Cách viết Báo cáo chuyến đi công tác

Khi viết báo cáo về chuyến công tác của bạn, hãy nhấn mạnh rằng đó là một khoản đầu tư tốt cho công ty gửi cho bạn. Điều này sẽ giúp thuyết phục các nhà quản lý rằng các chuyến đi trong tương lai cũng sẽ được chi tiêu tốt. Tạo một báo cáo về chuyến đi của bạn đến một hội thảo, hội nghị hoặc triển lãm thương mại nên tập trung vào việc hiển thị lợi tức đầu tư của công ty.

Định dạng của Báo cáo chuyến đi

Trừ khi bạn đang viết một báo cáo dài, chính thức, hãy bỏ qua trang bìa và nội dung và tóm tắt điều hành. Sử dụng định dạng ghi nhớ nếu tài liệu sẽ chỉ dài một vài trang và sử dụng tiêu đề liệt kê ngày, chủ đề của báo cáo, tên của bạn và ai sẽ nhận được. Sử dụng các phần đầu để tổ chức báo cáo, chẳng hạn như Mục đích chuyến đi, Tổng quan, Lợi ích, Chi phí và Tóm tắt.

Giới thiệu và tổng quan

Bắt đầu báo cáo với một cái nhìn tổng quan nêu rõ sự thật nhưng không cung cấp hỗ trợ hoặc chi tiết. Cho người đọc biết chuyến đi là gì, tại sao bạn được gửi và kết quả mong đợi. Ví dụ, bạn có thể viết rằng bạn đã đến một triển lãm thương mại ở California để gặp gỡ các khách hàng quan trọng, tìm kiếm những khách hàng mới và kiểm tra sự cạnh tranh. Bạn có thể viết rằng bạn đã tham dự một hội thảo kinh doanh để tìm hiểu các hoạt động nhân sự mới để giúp bạn tuyển dụng nhân viên tốt hơn, giảm doanh thu và phát triển gói lợi ích tốt hơn.

Phần thân của báo cáo

Mô tả những gì đã xảy ra tại sự kiện về cách thức hoặc nếu bạn đạt được mục tiêu của mình để đi đến đó. Đừng ngại nói với người giám sát của bạn về bất kỳ kỳ vọng nào bị thiếu hụt - nếu bạn không, và anh ta hỏi sau đó, bạn có thể trông giống như bạn cố tình bỏ thông tin này ra khỏi báo cáo. Ví dụ: nếu bạn đã đến một triển lãm thương mại và không thể gặp bất kỳ khách hàng mới đầy triển vọng nào, bạn có thể đã củng cố mối quan hệ với khách hàng lâu năm và tìm hiểu thông tin mới về đối thủ cạnh tranh, điều này có thể dẫn đến nhiều ý tưởng kinh doanh hoặc sản phẩm tốt hơn.

Đưa ra ví dụ cụ thể về các sự kiện liên quan đến mục tiêu của bạn hoặc bất kỳ điều gì đã xảy ra sẽ có lợi cho công ty của bạn. Thay vì liệt kê các lợi ích cá nhân bạn có được từ chuyến đi, chẳng hạn như nâng cao kiến ​​thức về một phần mềm cụ thể, hãy thảo luận về những lợi ích đó sẽ giúp công ty như thế nào - ví dụ bằng cách giảm nhu cầu thuê công ty bên ngoài khi bạn có kỹ năng này.

Tóm tắt những điểm nổi bật của chuyến đi

Sử dụng tóm tắt để tóm tắt những điểm nổi bật của chuyến đi, bao gồm các lợi ích dự kiến ​​của bạn, cho dù bạn có đạt được chúng hay bất kỳ ai khác, tổng chi phí cho chuyến đi, bất kỳ lợi ích tài chính dự kiến ​​nào cho công ty và đề xuất của bạn cho tương lai. Bạn càng cụ thể hơn về lợi ích của chuyến đi, cấp trên của bạn càng dễ dàng tính toán lợi tức đầu tư của họ.

Đính kèm Báo cáo chi phí của bạn

Xem xét đính kèm báo cáo chi phí của bạn vào tài liệu, thay vì liệt kê các chi tiết trong tài liệu. Bao gồm tổng chi phí của chuyến đi trong tài liệu của bạn, nhưng lưu các chi tiết, chẳng hạn như vé máy bay, chỗ ở, bữa ăn, tiền boa, bãi đậu xe và các chi phí đi lại khác cho báo cáo chi phí.