Làm thế nào để cung cấp chi phí số dặm cho một nhân viên

Không có luật nào bắt buộc người sử dụng lao động phải trả chi phí cho nhân viên, nhưng nhiều công ty lựa chọn làm điều này như một hành động thiện chí, và vì việc hoàn trả số dặm là chi phí kinh doanh được khấu trừ thuế. Chủ sở hữu công ty có thể cung cấp cho nhân viên số dặm theo quy định hoặc hoàn trả cho họ khi nhận khí. Trong việc xây dựng bất kỳ loại kế hoạch hoàn trả số dặm nào, điều quan trọng là phải lưu giữ các hồ sơ cẩn thận về việc đi lại liên quan đến kinh doanh, chẳng hạn như biên lai gas và hồ sơ bảo trì, nhật ký số dặm và phí liên quan, chẳng hạn như chi phí cho đường thu phí và đỗ xe.

1.

Tạo một chính sách toàn công ty về cách nhân viên sẽ được bồi thường cho các chi phí số dặm. Hãy xem xét liệu một nhân viên đang lái một chiếc xe tư nhân hoặc một chiếc xe công ty. Yếu tố không chỉ là chi phí gas, mà còn là bảo trì và hao mòn chung, đặc biệt nếu một nhân viên đang sử dụng phương tiện cá nhân để sử dụng cho công ty.

2.

Tạo một chính sách cho những gì cấu thành du lịch liên quan đến kinh doanh. Nói chung, đi lại và đi làm không được coi là chi phí được khấu trừ thuế cho người sử dụng lao động hoặc người lao động. Tuy nhiên, đi ra khỏi thành phố cho các mục đích kinh doanh như hội nghị và các cuộc họp là khấu trừ. Ngoài ra, các chức năng liên quan đến công việc được thực hiện trên đường đến và đi từ một nơi kinh doanh cũng được coi là chi phí được khấu trừ.

3.

Sử dụng các khoản khấu trừ thuế để lợi thế của bạn. Nếu bạn hoàn trả cho nhân viên tiền xăng mà anh ta đưa vào xe của công ty, hãy hoàn trả cho nhân viên bằng tiền mặt, sử dụng mã kế toán chi phí kinh doanh không được tính vào bảng lương của nhân viên. Sau đó, bạn có thể yêu cầu thanh toán như một khoản khấu trừ thuế. Nếu bạn hoàn trả cho nhân viên số dặm đã đặt trên phương tiện cá nhân được sử dụng cho mục đích kinh doanh, bạn và nhân viên có thể được phục vụ tốt hơn bằng cách sử dụng khoản khấu trừ số dặm Dịch vụ Doanh thu Nội bộ tiêu chuẩn, trong năm 2011, là 55, 5 cent mỗi dặm, bắt đầu từ ngày 1 tháng 7 và 51 xu mỗi dặm cho việc đi công tác trong sáu tháng đầu năm 2011. Cách tiếp cận này hoàn trả cho nhân viên về giá khí ước tính và bảo trì trên cơ sở mỗi dặm.

Lời khuyên

• Cung cấp cho nhân viên thẻ xăng công ty để trả tiền xăng trong cả xe cá nhân và công ty. Nhân viên không bao giờ phải trả bất kỳ chi phí nào từ tiền túi và toàn bộ chi phí được đặt trên thẻ được khấu trừ như một chi phí kinh doanh cho người sử dụng lao động.
• Luôn giữ nhật ký số dặm chính xác. Nhật ký nên chỉ ra mục đích kinh doanh du lịch, ngày và các bên liên quan đến quá cảnh.

Cảnh báo

• Hãy chắc chắn rằng nhân viên hiểu rằng nếu công ty hoàn trả cho họ số dặm, công ty có quyền yêu cầu khấu trừ thuế và nhân viên thì không.