho dù là không gian đơn hay đôi - trong hầu hết các trường hợp, khoảng cách đơn hoạt động tốt hơn cho một thư kinh doanh. Đối với một điều, khoảng cách đơn giúp dễ dàng phù hợp với chữ cái trên một trang duy nhất, đó luôn là một ý tưởng tốt khi giao tiếp với các giám đốc điều hành bận rộn.

Các bộ phận của một lá thư kinh doanh

Một thư kinh doanh chuyên nghiệp thường bắt đầu bằng ngày ở trên cùng, như trong ví dụ của Microsoft. Viết nó ra, chẳng hạn như bạn thấy với ví dụ này - ngày 7 tháng 3 năm 2018 - chính thức hơn so với việc bạn viết nó là: 3/7/2018. Ngoài ra, nếu bạn đang liên lạc với ai đó ở nước ngoài, hãy luôn viết nó ra, như bạn thấy vào ngày 7 tháng 3 năm 2018; mặt khác, người nhận có thể bị nhầm lẫn bởi quy ước đặt tháng đầu tiên.

Ở nhiều nước, quy ước là viết ngày đầu tiên và sau đó là tháng. Sử dụng các quy tắc định dạng cho ngày 7 tháng 3 năm 2018, bạn sẽ thấy ngày 7 tháng 3 năm 2018 và cũng được viết là ngày 7 tháng 3 năm 2018. Tại Mỹ, định dạng ngày 7/3/2018 sẽ biểu thị ngày 3 tháng 7 năm 2018 chứ không phải ngày 7 tháng 3 năm 2018.

Sau ngày, bấm "Enter" ít nhất một lần, để biểu thị ít nhất một lần quay trở lại giữa các dòng. Sau đó, để lại một vận chuyển trở lại cho khối người gửi:

Từ: ____ (tên của bạn)

Tiêu đề của bạn

Công ty của bạn

Tên

Địa chỉ đường

Thành phố, bang Zip

Sau khối người gửi, bấm "Enter" để biểu thị một lần trả lại vận chuyển, sau đó chèn khối người nhận, theo định dạng tương tự như khối người gửi.

Theo khoảng cách có liên quan, bạn có một sự lựa chọn. Nếu nội dung thư của bạn ngắn, bạn có thể nhấn "Enter" hai hoặc ba lần để biểu thị hai hoặc ba lần trả lại xe ngựa, do đó bạn không làm cho bức thư có vẻ quá ngắn. Nếu đó là một chữ cái dài hơn, bấm "Enter" hai lần. Ý tưởng là khi bạn đã hoàn thành bức thư thì phần thân của bức thư nên được tập trung trực quan, ở bất kỳ mức độ nào có thể. Tiếp theo, bạn sẽ viết:

Kính gửi người nhận:

Lưu ý rằng sau tên người nhận, bạn sẽ sử dụng dấu hai chấm - không phải dấu phẩy hoặc dấu gạch ngang. Trong thư cá nhân, bạn có thể sử dụng dấu phẩy, nhưng trong thư kinh doanh hoặc chuyên nghiệp, bạn sẽ sử dụng dấu hai chấm. Sau đó nhấn "Enter" để biểu thị sự trở lại của xe ngựa.

Tiếp theo, đến cơ thể của bức thư. Khi viết phần thân, hãy nhớ rằng các đoạn văn ngắn dễ đọc hơn - Bạn không muốn làm cho người đọc bị choáng ngợp với một lượng thông tin khổng lồ. Hình thức của Microsoft được sắp xếp độc đáo theo cách đó, với tám dòng chữ được chia thành ba đoạn ngắn.

Sau phần thân của bức thư, bấm "Enter" để biểu thị một lần quay trở lại. Sau đó, hãy viết một cách gần gũi - thông thường, bạn sẽ viết một cách gần gũi đơn giản, chẳng hạn như "Trân trọng" hoặc "Trân trọng." Tránh viết gần gũi cá nhân mà bạn chỉ viết cho bạn bè hoặc gia đình.

Tiếp theo, nếu bạn đang viết một bức thư thư, hãy bấm "Enter" một lần để biểu thị một lần quay trở lại vận chuyển bổ sung để chừa khoảng trống cho chữ ký của bạn. Nếu bạn đang viết email, bấm "Enter" hai lần, để biểu thị hai lần trả hàng. Sau đó, nhập tên của bạn và sau tên của bạn, nhập tên doanh nghiệp của bạn, chẳng hạn như bạn thấy ở đây:

Patrick Gleeson

Giám đốc