Làm thế nào để viết một lá thư sa thải

Giảm bớt lực lượng và sa thải là những nhiệm vụ khó khăn mà nhân viên nhân sự chịu trách nhiệm. Nhà tuyển dụng có thể làm cho quá trình giảm bớt đau đớn khi họ ưu tiên giao tiếp với nhân viên. Viết thư để thông báo cho nhân viên về việc sa thải là một khởi đầu tốt; tuy nhiên, bức thư nên được thảo luận với nhân viên trong các cuộc họp của bộ phận hoặc toàn thể nhân viên. Điều này mang lại cho ban lãnh đạo công ty một cơ hội để bày tỏ sự hối hận vì phải sa thải nhân viên và giao tiếp trực tiếp truyền tải một thông điệp rằng tổ chức thực sự quan tâm đến cuộc sống của nhân viên trong và ngoài nơi làm việc.

1.

Lắp ráp các tài liệu và tài liệu mà bạn dựa vào để đưa ra quyết tâm sa thải nhân viên. Có được điều tra dân số với tên của nhân viên được xác định cho việc sa thải. Thu thập tài liệu hỗ trợ các quyết định cho nhân viên đang bị sa thải, chẳng hạn như các tuyên bố liên quan đến loại bỏ công việc hoặc lưu ý về tái cấu trúc tổ chức.

2.

Dự thảo đoạn đầu tiên của bức thư, kể lại lịch sử của tổ chức, nền tảng của nó và cách nó đạt được thành công thông qua sự chăm chỉ và cam kết của nhân viên. Khen thưởng lực lượng lao động vì tài năng và đóng góp của nó đã làm cho nó có thể tồn tại trong suốt những năm qua. Thể hiện lòng biết ơn đối với tất cả những người đã đóng góp một phần trong việc phát triển và duy trì doanh nghiệp trong những năm qua.

3.

Xây dựng đoạn thứ hai bằng cách giải thích các tình huống làm thay đổi trọng tâm của doanh nghiệp. Giải thích những khó khăn trong việc duy trì một tổ chức thành công trước các điều kiện kinh tế đầy thách thức, nhu cầu kinh doanh và không có khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ.

4.

Giải thích cách nhân viên được chọn để nghỉ việc và quy trình được sử dụng để quyết định vị trí nào sẽ bị loại. Mô tả các kịch bản công ty dự tính để tránh ảnh hưởng đến cuộc sống của nhân viên và gia đình họ nhưng việc duy trì lực lượng lao động hiện tại là không khả thi. Xác nhận rằng công ty phải, rất tiếc, sa thải nhân viên và trong suốt quá trình họ dự định duy trì liên lạc thường xuyên, cập nhật để nhân viên sẽ luôn được thông báo đầy đủ về những gì mong đợi.

5.

Cung cấp chi tiết từng bước về những gì nhân viên nên dự đoán trong những tuần tới. Sử dụng lịch hoặc dòng thời gian để minh họa quá trình. Mời nhân viên đến bộ phận nhân sự để được hỏi về lợi ích, tài khoản tiết kiệm hưu trí, tích lũy kỳ nghỉ và thanh toán cho thời gian nghỉ không được sử dụng. Nói cho nhân viên biết ngày họ sẽ nhận được gói thông tin phác thảo các bước để xin trợ cấp thất nghiệp, đào tạo lại công việc mới và dịch vụ bố trí để giúp nhân viên tìm việc làm ở nơi khác.

6.

Đọc thư này trong một cuộc họp tất cả các nhân viên. Không chỉ đơn giản gửi thư mẫu đến nhà của nhân viên, mặc dù bạn nên cung cấp một bản sao của thư cho mỗi nhân viên. Cung cấp một liên lạc cá nhân với các chữ cái với chữ ký gốc của chủ tịch công ty. Cá nhân hóa tin tức về việc sa thải để ngăn nhân viên cảm thấy họ chìm trong bóng tối về các quyết định kinh doanh ảnh hưởng đến sự nghiệp và khả năng hỗ trợ lối sống của họ.