Cách viết Giấy chứng nhận sẵn sàng cho một lô hàng

Giấy chứng nhận sẵn sàng liên quan đến các lô hàng đề cập đến một tài liệu chính thức trong đó một cá nhân hoặc công ty xác nhận rằng một lô hàng được xếp theo đúng thứ tự và sẵn sàng để chuyển sang giao hàng. Những tài liệu này - còn được gọi là hóa đơn vận chuyển - có lợi vì chúng cung cấp hồ sơ bằng văn bản về hàng hóa được vận chuyển; tình trạng của hàng hóa; các chính sách và quy định lô hàng phải tuân theo; và các dữ liệu cơ bản khác, chẳng hạn như thông tin liên lạc cho cả người giao hàng và người mua. Nếu người mua nhận được hàng hóa bị hư hỏng hoặc không đủ, chứng nhận có thể cung cấp bằng chứng về người chịu trách nhiệm tại công ty vận chuyển hoặc, trong một số trường hợp, chứng minh rằng có vấn đề xảy ra sau khi giao hàng.

1.

Nhập "SHIPPER:" theo sau là tên của bạn hoặc tên của công ty vận chuyển. Quay trở lại một lần và viết thông tin liên lạc đầy đủ cho bạn hoặc công ty, bao gồm email, điện thoại và địa chỉ fax và số.

2.

Trả lại hai lần. Nhập "RECIPIENT:" theo sau là một lần trả lại và thông tin liên hệ của người nhận.

3.

Trả lại gấp đôi và viết "NGÀY:" theo sau là ngày hiện tại.

4.

Trả lại gấp đôi và viết một đoạn chỉ ra rằng bạn hoặc công ty vận chuyển đang cung cấp giấy chứng nhận sẵn sàng để xác minh tình trạng hàng hóa được vận chuyển và tính đầy đủ của đơn đặt hàng của người mua. Bao gồm số đơn đặt hàng của người mua cũng như số tài khoản, nếu có, cũng như ngày mà hàng hóa phải được vận chuyển.

5.

Nhân đôi trở lại hai lần nữa và viết một tiêu đề như "Hàng hóa cho lô hàng" hoặc một cái gì đó tương tự. Bên dưới này, bao gồm một biểu đồ hoặc danh sách ghi chi tiết từng chi tiết được vận chuyển. Biểu đồ hoặc danh sách phải bao gồm tên của mặt hàng, bất kỳ số tham chiếu nào được liên kết với mặt hàng, mô tả mặt hàng, số lượng mặt hàng và cả đơn vị và tổng chi phí cho mỗi mặt hàng. Cung cấp tổng chi phí giao hàng ở phía dưới bao gồm chi phí vận chuyển và các phí khác như gấp rút đặt hàng.

6.

Nhân đôi trở về. Cho biết bất kỳ quy định hoặc chính sách áp dụng cho lô hàng và cách lô hàng tuân thủ.

7.

Trả lại hai lần nữa. Nhà nước đã kiểm tra hàng hóa sẽ được vận chuyển và khi nào. Nói rằng, đã đáp ứng tất cả các yêu cầu cho lô hàng, lô hàng được chứng nhận và sẵn sàng để vận chuyển.

số 8.

Nhân đôi trở về. Cung cấp các dòng có nhãn cho chữ ký ủy quyền của bạn hoặc của người quản lý và một dòng ngày cho biết khi chứng chỉ được ký. Ký và ghi ngày tháng chứng nhận và cung cấp cho người mua hoặc đại lý thích hợp khác.

Những điều cần thiết

• Dữ liệu tồn kho, chẳng hạn như số ID mặt hàng trên hàng hóa sẽ được vận chuyển
• Bản sao chính sách hoặc quy định cho lô hàng