Cách viết email doanh nghiệp cho khách hàng cho một đơn đặt hàng không chính xác

Email doanh nghiệp phục vụ nhiều mục đích khi được gửi liên quan đến một đơn đặt hàng không chính xác. Nó phục vụ như một tài liệu pháp lý, một lời xin lỗi và một nghị quyết. Nó cố gắng sửa chữa sự thiếu chính xác, trong khi vẫn giữ chân khách hàng. Một email hiệu quả cung cấp thông tin rõ ràng và các thủ tục có thể đạt được để hướng dẫn khách hàng suôn sẻ thông qua quy trình giải quyết đơn đặt hàng.

1.

Hãy coi email như một bản sao điện tử. Bao gồm tất cả các mục chính thức của một thư kinh doanh tiêu chuẩn trong email doanh nghiệp của bạn. Liệt kê ngày trả lời và theo dõi với số thứ tự áp dụng và lời chào chuyên nghiệp, chẳng hạn như mật Kính gửi Tiến sĩ A. Smith và hoặc Kính gửi Ông John F. Smith.

2.

Sử dụng đoạn đầu tiên của email của bạn để cung cấp một giới thiệu ngắn gọn. Giới thiệu bản thân, phác thảo thông tin của đơn đặt hàng và đảm bảo khách hàng rằng sự không chính xác sẽ được sửa chữa.

3.

Giải thích các chi tiết cụ thể của thứ tự trong các đoạn sau. Liệt kê thông tin sản phẩm mà khách hàng nên nhận được so với những gì thực sự được ban hành. Giải thích các tùy chọn có sẵn để giải quyết đơn đặt hàng không chính xác và các bước công ty sẽ thực hiện để tiến hành giải quyết, chẳng hạn như chuyển phát nhanh hoặc giao hàng trong cùng ngày. Hãy rõ ràng và lịch sự.

4.

Sử dụng các đoạn cuối để thể hiện sự đánh giá cao. Cảm ơn khách hàng cho doanh nghiệp và sự kiên nhẫn của mình. Cung cấp thông tin liên lạc và giờ làm việc của người đại diện hoặc bộ phận có thể hỗ trợ khách hàng với bất kỳ câu hỏi và mối quan tâm nào. Nhắc nhở khách hàng tham khảo số thứ tự khi liên hệ với bộ phận với các câu hỏi và mối quan tâm.

5.

Kết thúc email doanh nghiệp bằng cách đóng chuyên nghiệp, chẳng hạn như Reg Regards, hoặc đơn giản là Cảm ơn bạn. Hãy chắc chắn rằng chữ ký của bạn bao gồm tiêu đề và thông tin liên hệ của bạn, nếu khác với thông tin trong đoạn kết thúc.

6.

Sử dụng định dạng kiểu khối cho email của bạn, với tất cả văn bản bắt đầu tuôn ra ở lề trái. Sử dụng phông chữ và kích thước dễ đọc, chẳng hạn như Times New Roman 12 hoặc Arial 10, và bao gồm khoảng trắng kép giữa mỗi đoạn.