Cách lập hóa đơn

Đối với nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ, việc lập hóa đơn thể hiện một nhiệm vụ quản trị được thực hiện nhanh nhất - giống như xé một dải băng. Cần thiết vì việc lập hóa đơn có thể là để có được thanh toán, giấy tờ chuyển các khoản phải thu mở sang kinh doanh có trả tiền đôi khi khiến các doanh nhân nhanh nhẹn trong thế giới quan liêu chậm chạp của công ty. Lập hóa đơn chính xác ngay lần đầu tiên giúp giảm nguy cơ chậm trễ A / R hoặc yêu cầu của nhà cung cấp để gửi lại hóa đơn đã sửa.

1.

Phát triển một hóa đơn tiêu chuẩn cho công ty của bạn. Chẳng có mẫu chính xác nào để sử dụng - chẳng hạn, Microsoft cung cấp một số thiết kế khác nhau từ Office.com - nhưng đảm bảo thiết kế chứa tất cả dữ liệu theo yêu cầu của người trả tiền và dễ đọc.

2.

Bao gồm ngày của hóa đơn và số hóa đơn. Ngay cả khi bạn không cần số phức tạp, các công ty lớn hơn vẫn dựa vào chúng để theo dõi hóa đơn nào đã được thanh toán.

3.

Cung cấp thông tin xác định công ty của bạn. Ví dụ: bao gồm một dòng "chuyển đến" xác định người hoặc công ty mà séc sẽ được thanh toán, với một địa chỉ gửi thư thích hợp. Thêm bất kỳ dữ liệu nhận dạng nào - số nhà cung cấp, dữ liệu ID thuế, thông tin địa chỉ và số hợp đồng, chẳng hạn - giúp người trả tiền đánh giá tính hợp lệ của hóa đơn.

4.

Tóm tắt thông tin về giao dịch mà bạn đang thanh toán. Ví dụ: nếu bạn vận chuyển vật dụng theo yêu cầu mua hàng của công ty, hãy bao gồm số PO của công ty cũng như ngày sản phẩm được giao - bao gồm, nếu có, số theo dõi lô hàng.

5.

Liệt kê các mục mà bạn muốn được trả tiền. Bao gồm một lời giải thích chính xác và mô tả về mỗi khoản phí, với số lượng, đơn giá và giá mở rộng cuối cùng. Cung cấp số nhận dạng duy nhất, chẳng hạn như số danh mục hoặc mã sản phẩm phổ quát, để cho phép người trả tiền tham chiếu chéo việc nhận sản phẩm. Nếu bạn đang phân loại các dịch vụ, hãy giải thích bản chất của dịch vụ và, nếu hữu ích, người liên hệ tại công ty có thể chứng minh tính chính xác của khoản phí.

6.

Tính tổng phụ của tất cả các mục dưới dạng hóa đơn.

7.

Xử lý mọi điều chỉnh đối với tổng phụ - chẳng hạn như chiết khấu phần trăm, thuế, giao hàng hoặc tiền lãi - sau đó trình bày tổng số hóa đơn cuối cùng. Nếu bạn đang đánh giá thuế, hãy đảm bảo rằng người trả tiền không được miễn thuế và bạn được phép hợp pháp và bắt buộc phải thu thuế bán hàng dựa trên địa điểm kinh doanh của bạn và doanh nghiệp bạn đang lập hóa đơn.

số 8.

Chỉ định điều khoản thanh toán. Hầu hết các hóa đơn kinh doanh là "net 30", có nghĩa là hóa đơn phải được thanh toán đầy đủ trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận. Một số doanh nghiệp nhỏ cung cấp các khuyến khích, chẳng hạn như giảm giá 5 phần trăm để thanh toán trong vòng 15 ngày. Đảm bảo các điều khoản hóa đơn được xác định rõ ràng nếu chúng chưa được bảo hiểm theo hợp đồng.

Những điều cần thiết

• Hồ sơ chính xác về tất cả các mặt hàng bạn sẽ gửi hóa đơn

tiền boa

• Xác định xem các đơn vị kinh doanh khác nhau cho một nhà cung cấp sẽ phê duyệt các phần khác nhau trong hóa đơn mở của bạn. Nếu vậy, hãy hỏi liệu có hợp lý hơn khi gửi một số hóa đơn nhỏ hơn để hợp lý hóa quy trình phê duyệt và giảm rủi ro rằng bất kỳ câu hỏi nào có thể trì hoãn thanh toán trên toàn bộ lô A / R mở.

Cảnh báo

• Một số công ty lớn số hóa hóa đơn đến. Nếu máy tính bỏ lỡ các trường bắt buộc, thì thanh toán có thể bị trì hoãn đáng kể. Vì lý do đó, luôn luôn thận trọng khi gửi hóa đơn do máy tính tạo ra hoặc đánh máy và kiểm tra với khách hàng để xác định xem công ty có yêu cầu các yếu tố hoặc định dạng dữ liệu nhất định hay không. Tuân thủ hệ thống lập hóa đơn của khách hàng ngay cả khi nó mâu thuẫn với mẫu của riêng bạn đôi khi chuyển thành các bài đăng tiền mặt được tăng tốc.
• Thực hiện theo các yêu cầu được Hải quan và Thực thi Biên giới Hoa Kỳ nêu ra để ghi lại các mặt hàng xuyên qua Hoa Kỳ phải làm thủ tục hải quan.