Cách viết Báo cáo kinh doanh không chính thức

Các doanh nghiệp chạy trên việc truyền đạt thông tin hiệu quả thông qua các báo cáo tiến độ về các dự án, báo cáo ngân sách, cập nhật nguồn nhân lực, báo cáo bán hàng và báo cáo về các tiêu chuẩn chiến lược đã đạt được. Những báo cáo này có nghĩa là để giữ cho nhiều người được thông báo về những gì đang xảy ra trong công ty. Chúng là tạm thời về bản chất và thường là cơ sở cho các báo cáo chính thức cho các bên liên quan, ban giám đốc và cơ quan quản lý.

định dạng

Báo cáo kinh doanh không chính thức thường được viết dưới dạng ghi nhớ. Đặt "Bản ghi nhớ" ở đầu trang và bên dưới tiêu đề đó liệt kê ngày, báo cáo được gửi tới ai, từ đó báo cáo được phát ra và chủ đề của báo cáo. Chủ đề có thể là "Báo cáo tiến độ hàng ngày" hoặc một số tiêu đề mô tả khác. Thông thường, tiêu đề được tách ra khỏi cơ thể của bản ghi nhớ bằng một đường ngang. Phần thân của báo cáo phải ngắn gọn, thực tế và được tổ chức dưới tiêu đề phác thảo nếu nó bao gồm một chủ đề nhiều phần. Bất kỳ ghi chú tham chiếu nào thuộc về phía dưới của bản ghi nhớ bên dưới một đường ngang khác. Đính kèm bất kỳ tài liệu nào được tham chiếu trong báo cáo của bạn hoặc điều đó nâng cao sự rõ ràng của nó.

Thu thập thông tin

Thu thập thông tin trước khi bạn ngồi viết báo cáo. Có tất cả các sự kiện cần thiết và ghi chú của bạn trong tay để bạn có thể xem xét chúng và quyết định cách tốt nhất để truyền đạt sự thật để độc giả của bạn đánh giá đầy đủ tình huống được báo cáo. Một báo cáo không chính thức là một công cụ thông tin và có thể bao gồm các câu hỏi, đề xuất và kêu gọi hành động. Một phản ánh nhanh về những gì bạn muốn nói trước khi viết giữ cho báo cáo ngắn và tập trung.

Đề cương

Viết một đề cương bao gồm phần giới thiệu, các điểm sẽ được đề cập và phần kết luận. Một báo cáo không chính thức nên ngắn gọn và chỉ đưa ra một lời giải thích ngắn gọn về thông tin. Sử dụng các gạch đầu dòng bất cứ khi nào có thể và biểu đồ hoặc biểu đồ nếu chúng dễ hiểu. Hãy ghi nhớ nhu cầu của người đọc báo cáo của bạn và giới hạn phạm vi báo cáo theo các yêu cầu thông tin đó.

Viết

Phần giới thiệu nêu mục đích của báo cáo và phạm vi của nó. Đánh dấu rõ ràng từng điểm thông tin bằng một tiêu đề hoặc một dấu đầu dòng và giữ văn bản thành một hoặc hai đoạn văn ngắn. Chỉ bao gồm các sự kiện, không có ý kiến ​​biên tập. Phần kết luận là nơi thích hợp để đánh giá, đề xuất cho các hành động và câu hỏi tiếp theo. Khi viết báo cáo, hãy tránh xa nó trừ khi bạn được yêu cầu cung cấp phân tích hoặc ý kiến ​​của riêng bạn.