Cách gửi email cho doanh nghiệp

Một số chủ doanh nghiệp mới mắc lỗi khi đối xử với email doanh nghiệp có liên quan tương tự như email cá nhân cho bạn bè hoặc thành viên gia đình. Trong thực tế, điều quan trọng là phải tôn trọng nghi thức và quy tắc email kinh doanh để các liên hệ của bạn sẽ nghiêm túc với bạn. Khi bạn tự hào về cách bạn viết thư điện tử, giống như cách bạn tạo thư kinh doanh chính thức, bạn sẽ giúp đảm bảo khách hàng của bạn (tiềm năng và hiện tại) về tính chuyên nghiệp của bạn.

Nhập một chủ đề liên quan cụ thể đến doanh nghiệp của bạn với người nhận. Nếu trước đây bạn không liên lạc với người này qua email, anh ta có thể nhầm đây là thư rác nếu bạn để trống dòng tiêu đề hoặc bao gồm một tin nhắn khó hiểu hoặc thương mại. Chẳng hạn, thay vì chỉ nói "Xin chào", hãy viết trong "Theo dõi về kết quả chiến dịch quảng cáo của bạn".

Định dạng email doanh nghiệp của bạn như một thư kinh doanh tiêu chuẩn, chỉ bắt đầu viết nội dung ngay lập tức - không cần nhập tên và địa chỉ của người nhận làm hàng đầu. Chào người đọc bằng một câu "Xin chào" đơn giản và tên của người nhận nếu không chính thức hoặc tiêu đề và họ nếu chính thức. Xác minh các đoạn văn - không thụt vào dòng đầu tiên - và tách từng đoạn bằng một dòng trống.

Làm mới bộ nhớ của người đọc hoặc giải thích lý do tại sao bạn liên hệ với anh ta trong dòng đầu tiên của email. Ví dụ: nếu bạn gặp người này tại một sự kiện trong ngành và thảo luận về quảng cáo trong ấn phẩm của bạn, hãy nói như vậy trong dòng đầu tiên và đề cập đến tên đầy đủ của bạn. Nếu bạn có một trường hợp hoặc số ID liên quan đến liên hệ này, hãy đăng nó nổi bật ở đầu email.

Kiểm tra chính tả tất cả các văn bản email doanh nghiệp của bạn để đảm bảo rằng các từ và cụm từ của bạn được kết hợp đúng. Nếu bạn đã thêm tên của số liên lạc vào sổ địa chỉ email của mình, hãy đảm bảo rằng nó viết đúng chính tả và viết hoa đúng. Đảm bảo tên riêng của bạn, sẽ xuất hiện trong dòng "Từ" của người nhận, cũng được viết chính xác.

Kết thúc email doanh nghiệp của bạn bằng "Trân trọng", "Trân trọng" hoặc không có lời chào nào cả.

Tạo một chữ ký chuyên nghiệp để kết thúc tất cả các email kinh doanh của bạn. Điều này tương tự như tiêu đề mà bạn thường thấy ở đầu thư kinh doanh, bên kia cần biết cách liên lạc với bạn bên ngoài email. Chữ ký bao gồm tên đầy đủ, vị trí, địa chỉ của bạn và các chi tiết liên lạc khác.

Lời khuyên

Nói chính thức trong thư email của bạn, giống như bạn sẽ viết nếu đây là một bức thư được in.
Không thêm các tệp đính kèm vào liên lạc email đầu tiên của bạn với một liên hệ kinh doanh trừ khi gần đây bạn đã thảo luận về những gì bạn sắp gửi qua điện thoại.
Sử dụng trường "BCC" nếu bạn muốn thêm người nhận bổ sung vào email, trừ khi người nhận chính quen thuộc và làm việc trực tiếp với những người nhận khác.