Cách sử dụng Diễn đàn điện tử để cải thiện giao tiếp nhóm

Nuôi dưỡng môi trường nhóm có thể khó khăn khi nhóm của bạn không đối mặt. Làm việc trên nhiều dự án cũng làm phức tạp mọi thứ, vì một số thành viên trong nhóm có thể không giao tiếp với các đồng nghiệp của họ. Thiết lập một diễn đàn trực tuyến là một cách mà các nhóm có thể tập hợp xung quanh các ý tưởng và đưa ra những suy nghĩ mang tính xây dựng cho nhau. Làm việc theo nhóm không phải là một trò đùa; các nhóm hợp tác tốt có xu hướng thực hiện các nhiệm vụ tốt hơn, theo Harvard Business Review. Môi trường nhóm là thứ mà bạn có thể xây dựng theo thời gian, khi các thành viên trong nhóm của bạn bắt đầu làm việc cùng nhau.

1.

Tạo một hệ thống phân cấp cho những người tham gia để mọi người hiểu vai trò của anh ấy. Nhóm của bạn sẽ cảm thấy thoải mái nhất nếu họ đang nói về các chủ đề mà họ hiểu biết nhất. Có một hệ thống phân cấp cũng có nghĩa là khi có vấn đề phát sinh với các thành viên khác trong nhóm, họ có thể được giải quyết bằng chuỗi lệnh.

2.

Tạo một khuôn khổ cho hành vi chấp nhận được. Bất kỳ diễn đàn cần quy tắc; thiết lập một số cho nhóm của bạn để giúp duy trì sự cân bằng và trật tự. Các quy tắc này có thể ngoài các quy tắc diễn đàn trực tuyến hiện có hoặc nếu bạn đang tạo diễn đàn của riêng mình, bạn có thể tự viết. Theo Helpguide.org, một môi trường nơi mọi người cảm thấy an toàn để bày tỏ ý tưởng của họ và tìm giải pháp sáng tạo cho các thách thức của họ có thể dẫn đến kết nối sâu sắc giữa các nhóm.

3.

Chia sẻ danh sách việc cần làm. Truyền thông là một mục tiêu tuyệt vời của chính nó, nhưng tạo ra một kết thúc có thể đạt được mà mọi người phải làm việc cùng nhau để đáp ứng sẽ khuyến khích một năng động xã hội hơn. Trang bị cho nhóm của bạn các công cụ để chia sẻ dữ liệu, chẳng hạn như danh sách việc cần làm. Theo GigaOM, điều này đặc biệt hiệu quả nếu các thành viên trong nhóm ở ngoài địa điểm. Diễn đàn của bạn nên có chủ đề cho từng dự án hoặc ý tưởng, để các thành viên trong nhóm có thể thảo luận về những thất bại tiềm tàng hoặc các vấn đề ưu tiên.

4.

Có một không gian cho cuộc trò chuyện không chính thức. Ý tưởng là tạo ra các chủ đề để mọi người có các cuộc thảo luận ngoài chủ đề. Theo Harvard Business Review, các nhóm dành thời gian cho các cuộc họp nhóm không chính thức sẽ phối hợp tốt hơn so với các nhóm không tham gia. Khuyến khích nhóm của bạn đưa ra những ý tưởng mới cho các loại chủ đề này hoặc dẫn đường bằng cách đặt câu hỏi kích thích tư duy hoặc chia sẻ một video truyền cảm hứng.